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Die Kombination von XML und PDF für von Menschen lesbare Dokumente mit der Leistungsfähigkeit digitaler Signaturen ist zweifellos eine bewährte und gängige Methode für globale gesetzliche Vorgaben für elektronische Rechnungsstellung.
Käufer und Lieferanten müssen bereit sein, den Steuerbehörden oder Auditoren, die jeden Schritt ihrer Prozesse zur elektronischen Rechnungsstellung analysieren, einen umfassenden Audit-Trail bereitzustellen.
Audit-Trails müssen elektronischen Rechnungsdaten mit dem zugrunde liegenden Austausch von Waren oder Services entsprechen.
Der Vorteil digital signierter PDF-Lösungen besteht darin, dass sie die Integrität und Echtheit einer Rechnung beweisen, wenn Handelspartner sich nicht auf ein strukturiertes Format einigen können oder Steuerbehörden kein Standardformat oder keinen Standardprozess festgelegt haben.
Die Echtheit ist besonders dann wichtig, wenn Verkäufer Rechnungen an Zehntausende von Kunden schicken, die aufgrund von System- oder informationstechnologischen Einschränkungen möglicherweise keine elektronischen Dokumente akzeptieren. Beispielsweise kann jeder Kunde ein PDF-Dokument ausdrucken und die Daten erneut eingeben, was ein Integritätsrisiko darstellt.
Wenn sich die Handelspartner jedoch auf strukturierte Standardformate einigen, beispielsweise die brasilianische Nota Fiscal Eletrônica (NFe) und Conhecimento de Transporte (CTe), den mexikanischen Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) oder die commerce eXtensible Markup Language (cXML) von Ariba, bieten digitale Signaturen den höchsten Standard für Echtheit und Integrität.
Im Ariba Network stellen Handelspartner die Datenintegrität durch die Vereinbarung zur Verwendung von cXML oder anderen festgelegten Formaten in lateinamerikanischen Ländern sicher.
Darüber hinaus können Käufer die Integrität von Quelldaten bewahren, indem sie Geschäftsregeln im Ariba Network anwenden, z. B.:
Ariba Network entspricht auch den gesetzlichen Vorgaben in Lateinamerika, die die Unterzeichnung und Registrierung von Rechnungsdaten bei den örtlichen Steuerbehörden vorsehen.
Die obigen Integritätsprüfungen und die Verwendung einer landesspezifischen Signatur der Daten bieten Handelspartnern den qualitativ hochwertigsten Audit-Trail, wodurch sichergestellt wird, dass die vom Ariba Network rechtmäßig ausgegebenen Daten mit den Daten in ihren entsprechenden ERP-Systemen und rechtsgültigen Archiven übereinstimmen.
Darüber hinaus verwendet Ariba das entsprechende PDF-Dokument, damit die Voraussetzung eines von Menschen lesbaren Dokuments gegeben ist.
Das brasilianische PDF-Dokument ist beispielsweise das Documento Auxiliar do Nota Fiscal Eletrônica (DANFe) oder das Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte (DACTe), je nach Art der Rechnung: Waren oder Fracht.
In anderen Ländern, in denen cXML als Steuerrechnung dient, generiert Ariba eine von Menschen lesbare PDF-Kopie des digital signierten Dokuments. Auf Anraten unserer Steuerberater umfasst die PDF-Kopie den Text „Rechnungskopie - keine Steuerrechnung“, damit Kunden und Steuerbehörden sich darüber im Klaren sind, dass die cXML-Rechnung das rechtsgültige Dokument bleibt.
Käuferorganisationen können das entsprechende landesspezifische PDF-Dokument oben auf der Seite von Rechnungs- und Rechnungsabstimmungsdokumenten sehen. Ariba-Lösungen verwenden denselben Ansatz für Bilder, die von Rechnungsumwandlungsservices-Rechnungen erstellt wurden. Diese PDF-Dokumente spielen eine wichtige Rolle in der Ausnahmenbehandlung und Genehmigungsbearbeitung von Rechnungen und werden den Benutzern daher gut sichtbar präsentiert.
Ariba bietet Handelspartnern Werkzeuge zur Archivierung von Daten, PDF, Audit-Trail und zugehörigen Lieferantenanlagen, indem sie Links zu den Einträgen in ihren jeweiligen Finanzsystemen erstellen.
Weitere Informationen zu den Ariba-Geschäftskontrollen zur Steuerrechnungsstellung, elektronischer Signatur, elektronischer Archivierung und der Rolle von PDF-Dokumenten finden Sie im Ariba-Network-Handbuch zur Rechnungsstellung.
