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La combinación de XML y PDF para documentos inteligibles con el poder de las firmas digitales, sin duda, es una forma comprobada y aceptada de cumplir con los requisitos normativos globales de la facturación electrónica.
Los compradores y proveedores deben prepararse para demostrar que realizan un seguimiento de auditoría completo ante las autoridades fiscales o los auditores que examinan cada paso de los procesos de facturación electrónica.
Los seguimientos de auditoría deben vincular datos de facturación con intercambio de productos o servicios subyacentes.
El poder de las soluciones PDF con firma digital reside en que proporcionan evidencia de la integridad y autenticidad de las facturas si los socios comerciales no se pueden poner de acuerdo sobre un formato estructurado o si las autoridades fiscales no han fijado un formato o proceso estándar.
La autenticidad es de gran importancia cuando los vendedores envían facturas a decenas de miles de clientes que tal vez no acepten documentos electrónicos debido a limitaciones de sus sistemas o de la tecnología de la información. Por ejemplo, cualquier cliente puede imprimir un PDF y volver a introducir los datos y esto genera un riesgo para la integridad.
Sin embargo, cuando los socios comerciales acuerdan formatos estructurados estandarizados, ya sea usando la Nota Fiscal Eletrônica (NFe) y el Conhecimento de Transporte (CTe) de Brasil, el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) de México o commerce eXtensible Markup Language (cXML) de Ariba, las firmas digitales ofrecen el estándar más alto para la autenticidad e integridad.
En Ariba Network, los socios comerciales garantizan la integridad de los datos mediante el acuerdo mutuo de utilizar cXML u otro formato regulado en los países de Latinoamérica.
Además, los compradores pueden mantener la integridad de los datos de origen teniendo en cuenta las reglas empresariales de Ariba Network. Por ejemplo:
Ariba Network también cumple con los requisitos normativos en Latinoamérica que exigen que los datos de la factura estén registrados y firmados por las autoridades fiscales.
Las verificaciones de integridad anteriores, junto con la firma de los datos específica de país, ofrecen a los socios comerciales un seguimiento de auditoría de alta calidad, garantizando que los datos emitidos legalmente por Ariba Network coincidan con los datos en los archivos ERP y legales respectivos.
Además, Ariba utiliza el PDF correspondiente para que los documentos sean inteligibles.
Por ejemplo, el PDF en Brasil es el Documento Auxiliar do Nota Fiscal Eletrônica (DANFe) o el Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte (DACTe), dependiendo del tipo de factura: mercancías o flete.
En otros países en que cXML sirve como factura de impuestos, Ariba genera una copia PDF inteligible del documento con firma digital. Siguiendo el consejo de nuestros asesores fiscales, la copia PDF incluye el texto "Es copia de factura. No es factura de impuestos." para aclarar a los clientes y a las autoridades fiscales que la factura cXML es el verdadero documento legal.
Las organizaciones de compras pueden ver el PDF correcto específico de país que se encuentra en la parte superior de la página tanto en la factura como en los documentos de reconciliación de factura. Las soluciones de Ariba utilizan el mismo enfoque para imágenes creadas a través del Servicio de conversión de facturas. Estos PDF tienen un papel importante en el tratamiento de excepciones y en el proceso de aprobación de facturas, por eso, se presentan de forma destacada para los usuarios.
Ariba ofrece a los socios comerciales herramientas para archivar datos, PDF, seguimiento de auditoría y anexos relacionados con el proveedor mediante enlaces a las entradas en los sistemas financieros respectivos.
Para obtener más información sobre los controles empresariales de la facturación de impuestos, la firma electrónica, el archivo electrónico y la función de los PDF de Ariba, consulte la Guía de facturación de Ariba Network.