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La combinaison des formats XML et PDF pour les documents lisibles par l'humain associée à la force des signatures numériques est un moyen établi et accepté pour répondre aux exigences réglementaires de facturation électronique dans le monde.
Les acheteurs et fournisseurs doivent être prêts à présenter une piste d'audit exhaustive aux autorités fiscales et auditeurs examinant chaque étape de leurs processus de facturation électronique.
Les pistes d'audit doivent correspondre aux données de facture électronique avec l'échange sous-jacent de marchandises ou de services.
La force des solutions de PDF signés numériquement est d'apporter la preuve de l'intégrité et de l'authenticité d'une facture lorsque des partenaires commerciaux ne parviennent pas à se mettre d'accord sur un format structuré ou bien lorsque les autorités fiscales n'ont pas réglementé un format ou processus standard.
L'authenticité est particulièrement importante lorsque les fournisseurs envoient des factures à des dizaines de milliers de clients susceptibles de ne pas accepter les documents électroniques à cause des systèmes ou des limites des technologies de l'information. Par exemple, un client peut imprimer un PDF et ressaisir les données, créant ainsi un risque d'intégrité.
Cependant, lorsque les partenaires commerciaux se mettent d'accord sur des formats structurés standard, que ce soit les formats Nota Fiscal Eletrônica (NFe) et Conhecimento de Transporte (CTe) au Brésil, le format Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) au Mexique ou bien le cXML (Commerce Extensible Markup Language) d'Ariba, les signatures numériques offrent le standard le plus élevé en matière d'authenticité et d'intégrité.
Sur Ariba Network, les partenaires commerciaux garantissent l'intégrité des données de par leur engagement mutuel à utiliser le format cXML ou d'autres formats réglementés dans les pays d'Amérique Latine.
De plus, les acheteurs peuvent assurer l'intégrité des données source en utilisant des règles commerciales sur Ariba Network, notamment :
Ariba Network se conforme également aux exigences réglementaires en Amérique Latine qui rendent obligatoire la signature et l'enregistrement des données de factures après des autorités fiscales locales.
Les contrôles d'intégrité mentionnés auparavant associés à l'application d'une signature des données spécifique au pays permet aux partenaires commerciaux de bénéficier d'une piste d'audit d'excellente qualité, garantissant ainsi que les données émises légalement par Ariba Network correspondent aux données dans leurs archives juridiques et ERP respectifs.
En outre, Ariba utilise le PDF correspondant pour répondre aux exigences en matière de lisibilité par l'humain.
Par exemple, le PDF brésilien est soit le Documento Auxiliar do Nota Fiscal Eletrônica (DANFe) ou le Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte (DACTe) selon le type de facture : marchandises ou fret.
Dans d'autres pays où le format cXML fait office de facture de taxes, Ariba génère une copie PDF lisible par l'humain du document numérique. Sur avis de nos conseillers fiscaux, la copie PDF porte la mention "Copie de facture - Ceci n'est pas une facture de taxes" pour préciser aux clients et aux autorités fiscales que la facture cXML demeure le document ayant valeur légale.
Les organisations d'achat peuvent voir le PDF spécifique au pays correspondant en haut de la facture et du rapprochement de facture. Les solutions Ariba utilisent la même approche pour les images créées par des factures provenant du service de conversion des factures (ICS). Ces PDF jouent un rôle important dans la gestion des exceptions et dans le processus d'approbation des factures, c'est pourquoi ils sont mis en avant pour les utilisateurs.
Ariba fournit à ses partenaires commerciaux des outils pour archiver les données, les PDF, les pistes d'audit et les pièces jointes des fournisseurs en créant des liens vers les entrées dans leurs systèmes financiers respectifs.
Pour de plus amples informations sur les contrôles de gestion de la facturation fiscale, la signature électronique, l'archivage électronique et le rôle des PDF Ariba, vous pouvez consulter le guide Ariba Network Guide to Invoicing.
