 |
| ||||||||
|
| ||||||||
Сочетание XML и PDF для удобочитаемых документов с мощью цифровых подписей, несомненно, является проверенным и общепринятым способом выполнения глобальных нормативных требований к электронному выставлению счетов.
Покупатели и поставщики должны быть готовы продемонстрировать полный контрольный журнал для налоговых органов или аудиторов, которые изучают каждый шаг процесса выставления электронных счетов-фактур.
Контрольные журналы должны сопоставлять данные электронных счетов с базовым обменом товарами или услугами.
Преимущества решений PDF с цифровой подписью заключаются в том, что они предоставляют доказательства целостности и подлинности счета-фактуры, когда торговые партнеры не могут согласовать структурированный формат или налоговые органы не регламентировали стандартный формат или процесс.
Аутентичность особенно важна, когда продавцы отправляют счета-фактуры десяткам тысяч клиентов, которые могут не принимать электронные документы из-за ограничений систем или информационных технологий. Например, любой клиент может распечатать файл PDF и повторно ввести данные, что создает риск целостности.
Однако при согласовании структурированных стандартизированных форматов торговыми партнерами, будь то Brazil’s Nota Fiscal Eletrônica (NFe) и Conhecimento de Transporte (CTe), мексиканский Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) или Ariba Commerce eXtensible Markup Language (cXML), цифровые подписи предлагают наивысший стандарт подлинности и целостности.
В Ariba Network торговые партнеры обеспечивают целостность данных с помощью их взаимного соглашения об использовании cXML или другого регулируемого формата в странах Латинской Америки.
Кроме того, закупщики могут поддерживать целостность исходных данных с помощью бизнес-правил в Ariba Network, таких как:
Ariba Network также соответствует нормативным требованиям Латинской Америки, предписывающим подписание и регистрацию данных счетов-фактур в местных налоговых органах.
Приведенные выше проверки целостности в сочетании с применением специфичной для страны подписи данных предоставляют торговым партнерам контрольный журнал высочайшего качества, гарантируя, что данные, выданные Ariba Network на законных основаниях, соответствуют данным в соответствующих ERP-системах и юридических архивах.
Кроме того, Ariba использует соответствующий PDF-файл, чтобы удовлетворить требования к удобочитаемости.
Например, документ PDF для Бразилии имеет вид Documento Auxiliar do Nota Fiscal Eletrônica (DANFe) или Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte (DACTe) в зависимости от вида счета-фактуры: товары или фрахт.
В других странах, где cXML-файл служит налоговым счетом-фактурой, Ariba создает удобочитаемую PDF-копию цифрового документа. По совету наших налоговых консультантов PDF-копия содержит текст "Копия счета-фактуры - не счет-фактура с налогами", чтобы уточнить клиентам и налоговым органам, что счет-фактура cXML остается юридическим документом.
Организации-покупатели могут видеть соответствующий специфичный для страны PDF-файл, представленный в верхней части страницы счетов-фактур и документов сверки счетов-фактур. В решениях Ariba используется один и тот же подход для изображений, созданных счетами-фактурами Invoice Conversion Services. Эти файлы PDF играют важную роль в обработке исключений и утверждения счетов на оплату и поэтому представляются пользователям на видном месте.
Ariba предоставляет торговым партнерам инструменты для архивации данных, PDF, контрольного журнала и связанных вложений поставщиков путем создания ссылок на записи в соответствующих финансовых системах.
Для получения дополнительных сведений о бизнес-элементах управления Ariba для выписки счетов-фактур с налогами, электронной подписи, архивировании и роли файлов PDF см. Руководство по выставлению счетов в Ariba Network.
