När du registrerat ditt SAP Business Network-standardkonto rekommenderar vi att du läser igenom och uppdaterar följande områden för kontot så att företaget är redo att utföra transaktioner med kunderna. Om du håller kontoinformationen uppdaterad ökar också chansen att hitta nya uppdrag via SAP Business Network Discovery.

Steg 1: Anpassa åtgärdspanelerna för din workbench

Panelerna på startpanelen ger en snabb översikt över de dokument som utbyts med kunden, till exempel avvisade fakturor. Du kan lägga till eller ta bort åtgärdspaneler som visas i Workbench i ditt SAP Business Network-standardkonto. 

Så här anpassar du dina paneler:

1. Gå till fliken Workbench.
2. Välj Anpassa till höger på sidan.
3. Välj eller ta bort åtgärdspaneler som det passar dig. Du kan även dra och släppa valda paneler för att ändra ordningen på dem.
4. Klicka på Tillämpa för att spara ändringarna.

Steg 2: Uppdatera informationen på användarkontot

Så här uppdaterar du användarinformationen:

1. Klicka på [användarinitialer] > Mitt konto i det övre högra hörnet av applikationen.
2. Ange dina personuppgifter samt inställningar för språk, tidszon och valuta.
   
   Obs: Som standard kan inköpsorganisationer se namn, telefonnummer och e-postadress för kontots administratör. Om du är kontots administratör kan du klicka på Dölj min personliga kontaktinformation i avsnittet Preferenser för kontaktinformation för att dölja uppgifterna från andra organisationer än dem du har en kundrelation med i SAP Business Network.
   
   
3. Uppdatera informationen på fliken Mobilinställningar. Om du väljer att installera mobilappen SAP Business Network Supplier och öppnar ditt SAP Business Network-standardkonto från en mobil enhet så kan du här konfigurera inställningarna för mobilappen.
   
   Obs! Detta område visas endast om du har installerat mobilappen SAP Business Network Supplier på din mobila enhet och har öppnat kontot via appen.
   
   
4. Klicka på Spara.

Steg 3: Uppdatera företagsprofilen

Du har en gemensam företagsprofil för SAP Business Network, SAP Business Network Discovery, SAP Ariba Sourcing och SAP Ariba Contracts. Du kan underhålla en enda företagsprofil för alla kundrelationer från ett konto. Som standard visas företagsprofilen för alla potentiella och befintliga kundrelationer.

Du behöver ha behörigheten Företagsinformation för att se och uppdatera informationen i företagsprofilen.

Så här uppdaterar du företagsinställningarna:

1. Klicka på [användarinitialer] > Företagsprofil i det övre högra hörnet av applikationen.
2. Härifrån kan du uppdatera informationen i vart och ett av profilområdena:
   • I det övre högra hörnet av avsnittet där företagsinformationen visas (det ska stå Redigera företagsinformation när du hovrar med markören) klickar du på pennikonen längst till höger för att redigera företagsinformation som till exempel företagsnamn, webbplatsadress, DUNS-nummer, adress och verksamhetstyp.
   • I avsnittet som innehåller Produkt- och tjänstkategorier klickar du på pennikonen längst till höger för att lägga till produkt- och tjänstkategorier, mottagar- eller tänstleveransplatser och brancher som företaget verkar inom. Du kan få meddelanden om affärsmöjligheter baserat på de produkt- och tjänstekategorier du väljer. Om du erbjuder produkter och tjänster som inte passar in på befintliga kategorier kan du föreslå nya kategorier som bättre beskriver ditt utbud.
   • Klicka på Autentiseringsuppgifter för att konfigurera förtagets mångfaldscertifieringar, till exempel Litet företag ägt av missgynnad grupp eller Minoritetsägt företag. Befintliga kunder kan se dessa certifieringar i företagsprofilen och potentiella kunder kan söka efter leverantörer baserat på dessa certifieringar.
   • Klicka på Hållbarhetsbetyg för att lägga till hållbarhetsbetyg som visar kunderna hur ni hanterar risker. 
   • Klicka på Ytterligare adresser till vänster på sidan för att lägga till eventuella ytterligare företagsadresser.
   • Klicka på Affärsinformation till vänster på sidan för att ange allmän verksamhets- och skatteinformation för företaget.
   • Klicka på Kontaktpersoner för att lägga till detaljerad information om företagskontakter.
   • Klicka på fliken Ytterligare dokument för att bifoga eller visa dokument som är relevanta för företagsprofilen. Som standard innehåller fliken alla dokument som krävs för det land där verksamheten bedrivs.
   • Klicka på Bedömningar för att slutföra bedömningar.
   • I avsnittet Marknadsföringsmaterial klickar du på pennikonen längst till höger för att bifoga filer som visar upp ditt företag, inklusive kundpresentationer, fallstudier och länkar som gör det enklare för köpare att få reda på mer om ditt företag. 
   • I avsnittet Företagets nyckelord klickar du på pennikonen längst till höger för att ange nyckelord som gör det lättare att upptäcka ditt företag.
   • Klicka på Alternativ > Profilinställningar för att ange hur mycket information utöver den grundläggande informationen om företaget som ska visas för befintliga och potentiella kunder.
     
     Tips: Du behöver inte komma upp i 100 % på mätaren Färdigställandegrad för offentlig profil för att kunna samarbeta med dina kunder men om du letar efter nya kunder så är det bra att fylla i så många fält som möjligt.
     
     
3. Klicka på Spara.

Steg 4: Konfigurera vilka meddelanden du vill få

Du kan ställa in vilka händelser som du vill informeras om. Vilka meddelandeinställningar du kan se och ändra beror på dina kontobehörigheter. Kontakta kontoadministratören om du behöver hjälp med att ställa in meddelanden.

Så här konfigurerar du meddelanden:

1. Klicka på [användarinitialer] > Inställningar i det övre högra hörnet av applikationen och välj Aviseringar.
2. Markera kryssrutan för varje meddelandetyp du vill ta emot och ange upp till tre e-postadresser, separerade med kommatecken.
   
   Tips: Om du vill skicka en meddelandetyp till mer än tre e-postadresser kan du skapa en distributionslista i e-postsystemet och ange namnet på distributionslistan i relevant fält på sidan Meddelanden.
   
   
3.  Klicka på Spara.

Steg 5: Ange fler användare med åtkomst till företagets standardkonto

Om du är administratör för företagets konto kan du skapa användare och allokera roller till dem så att de kan utföra olika aktiviteter i SAP Business Network-standardkontot.

Varje roll har ett unikt namn och en uppsättning tillhörande behörigheter som anger vad de allokerade användarna kan se och göra med kontot. Du kan till exempel skapa rollen Fakturauppläggare för personer som hanterar inkommande inköpsorder och skapar fakturor. Användare kan ha flera relaterade roller beroende på vilka uppgifter de behöver utföra.

Alla användare har tillgång till sidan Mitt konto som innehåller grundläggande kontaktinformation och inställning av önskat språk för aktuell användare. Varje behörighet ger användarna tillgång till fler delar av företagets konto. Behörigheterna styr även vilka typer av meddelanden som användarna kan konfigurera.

Så här ger du åtkomst för fler personer i företaget:

1. Klicka på [användarinitialer] > Inställningar i det övre högra hörnet av applikationen och välj Användare.
2. Skapa roller först och skapa sedan användarkonton att allokera rollerna till. 

Tips:

• Du kan skapa högst 10 egna roller.
• Kontoadministratörer kan återställa lösenordet för användare som glömt sitt lösenord. Om du är oroad över säkerheten för ett användarkonto kan du tvångsåterställa användarens lösenord. För att återställa en användares lösenord redigerar du användaren och klickar på Återställ lösenord.
• Innan du kan radera en roll måste du allokera om associerade användare till en annan roll. Du kan inte radera roller som är allokerade till användare.
• När anställda lämnar företaget eller byter jobb och inte längre behöver sina användarkonto rekommenderar vi att du raderar användaren eller allokerar om användarens inloggning till en annan person. Om du allokerar om inloggningen behålls användarens inställningar och data.

Steg 6: Bestäm vilka e-postadresser som ska ta emot inköpsorder och andra dokument från kunden

Du kan ange e-postadresser för att ta emot e-post med inköpsorder från kunder. Du kan även konfigurera e-postadresser för andra dokumenttyper, till exempel betalningsförslag och remissor.

Med ett standardkonto kan du endast välja E-post som routingmetod för dokument som kommer från kunderna. Du kan när som helst uppgradera till ett företagskonto för att få tillgång till andra routingmetoder som Fax, cXML eller EDI. Du kan välja routingmetoder för inkommande dokument om du är administratör eller om du har behörigheten Transaktionskonfiguration.

Gör så här för att se till att rätt personer får meddelanden om dokument från kunden:

1. Klicka på [användarinitialer] > Inställningar i det övre högra hörnet av applikationen och välj Routing av elektroniska beställningar.
2. Konfigurera e-postadresser för varje dokumenttyp.

Tips:

• Varje e-postmeddelande innehåller både ett meddelande i oformaterad text och ett likadant meddelande i HTML-format. För bästa visuella resultat, se till att mottagaren använder en e-postläsare som kan hantera HTML.
• Om du vill ta emot beställningar som e-postmeddelanden och företaget använder program som spärrar oönskade e-postmeddelanden måste du konfigurera programmet så att det tillåter meddelanden från SAP Business Network. SAP Business Network använder följande adress som avsändaradress: ordersender-prod@ansmtp.ariba.com.
• Om du inte kommer att vara på kontoret kan du använda e-postklientens autosvarsfunktion (”out of office” eller semester) för att svara på beställningar. Inkludera någon av följande fraser i det automatiska svarsmeddelandet för att förhindra att nya beställningar inte kan skickas till inkorgar med autosvarsfunktion:
  
  Out of office
  OOTO
  On vacation
  on holiday
  out of town
  away from the office
  away until
  out of the country
  at an off site meeting
  
  När SAP Business Network registrerar ett automatiskt svar som innehåller någon av dessa fraser noteras i beställningshistoriken att ett automatiskt svar har mottagits och därmed får inte beställningen status Misslyckades.

Steg 7: Konfigurera betalningar och bankinformation

Kunderna använder dina betalningsadresser för att skicka betalningar elektroniskt eller via e-post. Du kan ange flera betalningsadresser och föredragna betalningssätt.

SAP Business Network visar din betalningsadress i avsnittet Betalningsmottagare på fakturor som du skapar. Kunderna kan även se denna information när de tittar på företagets profil.

Vissa kunder kan begära att bankkontoinformation inkluderas i fakturor. Vid behov inkluderar SAP Business Network automatiskt värdena för Bankkontonummer och Bank-ID på fakturor.

Gör så här för att spara betalningsinformationen i dina konton så att den kan användas i fakturor:

1. Klicka på [användarinitialer] > Inställningar i det övre högra hörnet av applikationen och välj Betalningar.
2. (Valfritt) Du kan skapa regler för att automatiskt acceptera erbjudanden om tidig betalning från kunderna. SAP Business Network jämför de erbjudanden om tidig betalning som du får från kunderna med dina regler för automatiskt accepterande och godkänner erbjudanden som uppfyller alla fördefinierade kriterier.

Steg 8: Granska kundernas transaktionsregler

Det är viktigt att du tar reda på kundernas transaktionsregler så att du känner till deras villkor. Kräver kunden till exempel att du skapar en orderbekräftelse innan du skapar en faktura mot en inköpsorder? Och tillåter kunden att du skapar fakturor retroaktivt?

Om du förstår kundernas transaktionsregler kan du minska antalet fel du gör när du skapar en faktura och minska risken för att fakturan avvisas.

Observera: Om du registrerat ditt konto utan en inbjudan från en kund så visas inte alternativet Kundrelationer. I detta fall måste du kontakta kunden utanför SAP Business Network och be dem lägga till dig som en av deras leverantörer.

Steg 9: Kontrollera att de andra konfigurationsområdena är korrekta

Elektronisk fakturarouting: Konfigurera e-postadresser för att ta emot meddelanden relaterade till fakturor, till exempel om en faktura avvisats eller om status för en faktura uppdaterats. Du kan även ange skatteinformation i det här avsnittet.

Kontohierarki: Om företaget har mer än ett konto i SAP Business Network kan du länka samman dem i en kontohierarki. Detta kan reducera behovet av att uppdatera flera konton.

Tjänsteabonnemang: SAP Business Network-abonnemang innebär fördelar som förbättrar företagets interaktioner med kunderna. Det här avsnittet gäller endast om du uppgraderar till ett företagskonto. Standardkonton är kostnadsfria.