După ce vă înregistrați contul standard SAP Business Network, vă recomandăm să revizuiți și să actualizați toate secțiunile următoarele ale contului dumneavoastră pentru a vă asigura că este pregătită compania pentru a tranzacționa cu clientul. Dacă vă păstrați actualizate informațiile despre contul dumneavoastră, aceasta vă va crește și șansele de a găsi oportunități noi de afaceri prin SAP Business Network Discovery.

Etapa 1: Particularizați mozaicurile de acțiuni de pe panoul dumneavoastră de lucru

Mozaicurile tabloului de bord vă oferă imagini rapide ale documentelor pe care le tranzacționați cu clientul dumneavoastră, cum ar fi facturile respinse. Puteți adăuga sau elimina mozaicurile de acțiuni care apar pe Panoul de lucru din contul dumneavoastră standard SAP Business Network. 

Pentru a particulariza mozaicurile dumneavoastră:

1. Accesați fila Panou de lucru.
2. Pe partea dreaptă a paginii, selectați Particularizare.
3. Selectați și eliminați mozaicurile de acțiuni după cum doriți. Puteți, de asemenea, să transferați cu mouse-ul mozaicurile dumneavoastră selectate pentru a reorganiza secvența în care acestea apar pe tabloul de bord.
4. Faceți clic pe Aplicare pentru a salva modificările dumneavoastră.

Etapa 2: Actualizați informațiile despre contul dumneavoastră de utilizator

Pentru a actualiza informațiile despre contul dumneavoastră de utilizator:

1. În colțul din dreapta sus al aplicației, faceți clic pe [inițialele utilizatorului] > Contul meu.
2. Introduceți informațiile dumneavoastră personale, precum și setările pentru limba preferată, fusul orar și moneda.
   
   Notă: În mod implicit, organizațiile achizitoare pot vedea numele, numărul de telefon și adresa de e-mail ale administratorului contului dumneavoastră. Dacă dumneavoastră sunteți administratorul contului, puteți face clic pe Se ascund datele mele personale de contact din secțiunea Preferințe date de contact pentru a ascunde datele dumneavoastră personale de contact de alte organizații decât cele cu care aveți o relație de client în SAP Business Network.
   
   
3. Actualizați informațiile din fila Setările dispozitivului mobil. Dacă alegeți să instalați aplicația SAP Business Network pentru dispozitive mobile și accesați contul dumneavoastră standard SAP Business Network de pe dispozitivul mobil, această secțiune vă permite să configurați preferințele pentru aplicația dumneavoastră pe mobil.
   
   Notă: Veți vedea această secțiune doar dacă ați instalat aplicația SAP Business Network pentru dispozitivele mobile pe dispozitivul dumneavoastră mobil și v-ați accesat contul prin aplicație.
   
   
4. Faceți clic pe Salvare.

Etapa 3: Actualizați profilul companiei dumneavoastră

Aveți un singur profil de companie care este partajat pe SAP Business Network, SAP Business Network Discovery, SAP Ariba Sourcing și SAP Ariba Contracts. Puteți întreține un singur profil de companie pentru toate relațiile dumneavoastră cu clienții dintr-un singur cont. În mod implicit, profilul companiei dumneavoastră este vizibil pentru toate relațiile cu clienți potențiali și existenți.

Trebuie să aveți permisiunea de Informații companie pentru a revizui și actualiza informațiile despre profilul de companie.

Pentru a actualiza setările companiei dumneavoastră:

1. În colțul din dreapta sus al aplicației, faceți clic pe [inițialele utilizatorului] > Profil companie.
2. De aici, puteți actualiza informațiile din fiecare secțiune de profil:
   • În colțul din dreapta sus al secțiunii în care apar informațiile despre companie (ar trebui să se afișeze Modificare informații despre companie când treceți cu mouse-ul peste aceasta), faceți clic pe pictograma creion din capătul drept pentru a modifica informațiile despre companie, precum denumirea companiei, URL-ul site-ului web, numărul DUNS, adresa și tipul de activitate.
   • În secțiunea care conține Categorii de produse și servicii, faceți clic pe pictograma creion din capătul drept pentru a adăuga categorii de produse și servicii, locuri de livrare sau prestare a serviciilor și sectoare industriale, furnizate de compania dumneavoastră. Puteți primi notificări despre oportunități de afaceri pe baza categoriilor de produse și servicii pe care le alegeți. Dacă furnizați produse și servicii care nu corespund categoriilor existente de produse și servicii, puteți propune categorii noi care descriu mai bine ofertele dumneavoastră.
   • Faceți clic pe Legitimări pentru a configura certificările de diversitate ale companiei dumneavoastră, precum Întreprindere mică defavorizată sau Întreprindere deținută de o minoritate. Clienții existenți pot vedea aceste certificări în profilul companiei dumneavoastră, iar clienții potențiali pot căuta furnizori pe baza acestor certificări.
   • Faceți clic pe Evaluările sustenabilității pentru a adăuga evaluări despre sustenabilitate pentru a evidenția modul în care gestionați riscurile pentru clienții dumneavoastră. 
   • Faceți clic pe Adrese suplimentare în partea stângă a paginii pentru a adăuga orice posibile adrese suplimentare ale companiei dumneavoastră.
   • Faceți clic pe Informații comerciale în partea stângă a paginii pentru a introduce informații comerciale și fiscale generale despre compania dumneavoastră.
   • Faceți clic pe Contacte pentru a adăuga informații de contact detaliate pentru companie.
   • Faceți clic pe fila Documente suplimentare pentru a anexa sau afișa documentele care sunt relevante pentru profilul companiei dumneavoastră. În mod implicit, orice documente necesare de țara în care vă desfășurați activitatea apar în această filă.
   • Faceți clic pe Evaluări pentru a termina evaluările.
   • În secțiunea Documentație de marketing, faceți clic pe pictograma creion din capătul drept pentru a adăuga atașamente cu care să vă prezentați compania, inclusiv prezentări de client, studii de caz și linkuri pentru ca achizitorii să poată afla mai multe și mai ușor despre compania dumneavoastră. 
   • În secțiunea Cuvintele-cheie ale companiei, faceți clic pe pictograma creion din capătul drept pentru a introduce cuvinte-cheie de căutare care să faciliteze descoperirea companiei dumneavoastră.
   • Faceți clic pe Opțiuni > Setări profil pentru a specifica volumul de informații, în afară de informațiile de bază despre compania dumneavoastră, care să fie vizibile pentru clienții existenți și cei potențiali.
     
     Sfat: Nu trebuie să atingeți 100% pe indicatorul Grad de completare a profilului public pentru a tranzacționa cu clienții, dar dacă încercați să găsiți noi oportunități de afaceri, cel mai bine completați cât mai multe câmpuri cu putință.
     
     
3. Faceți clic pe Salvare.

Etapa 4: Configurați ce notificări doriți să primiți

Puteți seta preferințe de notificări pentru a specifica evenimentele în legătură cu care doriți să fiți informat. Setările de notificări pe care le puteți afișa și gestiona depind de permisiunile contului dumneavoastră de utilizator. Contactați administratorul contului dumneavoastră dacă aveți nevoie de asistență suplimentară la setarea preferințelor de notificare.

Pentru a configura notificările dumneavoastră:

1. În colțul din dreapta sus al aplicației, faceți clic pe [inițialele utilizatorului] > Setări și selectați Notificări.
2. Alegeți caseta de selectare pentru fiecare tip de notificare pe care doriți să o primiți și introduceți până la trei adrese de e-mail, separate prin virgule.
   
   Sfat: Pentru a expedia un tip de notificare la mai mult de trei adrese de e-mail, creați o listă de distribuție în sistemul dumneavoastră de e-mailuri și introduceți numele listei de distribuție respective în câmpul corespunzător de pe pagina Notificări.
   
   
3.  Faceți clic pe Salvare.

Etapa 5: Configurați utilizatori suplimentari cu acces la contul standard al companiei dumneavoastră

Dacă sunteți administratorul de cont al companiei dumneavoastră, puteți să creați utilizatori și să alocați roluri la aceștia astfel încât să poată efectua diferite activități în contul standard SAP Business Network.

Fiecare rol are un nume unic și un set de permisiuni asociate care specifică ceea ce pot vedea și ce acțiuni pot întreprinde utilizatorii alocați în contul dumneavoastră. De exemplu, puteți crea un rol de Generator facturi pentru persoanele care tratează comenzile de aprovizionare de intrare și creează facturi. Utilizatorii pot avea mai multe roluri aferente, în funcție de sarcinile pe care trebuie să le efectueze.

Toți utilizatorii au acces la pagina Contul meu, care conține informații de contact de bază și o setare de limbă preferată pentru respectivul utilizator. Fiecare permisiune oferă acces utilizatorilor la zone suplimentare din contul companiei dumneavoastră. Permisiunile controlează și tipurile de notificări pe care le pot configura respectivii utilizatori.

Pentru a furniza acces la persoane suplimentare din compania dumneavoastră:

1. În colțul din dreapta sus al aplicației, faceți clic pe [inițialele utilizatorului] > Setări și selectați Utilizatori.
2. Mai întâi creați roluri și apoi creați conturi de utilizator pentru a aloca aceste roluri. 

Sugestii:

• Puteți crea maximum 10 roluri particularizate.
• Administratorii de conturi pot reseta parolele pentru utilizatorii care și-au uitat parola. Dacă aveți o îngrijorare legată de securitatea contului unui utilizator, puteți forța resetarea parolei utilizatorului respectiv. Pentru a reseta parola unui utilizator, editați utilizatorul și faceți clic pe  Resetare parolă.
• Înainte de a putea șterge un rol, trebuie să realocați utilizatorii asociați la un rol diferit. Nu puteți șterge rolurile care sunt în prezent alocate la utilizatori.
• Când angajații părăsesc compania dumneavoastră sau își schimbă posturile și nu mai au nevoie de contul de utilizator, vă recomandăm fie să ștergeți utilizatorul, fie să realocați conectarea utilizatorului la altă persoană. Dacă realocați conectarea, păstrați configurarea și datele utilizatorului.

Etapa 6: Decideți ce adrese de e-mail trebuie să primească comenzi ferme și alte documente de la clientul dumneavoastră

Puteți introduce adrese de e-mail pentru a primi e-mailuri cu comenzi ferme de la clienți. Puteți, de asemenea, să configurați adrese de e-mail pentru alte tipuri de documente, cum ar fi propuneri de plată și expedieri de plăți.

Cu un cont standard, puteți alege doar E-mail ca metodă de dirijare pentru documentele pe care le primiți de la clienți. Puteți efectua upgrade la un cont de întreprindere în orice moment pentru a câștiga beneficiul de a specifica alte metode de dirijare, precum Fax, cXML sau EDI. Puteți selecta metode de dirijare pentru documentele de intrare dacă sunteți administrator sau dacă aveți permisiunea de Configurare tranzacție.

Pentru a vă asigura că persoanele potrivite sunt notificate în legătură cu documentele de la clientul dumneavoastră:

1. În colțul din dreapta sus al aplicației, faceți clic pe [inițialele utilizatorului] > Setări și selectați Dirijarea comenzilor electronice.
2. Configurați adresele de e-mail pentru fiecare dintre tipurile de documente.

Sugestii:

• Fiecare mesaj de e-mail conține atât un mesaj cu text simplu, cât și un mesaj duplicat în format HTML. Pentru rezultate optime de aspect, asigurați-vă că destinatarul utilizează un cititor de e-mail-uri compatibil cu HTML.
• Dacă doriți să primiți comenzi ca mesaje de e-mail și organizația dumneavoastră utilizează software pentru a bloca mesaje de e-mail nedorite, trebuie să îl configurați pentru a permite mesaje de la SAP Business Network. SAP Business Network utilizează următoarea adresă ca adresa sa de e-mail De la: ordersender-prod@ansmtp.ariba.com.
• Dacă veți lipsi de la birou, puteți utiliza funcția de răspuns automat al clientului dumneavoastră de e-mail („Absent de la birou” sau concediu) pentru a răspunde la comenzi. Includeți una dintre sintagmele următoare în mesajele cu răspuns automat pentru a împiedica neexpedierea comenzilor noi la casetele de mail cu o funcție de răspuns automat:
  
  Absent de la birou
  OOTO
  În concediu
  în vacanță
  plecat din oraș
  plecat de la birou
  plecat până la
  plecat din țară
  sunt la o întâlnire în afara biroului
  
  Când SAP Business Network detectează un răspuns automat care conține una din aceste trei sintagme, acesta indică faptul că a primit răspunsul automat în jurnalul istoricului de comenzi, ceea ce împiedică mutarea comenzii la starea Nereușit.

Etapa 7: Configurați-vă informațiile de plată și bancare

Clienții dumneavoastră utilizează adresele dumneavoastră de expediere a plăților pentru a expedia plata în format electronic sau pe e-mail. Puteți specifica mai multe adrese de expediere a plăților și preferințe pentru metodele de plată.

SAP Business Network prezintă informațiile dumneavoastră despre expedierea plăților în secțiunea Adresa de expediere a plății pentru facturile pe care le creați. Clienții dumneavoastră pot de asemenea vedea aceste informații când vizualizează informațiile despre profilul companiei dumneavoastră.

Unii clienți s-ar putea să vă solicite să includeți detaliile contului bancar pe facturi. Dacă este necesar, SAP Business Network include automat pe facturi valorile dumneavoastră de Număr de cont bancar și Codul băncii.

Pentru a salva detaliile dumneavoastră de expediere a plăților în contul dumneavoastră pentru utilizare pe facturi:

1. În colțul din dreapta sus al aplicației, faceți clic pe [inițialele utilizatorului] > Setări și selectați Expedieri de plăți.
2. (Opțional) Puteți crea reguli pentru a accepta automat ofertele de plată anticipată de la clienții dumneavoastră. SAP Business Network compară ofertele de plată anticipată pe care le primiți de la clienții dumneavoastră cu regulile dumneavoastră de acceptare automată și acceptă ofertele care îndeplinesc toate criteriile de regulă predefinite.

Etapa 8: Revizuiți regulile de tranzacție ale clientului dumneavoastră

Este important să vă familiarizați cu regulile de tranzacție ale clientului dumneavoastră pentru a ști care sunt cerințele acestuia. De exemplu, clientul dumneavoastră vă solicită să creați o confirmare de comandă înainte de a crea o factură pentru o comandă de aprovizionare? Sau clientul dumneavoastră vă permite să antedatați facturile?

Dacă înțelegeți regulile de tranzacție ale clientului dumneavoastră, poate fi redus numărul de erori pe care le primiți la crearea unei facturi și reduce șansele de respingere a facturilor.

Notă: Dacă vă înregistrați contul fără o invitație de la un client, nu veți putea vedea opțiunea Relații cu clienții. În acest caz, trebuie să contactați clientul dumneavoastră în afara SAP Business Network pentru a-i cere să vă adauge ca furnizor.

Etapa 9: Revizuiți celelalte zone de configurare pentru precizie

Dirijarea facturilor electronice: Configurați adresele de e-mail pentru a primi notificări aferente pentru facturi, cum ar fi atunci când este respinsă o factură sau când este actualizată situația unei facturi. Puteți, de asemenea, să introduceți informațiile dumneavoastră fiscale în această secțiune.

Ierarhie de conturi: În cazul în care compania dumneavoastră are mai mult de un cont SAP Business Network, le puteți corela într-o ierarhie de conturi supraordonată-subordonată. Aceasta poate ajuta la reducerea întreținerii necesare pentru a actualiza mai multe conturi.

Abonamente la servicii: Abonamentele SAP Business Network furnizează beneficii și caracteristici care îmbunătățesc interacțiunile companiei dumneavoastră cu clienții dumneavoastră. Această secțiune se aplică doar dacă efectuați upgrade la un cont de întreprindere. Conturile standard sunt cu utilizare gratuită.