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La combinazione di XML e PDF per i documenti leggibili per l'uomo con la possibilità delle firme digitali rappresenta indiscutibilmente un modo collaudato e accettato per rispondere ai requisiti normativi per la fatturazione elettronica a livello globale.
I compratori e i fornitori devono essere pronti a dimostrare un audit trail completo per le autorità fiscali o i revisori che esaminano ogni fase dei processi di fatturazione elettronica.
Gli audit trail devono mettere in correlazione i dati delle fatture elettroniche con lo scambio di prodotti o servizi alla base.
Il vantaggio delle soluzioni PDF con firma digitale è che forniscono la prova dell'integrità e dell'autenticità di una fattura quando i partner commerciali non riescono a concordare un formato strutturato o le autorità fiscali non hanno definito un formato o un processo standard.
L'autenticità è importante in particolare quando i venditori inviano le fatture a decine di migliaia di clienti che potrebbero non accettare documenti elettronici a causa di limitazioni dei sistemi o informatiche. Ad esempio ogni cliente può stampare un PDF e ridigitare i dati, creando un rischio per l'integrità.
Tuttavia, quando i partner commerciali concordano formati strutturati standardizzati, che si utilizzi la Nota Fiscal Eletrônica (NFe) e il Conhecimento de Transporte (CTe) del Brasile, il Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) messicano o il commerce eXtensible Markup Language (cXML) di Ariba, le firme digitali offrono lo standard più elevato di autenticità e integrità.
Su Ariba Network i partner commerciali assicurano l'integrità dei dati attraverso l'accordo reciproco di utilizzare il formato cXML o un altro formato regolamentato nei paesi dell'America Latina.
Inoltre i compratori possono mantenere l'integrità dei dati di origine utilizzando regole aziendali su Ariba Network come:
Ariba Network è anche conforme ai requisiti normativi in America Latina che rendono obbligatorie la firma e la registrazione dei dati delle fatture presso le autorità fiscali locali.
I controlli di integrità sopra citati, insieme all'applicazione di una firma specifica del paese per i dati, offrono ai partner commerciali un audit trail della massima qualità, assicurando che i dati emessi legalmente da Ariba Network corrispondano ai dati nei rispettivi archivi ERP e legali.
Oltre a ciò, Ariba utilizza il relativo PDF per soddisfare i requisiti di leggibilità per l'uomo.
Ad esempio il PDF brasiliano può essere il Documento Auxiliar do Nota Fiscal Eletrônica (DANFe) o il Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte (DACTe) a seconda del tipo di fattura: merce o trasporto.
In altri paesi, in cui il cXML viene utilizzato come fattura fiscale, Ariba genera una copia in formato PDF leggibile per l'uomo del documento digitale. Come suggerito dai nostri consulenti fiscali, la copia PDF include il testo: “Copia della fattura (non è una fattura fiscale)” per chiarire ai clienti e alle autorità fiscali che la fattura cXML rimane il documento legale.
Le organizzazioni acquirenti possono visualizzare il corrispondente PDF specifico del paese in alto nella pagina dei documenti delle fatture e di riconciliazione delle fatture. Le soluzioni Ariba utilizzano lo stesso approccio per le immagini create dalle fatture dei Servizi conversione fatture (Invoice Conversion Services). Questi PDF svolgono un ruolo importante nella gestione delle eccezioni e nel processo di approvazione delle fatture e sono quindi presentati chiaramente agli utenti.
Ariba offre ai partner commerciali strumenti per archiviare dati, PDF, audit trail e relativi allegati del fornitore creando collegamenti alle voci nei rispettivi sistemi finanziari.
Per maggiori informazioni sui controlli aziendali per la fatturazione fiscale di Ariba, la firma digitale, l'archiviazione elettronica e il ruolo dei PDF, consultare la Guida Ariba Network alla fatturazione.