Постачальники думають, що виставлення рахунків надсилає рахунок у чорну діру. Вони перетинають пальці і сподіваються, що в якийсь момент отримають оплату.

Але з SAP Ariba ви можете бачити обробку рахунків-фактур, тому знаєте, коли отримаєте платіж. Ви можете переглянути статус рахунка-фактури в будь-який час для розуміння очікуваних вхідних коштів, що надзвичайно корисно для управління готівкою у вашому бізнесі.

У цій статті описано, що відбувається після того, як ви створите рахунок-фактуру в Ariba Network і надішлете його клієнту. Ви зрозумієте, як SAP Ariba пропонує вам величезні переваги перед паперовими процесами.

Хороший рахунок-фактура або поганий рахунок-фактура?

Коли ви надсилаєте рахунок-фактуру через Ariba Network, він спочатку перевіряється на відповідність правилам виставлення рахунків вашого клієнта. Якщо воно відповідає цим правилам, його статус зміниться на Відправлено, і він переходить до групи Кредиторської заборгованості вашого клієнта для схвалення.

Якщо суми рахунків-фактур, кількості та інша інформація відповідають замовленню на купівлю та квитанції (за наявності), взаємодія з людиною не потрібна, а процес звіряння рахунка-фактури є «безконтактним». Але, якщо вартості рахунка-фактури не збігаються або є інші проблеми, рахунок-фактура позначається як виняток.

Звірення базується на припустимих відхиленнях, налаштованих вашим клієнтом. Наприклад, ціни в рахунку-фактурі можуть дещо відрізнятися від цін, перелічених у замовленні на купівлю, і все ще вважатимуться відповідними.

Зверніть увагу, що якщо ви виявите, що припустилися помилки в рахунку-фактурі після його надсилання, ви не зможете його скасувати. Натомість ви повинні зачекати, поки ваш клієнт його відхилить. Потім ви можете відредагувати його, щоб виправити помилку, і повторно надіслати її. Ви можете попередити свого клієнта про неправильний рахунок-фактуру; для отримання додаткової інформації про зв’язок зі своїм клієнтом див. цю статтю.

Помилка, пов’язана з рахунком-фактурою

Коли є виняток рахунка-фактури, має залучитися виконавець КЗ. Поширеними винятками є ціни за рахунком-фактурою, які виходять за межі припустимого відхилення з замовленням на закупівлю, неправильними одиницями вимірювання або замовленнями на закупівлю, які не є коштами. Або рахунок-фактура може потребувати схвалення від працівника виїзного офісу.

Особливі ситуації запускають специфічні для клієнта процеси, такі як звернення до відділу закупівель, щоб визначитися зі стратегією коригувальних заходів, чи коригує воно замовлення на закупівлю, скорочує оплату рахунка-фактури або відхиляє рахунок-фактуру.

Оскільки винятки вимагають взаємодії з людиною, вони уповільнюють обробку рахунків-фактур і можуть затримувати оплату. Коли ви створюєте рахунки-фактури, намагайтеся уникати помилок, пов’язаних з рахунками-фактурами, щоб процес звіряння рахунків-фактур був безконтактним.

Відхилення рахунка-фактури

Якщо рахунок-фактуру Відхилено (автоматично або виконавцем КЗ), ви отримаєте сповіщення електронною поштою. Ви ввійдете до свого облікового запису та знайдете детальну інформацію на вкладці «Історія рахунка-фактури». Потім ви відредагуєте рахунок-фактуру, щоб виправити проблему, і повторно надішлете його для перевірки. Переконайтеся, що ваша адреса електронної пошти актуальна на вкладці «Сповіщення» на сторінці «Налаштування облікового запису» вашого облікового запису Ariba Network, щоб ви отримали ці повідомлення про відхилення.

Що призведе до відхилення рахунка-фактури вашим клієнтом? Відхилення часто відбувається через неправильні значення ціни за одиницю, кількості або загальної суми. Іншою причиною є помилкова податкова інформація, наприклад, зазначення неправильного штату чи провінції, або неправильна податкова ставка. Рахунок-фактура для замовлення на закупівлю буде відхилений, якщо позиції не були поставлені або були неправильними, або якщо вони стосувалися недійсних замовників. Рахунок-фактура не за замовленням на закупівлю буде відхилений, якщо він посилається на замовлення клієнта або контракт, який не існує.

Коли мені заплатять?

Коли ваш клієнт затвердить рахунок-фактуру для оплати, його статус перейде на Схвалено. На цьому етапі ваш клієнт може за бажанням надіслати вам графік платежів, в якому вказано дату, коли ви отримаєте платіж (розраховується на основі умов оплати в рахунку-фактурі) і будь-яку знижку на платіж. Ви можете переглянути цей документ, натиснувши Платежі > Заплановані платежі.

Гроші!

У узгоджену дату платежу платіжна система вашого клієнта перераховує кошти вашій компанії, а статус рахунка-фактури переходить на Оплачено. Ваш клієнт також може за бажанням надіслати вам інформацію про платіж, в якій вказується оплачений рахунок-фактура і використаний спосіб оплати. Зіставлення конкретних платежів з окремими рахунками-фактурами може бути для вас серйозним моментом, але документи з інформацією про платіж значно спрощують це завдання. Ви можете переглянути цей документ, натиснувши Платежі > Грошові перекази.

Гроші швидше!

Виставлення рахунків і розрахунок через SAP Ariba є прозорими та здійснюються зі швидкістю Інтернету, тому у вас є можливість отримувати свої гроші ще швидше. Ви можете скористатися програмами керування оборотним капіталом SAP Ariba, як-от Динамічне дисконтування.

Отримати свої гроші раніше може бути тільки те, що вам потрібно, щоб тримати готівку в потрібному розмірі для вашого бізнесу.

Для отримання додаткової інформації про програми управління оборотним капіталом SAP Ariba див. http://www.ariba.com/solutions/manage-cash.

Висновок

Оскільки ви бачите рахунок-фактуру та обробку платежів, вам не потрібно телефонувати або надсилати електронного листа вашому клієнту. Немає "Ви отримали мій рахунок-фактуру?" або "коли ви заплатите нам за рахунок-фактуру, який ми надіслали минулого місяця?" Також ви можете прогнозувати, коли вам будуть надіслані кошти, що допоможе вам керувати вашим грошовим потоком.

З SAP Ariba виставлення рахунків більше не схоже на надсилання рахунка в чорну діру!

SAP Business Network