 |
| ||||||||
|
| ||||||||
Сочетание XML и PDF для удобочитаемых документов с мощными цифровыми подписями бесспорно является проверенным и общепринятым способом выполнения глобальных нормативных требований к электронному выставлению счетов.
Покупатели и поставщики должны быть готовы продемонстрировать полный журнал аудита для налоговых органов или аудиторов, которые изучают каждый шаг процессов выставления электронных счетов-фактур.
Контрольные журналы должны коррелировать данные электронных счетов с базовым обменом товарами или услугами.
Сила решений для PDF с цифровой подписью заключается в том, что они предоставляют доказательства целостности и подлинности счета-фактуры, когда торговые партнеры не могут договориться о структурированном формате или налоговые органы не регулируют стандартный формат или процесс.
Подлинность особенно важна, когда продавцы отправляют счета-фактуры десяткам тысяч клиентов, которые могут не принимать электронные документы из-за ограничений систем или информационных технологий. Например, любой клиент может распечатать PDF-файл и перепроверить данные, что создает риск для целостности.
Однако, если торговые партнеры согласовывают стандартизированные структурированные форматы, будь то использование бразильских Nota Fiscal Eletrônica (NFe) и Conhecimento de Transporte (CTe), мексиканского Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) или Commerce eXtensible Markup Language (cXML), цифровые подписи предлагают наивысший стандарт аутентичности и целостности.
В Ariba Network торговые партнеры обеспечивают целостность данных по взаимному согласию на использование cXML или другого регулируемого формата в странах Латинской Америки.
Кроме того, покупатели могут поддерживать целостность исходных данных с помощью бизнес-правил в Ariba Network, таких как:
Ariba Network также соответствует нормативным требованиям в Латинской Америке, предписывающим подписывать и регистрировать данные счетов-фактур в местных налоговых органах.
Вышеуказанные проверки целостности в сочетании с применением специфичной для страны подписи данных предоставляют торговым партнерам контрольный журнал высочайшего качества, гарантирующий, что данные, выданные Ariba Network на законных основаниях, совпадают с данными в соответствующих ERP и юридических архивах.
Кроме того, Ariba использует соответствующий PDF-файл для выполнения требований к удобочитаемости.
Например, в бразильском PDF используется файл Documento Auxiliar do Nota Fiscal Eletrônica (DANFe) или Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte (DACTe) в зависимости от вида счета: товар или груз.
В других странах, где cXML служит счетом-фактурой с налогами, Ariba генерирует удобочитаемую копию документа цифрового размера в формате PDF. По совету наших налоговых консультантов копия в формате PDF содержит текст "Копия счета-фактуры - не налоговый счет-фактура", поясняющий клиентам и налоговым органам, что счет-фактура cXML остается юридическим документом.
Организации-покупатели могут просмотреть PDF-файл, соответствующий конкретной стране, представленный в верхней части страницы как счетов-фактур, так и документов сверки счетов-фактур. В решениях Ariba используется один и тот же подход для изображений, созданных в счетах-фактурах Invoice Conversion Services. Эти файлы PDF играют важную роль в передаче исключений и обработке утверждения счетов на оплату и поэтому представлены пользователям на видном месте.
Ariba предоставляет торговым партнерам инструменты для архивации данных, PDF, контрольного журнала и связанных вложений поставщиков путем создания ссылок на записи в соответствующих финансовых системах.
Дополнительные сведения о бизнес-элементах управления Ariba для выставления счетов-фактур с налогами, электронной подписи, электронной архивации и роли файлов PDF см. в Руководстве по выставлению счетов в Ariba Network.
