 |  |
|
| ||||||||
Połączenie formatów XML i PDF dla dokumentów możliwych do odczytania przez człowieka z mocą podpisów elektronicznych to niezaprzeczalnie sprawdzony i zaakceptowany sposób spełniania globalnych wymogów regulacyjnych w zakresie fakturowania elektronicznego.
Nabywcy i dostawcy muszą być przygotowani do wykazania całościowej ścieżki audytu dla organów podatkowych i audytorów badających każdy krok ich procesów fakturowania elektronicznego.
Ścieżki audytu muszą umożliwiać zestawienie danych z faktur elektronicznych z podstawową wymianą towarów lub usług.
Siłą podpisanych cyfrowo rozwiązań PDF jest to, że stanowią one dowód integralności faktury i jej autentyczności, gdy partnerzy handlowi nie są w stanie zgodzić się na ustrukturyzowany format lub organa podatkowe nie ustaliły standardowego formatu bądź procesu.
Autentyczność jest szczególnie ważna, gdy sprzedający wysyła faktury do dziesiątek tysięcy klientów, którzy mogą nie przyjmować dokumentów elektronicznych z powodu ograniczeń systemów lub technologii informatycznej. Na przykład, każdy klient może wydrukować PDF i ręcznie wprowadzić dane, co stwarza ryzyko braku integralności.
Gdy ustrukturyzowane znormalizowane formaty są uzgodnione przez partnerów handlowych, czy to przy użyciu brazylijskiej Nota Fiscal Eletrônica (NFe) oraz Conhecimento de Transporte (CTe), meksykańskiego Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) czy też stworzonego przez Ariba commerce eXtensible Markup Language (cXML), to podpisy elektroniczne oferują najwyższy standard autentyczności i integralności.
W sieci Ariba Network partnerzy handlowi zapewniają integralność danych poprzez ich wzajemne porozumienia co do korzystania z cXML lub innego formatu regulowanego w krajach Ameryki Łacińskiej.
Ponadto, nabywcy mogą zapewnić integralność danych źródłowych przy użyciu reguł biznesowych w Ariba Network, takich jak:
Ariba Network spełnia także wymogi regulacyjne w Ameryce Łacińskiej, które zalecają podpisanie i rejestrowanie danych faktur w lokalnych organach podatkowych.
Powyższe kontrole integralności, w połączeniu z zastosowaniem podpisu specyficznego dla danego kraju, zapewniają partnerom handlowym ścieżki audytu najwyższej jakości, gwarantując, że dane opublikowane zgodnie z prawem przez Ariba Network są zgodne z danymi w odpowiednich archiwach ERP i archiwach prawnych.
Ponadto, Ariba wykorzystuje odpowiedni plik PDF w celu spełnienia wymagań możliwości odczytania przez człowieka.
Na przykład, brazylijski PDF jest albo Documento Auxiliar do Nota Fiscal Eletrônica (DANFe), albo Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte (DACTe), w zależności od rodzaju faktury: towary czy fracht.
W innych krajach, gdzie cXML służy jako faktura VAT, Ariba generuje kopię PDF elektronicznego dokumentu do odczytania przez człowieka. Za radą naszych doradców podatkowych kopia PDF zawiera tekst, „Kopia faktury - Nie jest to faktura VAT”, aby wyjaśnić klientom i organom podatkowym, że faktura cXML pozostaje dokumentem prawnym.
Organizacje nabywców mogą wyświetlać odpowiedni, specyficzny dla kraju PDF widoczny na górze strony zarówno na fakturze, jak i na dokumentach uzgodnień faktur. Rozwiązania Ariba używają tego samego podejścia dla obrazów tworzonych przez faktury Invoice Conversion Services. Te formaty PDF odgrywają istotną rolę w przetwarzaniu obsługi wyjątków i zatwierdzaniu faktur i dlatego są przedstawiane w widocznym dla użytkowników miejscu.
Ariba zapewnia narzędzia dla partnerów handlowych do archiwizacji danych, PDF, ścieżki audytu oraz powiązanych załączników dostawcy, tworząc odnośniki do wpisów w swoich systemach finansowych.
Więcej informacji o kontrolach biznesowych fakturowania, podpisie elektronicznym, elektronicznej archiwizacji i roli PDF w ramach Ariba można znaleźć w Przewodniku Ariba Network po funkcjach fakturowania.