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A combinação de XML e PDF para documentos legíveis por humanos, com o poder das assinaturas digitais, é inegavelmente uma forma aceita e comprovada de lidar com as exigências regulatórias de faturamento eletrônico mundial.
Compradores e fornecedores devem estar preparados para demonstrar um rastreamento de auditoria abrangente para as autoridades fiscais ou auditores, que examinam cada passo dos processos de faturamento eletrônico.
Os rastreamentos de auditoria devem correlacionar os dados da fatura eletrônica com a troca subjacente de mercadorias ou serviços.
O poder das soluções de PDF assinados digitalmente é que elas fornecem evidência de integridade e autenticidade de uma fatura quando os parceiros comerciais são incapazes de concordar sobre um formato estruturado ou quando as autoridades fiscais não possuem um formato ou processo padrão.
A autenticidade é especialmente importante quando os vendedores enviam faturas para dezenas de milhares de clientes que podem não aceitar documentos eletrônicos devido a limitações de sistemas ou TI. Por exemplo, qualquer cliente pode imprimir um PDF e reinserir os dados, o que cria um risco de integridade.
No entanto, quando formatos padronizados e estruturados estão acordados entre os parceiros comerciais, seja através da Nota Fiscal Eletrônica (NFe) e Conhecimento de Transporte (CTe) brasileiros, do Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), do México, ou do eXtensible Markup Language da Ariba (cXML), as assinaturas digitais oferecem o mais alto padrão de autenticidade e integridade.
No Ariba Network, os parceiros comerciais garantem a integridade dos dados através de acordo mútuo para usar cXML ou outro formato regulamentado em países latino-americanos.
Além disso, os compradores podem manter a integridade dos dados de origem usando regras de negócios no Ariba Network, tais como:
O Ariba Network também está em conformidade com as exigências regulatórias na América Latina, que obriga assinatura e registro de dados da fatura com as autoridades fiscais locais.
As verificações de integridade acima, combinadas à aplicação de uma assinatura de dados específica do país, fornecem aos parceiros comerciais um rastreamento de auditoria da mais alta qualidade, garantindo que os dados legalmente emitidos pelo Ariba Network correspondam aos dados em seus respectivos ERPs e arquivos legais.
Além disso, a Ariba usa o PDF correspondente para satisfazer os requisitos de legibilidade por humanos.
Por exemplo, o PDF brasileiro é o Documento Auxiliar do Nota Fiscal Eletrônica (DANFe) ou o Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte (DACTe), dependendo do tipo de fatura: mercadoria ou frete.
Em outros países, onde o cXML serve como a nota fiscal, a Ariba gera uma cópia PDF legível por humanos do documento dimensionado digitalmente. Com o aconselhamento de nossos consultores fiscais, a cópia PDF inclui o texto: "Cópia de fatura — não é uma nota fiscal", para esclarecer aos clientes e às autoridades fiscais que a fatura cXML continua a ser o documento legal.
As organizações de compra podem ver o PDF adequado e específico para o país na parte superior da página de fatura e documentos de reconciliação de fatura. As soluções Ariba usam a mesma abordagem para imagens criadas por faturas de Serviços de conversão de fatura. Esses PDFs desempenham um papel importante no tratamento de exceções e processamento de aprovação de faturas, por isso são apresentados proeminentemente aos usuários.
A Ariba fornece ferramentas aos parceiros comerciais para arquivar os dados, o PDF, o rastreamento de auditoria e os anexos de fornecedor relacionados, criando links para as entradas em seus respectivos sistemas financeiros.
Para obter mais informações sobre os controles empresariais de faturamento de imposto, a assinatura eletrônica, o arquivamento eletrônico e a função dos PDFs da Ariba, consulte o Guia do Ariba Network para Faturamento.
