Що означає кожен стан відправки та стан рахунка-фактури?

Під час перегляду рахунків-фактур на вкладці Автоматизоване робоче місце або Рахунки-фактури ви можете використовувати поля Стан відправки та Стан рахунка-фактури, щоб визначити, чи отримав ваш клієнт рахунок-фактуру та чи обробляє він його для оплати.

Статуси маршрутизації

У полі Стан відправки описується, чи надійшов ваш рахунок-фактура до системи обробки рахунків-фактур вашого клієнта.

• Помилка — цей стан означає, що рахунок-фактура не відповідає правилам виставлення рахунків вашого клієнта. Рахунки-фактури з помилками не надсилаються до системи обробки рахунків-фактур вашого клієнта. Ви можете змінити й повторно відправити рахунок-фактуру з помилкою.
• Застаріло — після того, як ви скасуєте рахунок-фактуру або зміните його та повторно надішлете рахунок-фактуру, початковий рахунок-фактура переходить у стан «Застарілий», щоб вказати, що вам не потрібно виконувати жодних подальших дій щодо початкового рахунка-фактури. Якщо рахунок-фактура має цей стан відправки, ви не зможете вносити в нього жодних змін.
• У черзі – SAP Business Network перебуває в процесі надсилання рахунка-фактури вашому клієнту. Якщо ваш рахунок-фактура залишається в цьому стані понад 30 хвилин, зверніться до служби підтримки SAP.
• Надіслано – SAP Business Network надіслала рахунок-фактуру вашому клієнту, але ваш клієнт ще не підтвердив, що отримав рахунок-фактуру. Якщо ваш рахунок-фактура деякий час залишається в цьому стані, зв’яжіться з вашим клієнтом, щоб дізнатися, що має статися далі. Якщо ваш клієнт дозволяє це зробити, ви можете скасувати рахунок-фактуру з цим станом відправки.
• Підтверджено — рахунок-фактура надійшов до системи обробки рахунків-фактур вашого клієнта. Підтверджено — це остаточний стан відправки рахунків-фактур.

Статуси рахунків-фактур

Поле «Стан рахунка-фактури» дає змогу дізнатися, де знаходиться ваш клієнт у процесі затвердження та оплати рахунка-фактури. Час виконання рахунка-фактури для переходу між станами, наприклад, від Надіслано до Схвалено, залежить від внутрішніх процесів вашого клієнта.

• Скасовано – ви скасували рахунок-фактуру і не можете вносити в нього жодних змін.
• Відкладено – рахунок-фактура надійшов до системи вашого клієнта, але специфікація послуг (SES) автоматично сформована та очікує на схвалення вашого клієнта. Після того, як ваш клієнт затвердить специфікацію послуг, ваш рахунок-фактура зміниться на стан «Надіслано», а регулярний процес обробки продовжиться.
• Надіслано – ваш клієнт отримав рахунок-фактуру, але не затвердив і не відхилив його. Якщо ваш рахунок-фактура деякий час залишається в цьому стані, зв’яжіться з вашим клієнтом, щоб дізнатися, що має статися далі. Якщо ваш клієнт дозволяє це зробити, ви можете скасувати рахунок-фактуру з цим станом рахунка-фактури.
• Відхилено — рахунок-фактура не пройшов перевірку в SAP Business Network, або ваш клієнт відхилив рахунок-фактуру у своїй системі обробки рахунків-фактур. Ви можете змінити й повторно надіслати відхилений рахунок-фактуру.
• Схвалено - Якщо рахунок-фактура не містить помилок, ваш клієнт затверджує рахунок-фактуру для оплати, що змінює статус рахунка-фактури на Схвалено. Після того, як рахунок-фактура досягне статусу Схвалено, ви не можете вносити до нього зміни. Вам потрібно буде надіслати кредитове авізо, якщо ви зробили помилку.
• Оплачено – ваш клієнт оплатив рахунок-фактуру або перебуває в процесі виставлення платежу.

Не кожен клієнт надсилає інформацію про грошовий переказ до SAP Business Network. Якщо ваш рахунок-фактура не переходить у стан Затверджено, вам потрібно буде зв’язатися з вашим клієнтом, щоб дізнатися, коли очікувати на оплату.

Процес фактурування на основі замовлення на купівлю

Досліджуйте всю вашу подорож у цьому процесі:

SAP Business Network for Procurement & Supply Chain > SAP Ariba Supply Chain Collaboration
SAP Business Network for Procurement & Supply Chain > Документи транзакцій > Транзакція (виставлення рахунків)
Документи транзакцій > Адміністрування документів транзакцій > Адміністрування документів транзакцій – рахунки-фактури