Når du har registreret din SAP Business Network-standardkonto, anbefaler vi, at du gennemgår og opdaterer alle følgende områder af din konto for at sikre, at virksomheden er klar til at samarbejde med din kunde. Hvis du holder dine kontooplysninger opdateret, øger det chancerne for at finde nye forretningsmuligheder via SAP Business Network Discovery.

Trin 1: Tilpas handlingsfelterne i dit arbejdsområde

Sidepanelfelterne giver dig et hurtigt overblik over de dokumenter, du kan overføre med kunden, fx afviste fakturaer. Du kan tilføje eller fjerne de handlingsfelter, der vises i arbejdsområdet i din SAP Business Network-standardkonto. 

Sådan tilpasser du felter:

1. Gå til fanen Arbejdsområde.
2. Vælg Tilpas til højre.
3. Vælg og fjerne handlingsfelter efter behov. Du kan også trække og slippe de valgte felter for at ændre den rækkefølge, de vises i på sidepanelet.
4. Klik på Anvend for at gemme dine ændringer.

Trin 2: Opdater dine brugerkontooplysninger

Sådan opdaterer du dine brugeroplysninger:

1. Øverst til højre i applikationen skal du klikke på [brugerinitialer] > Min konto.
2. Indtast dine personlige oplysninger samt indstillinger for dit foretrukne sprog og din foretrukne tidszone og valuta.
   
   Bemærk: Som standard kan købende organisationer se din kontoadministrators navn, telefonnummer og e-mail-adresse. Hvis du er administrator for kontoen, kan du klikke på Skjul mine personlige kontaktoplysninger i afsnittet Præferencer for kontaktoplysninger for at skjule dine personlige kontaktoplysninger fra andre organisationer end dem, du har en kunderelation til i SAP Business Network.
   
   
3. Opdater oplysningerne på fanen Mobilindstillinger. Hvis du vælger at installere mobilappen SAP Business Network Supplier og bruger din SAP Business Network-standardkonto fra din mobilenhed, kan du konfigurere dine præferencer for mobilappen i dette område.
   
   Bemærk: Du ser kun dette område, hvis du har installeret mobilappen SAP Business Network Supplier på din mobilenhed og har tilgået din konto via appen.
   
   
4. Klik på Gem.

Trin 3: Opdater din virksomhedsprofil.

Du har en enkelt virksomhedsprofil, der deles mellem SAP Business Network, SAP Business Network Discovery, SAP Ariba Sourcing og SAP Ariba Contracts. Du kan vedligeholde en enkelt virksomhedsprofil for alle dine kunderelationer fra én konto Som standard kan din virksomhedsprofil ses af alle potentielle og eksisterende kunderelationer.

Du skal have tilladelsen Virksomhedsoplysninger for at kunne gennemse og opdatere oplysningerne i virksomhedsprofilen.

Sådan opdaterer du virksomhedsindstillingerne:

1. Øverst til højre i applikationen skal du klikke på [brugerinitialer] > Virksomhedsprofil.
2. Derfra kan du opdatere oplysningerne i hvert af profilområderne:
   • Øverst til højre i det afsnit, hvor dine virksomhedsoplysninger vises (der skal stå Rediger virksomhedsoplysninger, når du holder musen henover), skal du klikke på blyantikonet yderst til højre for at redigere virksomhedsoplysninger som for eksempel virksomhedens navn, URL for websted, DUNS-nummer, adresse og forretningstype.
   • I det afsnit, der indeholder Produkt- og servicekategorier, skal du klikke på blyantikonet yderst til højre for at tilføje produkt- og servicekategorier, leveringsadresser eller serviceplaceringer og brancher, som din virksomhed betjener. Du kan modtage meddelelser om forretningsmuligheder baseret på de produkt- og servicekategorier, du har valgt. Hvis du angiver produkter og servicer, der ikke svarer til de eksisterende produkt- og servicekategorier, kan du foreslå nye kategorier, som bedre beskriver dine tilbud.
   • Klik på Legitimationsoplysninger for at konfigurere din virksomheds diversitetscertificeringer som for eksempel Mindre virksomhed ejet af dårligt stillet gruppe eller Minoritetsejet virksomhed. Eksisterende kunder kan se certificeringerne i din virksomhedsprofil, og potentielle kunder kan søge efter leverandører baseret på disse certificeringer.
   • Klik på Bæredygtighedsvurderinger for at tilføje bæredygtighedsvurderinger for at fremhæve, hvordan du administrerer risici for dine kunder. 
   • Klik på Yderligere adresser til venstre på siden for at tilføje eventuelle yderligere virksomhedsadresser.
   • Klik på Virksomhedsoplysninger til venstre på siden for at indtaste generelle forretningsoplysninger og regnskabsoplysninger for din virksomhed.
   • Klik på Kontakter for at tilføje detaljerede kontaktoplysninger.
   • Klik på fanen Yderligere dokumenter for at vedhæfte eller se dokumenter, der er relevante for din virksomhedsprofil. Som standard vil alle de dokumenter, som er et krav i det land, hvor din virksomhed er placeret, blive vist på denne fane.
   • Klik på Vurderinger for at fuldføre vurderinger.
   • I afsnittet Marketingmateriale skal du klikke på blyantikonet yderst til højre for at tilføje vedhæftede filer for at fremhæve din virksomhed, herunder kundepræsentationer, casestudies og links for at gøre det nemt for købere at få mere at vide om din virksomhed. 
   • I afsnittet Virksomhedsnøgleord skal du klikke på blyantikonet yderst til højre for at indtaste nøgleord, så din virksomhed bliver nemmere at finde
   • Klik på Indstillinger > Profillindstillinger for at angive, hvor mange oplysninger om din virksomhed (ud over basisoplysninger), som eksisterende og potentielle kunder kan se.
     
     Tip: Du behøver ikke at nå op på 100 % på måleren Komplet offentlig profil for at kunne samarbejde med kunder, men hvis du er på udkig efter nye forretningsmuligheder, er det bedst at udfylde flest mulige felter.
     
     
3. Klik på Gem.

Trin 4: Konfigurer, hvilke meddelelser du vil modtage

Du kan indstille præferencer for meddelelser for at angive, hvilke hændelser du vil holdes informeret om. Det er tilladelserne for din brugerkonto, som bestemmer, hvilke meddelelsesindstillinger du kan se og administrere. Kontakt din kontoadministrator, hvis du har brug for hjælp til at angive præferencer for disse indstillinger.

Sådan konfigurerer du meddelelser:

1. Øverst til højre i applikationen skal du klikke på [brugerinitialer] > Indstillinger og vælge Meddelelser.
2. Marker afkrydsningsfeltet for hver af de typer meddelelser, du vil modtage, og angiv op til tre e-mail-adresser adskilt af komma.
   
   Tip: Hvis du vil sende en type meddelelse til mere end tre e-mail-adresser, skal du oprette en distributionsliste i dit e-mail-system og indtaste navnet på distributionslisten i det relevante felt på siden Meddelelser.
   
   
3.  Klik på Gem.

Trin 5: Sæt flere brugere op med adgang til din virksomheds standardkonto

Hvis du er administrator for virksomhedens konto, kan du oprette brugere og tildele roller til dem, så de kan udføre forskellige aktiviteter i din SAP Business Network-standardkonto.

Hver rolle har et unikt navn og et sæt tilknyttede tilladelser, som angiver, hvad de tildelte brugere kan se og gøre i din konto. Du kan fx oprette rollen Fakturaopretter for dem, der skal behandle indgående indkøbsordrer og oprette fakturaer. Brugere kan have flere relaterede roller, afhængigt af de opgaver de skal udføre.

Alle brugere har adgang til siden Min konto, som indeholder grundlæggende kontaktoplysninger og en indstilling for foretrukket sprog for brugeren. Hver tilladelse giver brugerne adgang til yderligere områder i virksomhedens konto. Tilladelser styrer også, hvilke typer meddelelser brugerne kan konfigurere.

Sådan giver du flere personer i virksomheden adgang:

1. Øverst til højre i applikationen skal du klikke på [brugerinitialer] > Indstillinger og vælge Brugere.
2. Start med at oprette roller, og opret derefter de brugerkonti, du vil tildele rollerne. 

Tips:

• Du kan oprette op til 10 brugerdefinerede roller.
• Kontoadministratorer kan nulstille adgangskoder for de brugere, der glemmer deres adgangskode. Hvis du er bekymret over sikkerheden for en brugers konto, kan du gennemtvinge, at brugerens adgangskode nulstilles. Du kan nulstille en brugers adgangskode ved at redigere brugeren og klikke på Nulstil adgangskode.
• Inden du kan slette en rolle, skal du tildele en anden rolle til de tilknyttede brugere. Du kan ikke slette roller, der er tildelt til brugere.
• Når en medarbejder forlader din virksomhed eller skifter stilling og dermed ikke længere skal bruges sin brugerkonto, anbefaler vi, at du enten sletter brugeren eller tildeler brugerens login til en anden. Hvis du tildeler brugerens login til en anden, bevareres brugerens opsætning og data.

Trin 6: Beslut, hvilke e-mail-adresser der skal modtage indkøbsordrer og andre dokumenter fra dine kunder

Du kan indtaste de e-mail-adresser, der skal modtage indkøbsordrer fra kunder. Du kan også konfigurere e-mail-adresserne for andre dokumenttyper, fx betalingsforslag og betalinger.

Med en standardkonto kan du kun vælge E-mail som routingmetode for de dokumenter, du modtager fra kunder. Du kan opgradere til en virksomhedskonto når som helst, hvis du har brug for at kunne angive andre routingmetoder som fx Fax, cXML eller EDI. Du kan vælge routingmetoder for indgående dokumenter, hvis du er administrator, eller hvis du har tilladelsen Transaktionskonfiguration.

Sådan sikrer du, at de rette personer får besked om dokumenter fra dine kunder:

1. Øverst til højre i applikationen skal du klikke på [brugerinitialer] > Indstillinger og vælge Ruteføring af elektroniske ordrer.
2. Konfigurer e-mail-adresser for hver af dokumenttyperne.

Tips:

• Hver e-mail indeholder både en meddelelse i almindelig tekst og den samme meddelelse i HTML-format. Modtageren får det flotteste resultat med et e-mail-program, der understøtter HTML.
• Hvis du vil modtage ordrer som e-mailmeddelelser, og din organisation bruger software til at blokere for uønskede e-mailmeddelelser, skal du vælge, at meddelelser fra SAP Business Network ikke blokeres. SAP Business Network bruger følgende e-mailadresse i feltet Fra: ordersender-prod@ansmtp.ariba.com.
• Hvis du ikke er på kontoret, kan du bruge dit e-mail-programs funktion til automatisk at sende et svar om, at du ikke er til stede. Hvis du vil undgå at miste nye ordrer, skal du medtage et af følgende udtryk i autosvaret:
  
  Out of office
  OOTO
  On vacation
  on holiday
  out of town
  away from the office
  away until
  out of the country
  at an off site meeting
  
  Når SAP Business Network registrerer et autosvar, som indeholder et af disse udtryk, registrerer det i ordrehistorikloggen, at det har modtaget et autosvar, og det forhindrer, at ordren får statussen Failed.

Trin 7: Konfigurer dine betalings- og bankoplysninger

Dine kunder bruger dine betalingsadresser til at sende betaling elektronisk eller som post. Du kan angive flere betalingsadresser og præferencer for betalingsmetode.

SAP Business Network viser oplysninger om dine indbetalingsadresser i afsnittet Indbetal til på de fakturaer, du opretter. Dine kunder kan også se disse oplysninger, når de får vist din virksomhedsprofil.

Nogle kunder kræver muligvis, at du inkluderer dine bankkontooplysninger på fakturaer. Hvis det er et krav, vil SAP Business Network automatisk inkludere værdierne for Bankkontonummer og Bank-id på fakturaer.

Sådan gemmer du betalingsdetaljer i din konto til brug på fakturaer:

1. Øverst til højre i applikationen skal du klikke på [brugerinitialer] > Indstillinger og vælge Indbetalinger.
2. (Valgfrit) Du kan oprette regler for automatisk at acceptere tilbud om tidlig betaling fra dine kunder. SAP Business Network sammenligner de tilbud om tidlig betaling, som du modtager fra dine kunder, med dine regler for automatisk accept, og det accepterer de tilbud, der opfylder de foruddefinerede kriterier i reglerne.

Trin 8: Gennemse dine kunder transaktionsregler

Det er vigtigt, at du sætter dig ind i dine kunders transaktionsregler, så du kender deres krav. Kræver din kunde fx, at du opretter en ordrebekræftelse, inden du opretter en faktura mod en indkøbsordre? Eller tillader kunden, at du tilbagedaterer fakturaer?

Hvis du kender kundernes transaktionsregler, kan du undgå en lang række fejl, som du ellers kan risikere, når du opretter en faktura, og du mindsker dermed risikoen for, at dine fakturaer afvises.

Bemærk: Hvis du har registreret din konto uden en invitation fra en kunde, vises valgmuligheden Kunderelationer ikke. I dette tilfælde skal du kontakte dine kunder uden for SAP Business Network for at bede dem om at tilføje dig som en af deres leverandører.

Trin 9: Gennemse og tilpas andre konfigurationsområder

Elektronisk fakturarouting: Konfigurer de e-mail-adresser, der skal modtage meddelelse om fakturaer, fx når en faktura afvises, eller når en fakturas status opdateres. Du kan også indtaste dine afgiftsoplysninger i denne sektion.

Kontohierarki: Hvis din virksomhed har mere end én SAP Business Network-konto, kan du sammenkæde dem i et overordnet-underordnet-kontohierarki. Det kan være med til at reducere den vedligeholdelse, som det vil kræve at holde flere konti opdateret.

Serviceabonnementer: SAP Business Network-abonnementer giver fordele og funktioner, der forbedrer virksomhedens interaktioner med dine kunder. Dette afsnit er kun relevant, hvis du opgraderer til en Enterprise-konto. Standardkonti er gratis.