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判読可能なドキュメントの XML と PDF を電子署名の能力と組み合わせることは、グローバルな電子請求処理の規制要件に対応する実証済み/承認済みの方法であることに間違いありません。
バイヤーとサプライヤは、電子請求処理のプロセスの各手順を調べる、税務当局または監査担当に対して包括的な監査証跡を提示する準備ができている必要があります。
監査証跡では、電子請求書データと商品/サービスの基本的な交換との相関関係を証明する必要があります。
電子署名された PDF のソリューションの能力は、取引先が体系的な形式に同意できない場合や、税務当局が標準的な形式またはプロセスを規制していない場合に、請求書の整合性と信頼性の証拠を提供できることにあります。
信頼性は、システムまたは IT に制約があるために電子ドキュメントを受け入れることができない何万もの顧客に販売者が請求書を送信する際に特に重要です。たとえば、顧客が PDF を印刷してデータを再入力できる場合、信頼性のリスクが発生します。
ただし、体系的で標準的な形式が取引先によって同意されると、ブラジルの Nota Fiscal Eletrônica (NFe)/Conhecimento de Transporte (CTe)、メキシコの Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI)、Ariba の cXML (commerce eXtensible Markup Language) のいずれかを使用しているかどうかに関係なく、電子署名によって、信頼性と整合性に関して最高の標準が提供されます。
Ariba Network では、中南米の各国で cXML またはその他の規制された形式を使用するために、取引先は相互合意によりデータの整合性を確保しています。
さらに、バイヤーは、Ariba Network で次のようなビジネスルールを使用してソースデータの整合性を維持することができます。
Ariba Network では、現地の税務当局との請求書データの署名と登録を命じる中南米の規制要件にも従っています。
上記の整合性チェックを、国固有のデータ署名のアプリケーションと組み合わせることによって、最高品質の監査証跡が取引先に提供され、Ariba Network によって法的に発行されたデータがそれぞれの ERP と法的アーカイブのデータに一致していることが確保されます。
さらに、Ariba システムでは、判別可能な要件を満たすために、該当する PDF が使用されます。
たとえば、ブラジルの PDF は、請求書の種類 (商品または送料) に応じて Documento Auxiliar do Nota Fiscal Eletrônica (DANFe) または Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte (DACTe) になります。
cXML がタックスインボイスとして機能するその他の国では、電子署名されたドキュメントの判別可能な PDF コピーが Ariba システムによって生成されます。税務顧問の助言に基づいて、PDF コピーには、「請求書のコピー - タックスインボイスではありません」という記述が含まれています。これは、cXML 請求書が法的書類であることを顧客と税務当局に明確に示すためです。
バイヤー企業は、適切な国固有の PDF が請求書と請求書照合申請のページの上部に表示されることを確認できます。Ariba ソリューションでは、請求書変換サービスの請求書によって作成された画像に対して同じアプローチが使用されます。これらの PDF は、請求書の例外処理と承認処理で重要な役割を果たすため、目立つようにユーザーに表示されます。
Ariba システムでは、各財務システムで入力へのリンクを作成すると、データ、PDF、監査証跡、および関連するサプライヤの添付ファイルをアーカイブするツールが取引先に提供されます。
Ariba システムのタックスインボイス業務管理 (電子署名、電子アーカイブ、および PDF の役割) の詳細については、『Ariba Network Guide to Invoicing』 (英語) を参照してください。
