Po zarejestrowaniu swojego konta SAP Business Network w wersji Standard zalecamy przejrzenie i zaktualizowanie wszystkich wymienionych poniżej obszarów Twojego konta w celu upewnienia się, że Twoja firma jest gotowa do realizacji transakcji z klientem. Dbanie na bieżąco o aktualność danych również zwiększa szanse pozyskania nowego klienta za pośrednictwem SAP Business Network Discovery.

Krok 1: Dostosuj kafelki akcji dla swojego obszaru roboczego

Kafelki pulpitu umożliwiają szybki wgląd w dokumenty opracowywane podczas realizacji transakcji z klientem, takie jak odrzucone faktury. Możesz dodawać lub usuwać kafelki czynności, które pokazują się w obszarze roboczym na Twoim koncie SAP Business Network w wersji Standard. 

Aby dostosować kafelki:

1. Przejdź do karty Obszar roboczy.
2. W części strony po prawej wybierz opcję Dostosuj.
3. Zaznaczaj i usuwaj kafelki czynności według potrzeb. Możesz także przesuwać i upuszczać wybrane kafelki w celu przeorganizowania kolejności, w jakiej wyświetlają się na pulpicie.
4. Kliknij opcję Zastosuj, aby zapisać zmiany.

Krok 2: Zaktualizuj informacje o koncie użytkownika

W celu zaktualizowania informacji dotyczących użytkownika:

1. W prawym górnym rogu aplikacji kliknij [inicjały użytkownika] > Moje konto.
2. Wprowadź dane osobowe oraz ustawienia preferowanego języka, strefy czasowej i waluty.
   
   Uwaga: Domyślnie, organizacje nabywców mogą widzieć nazwisko administratora swojego konta, jego numer telefonu i adres e-mail. Jeśli jesteś administratorem konta, możesz kliknąć opcję Ukryj moje kontaktowe dane osobowe w sekcji Dane kontaktowe — preferencje, aby ukryć te informacje przed organizacjami innymi niż te, z którymi utrzymujesz relacje klienckie w SAP Business Network.
   
   
3. Zaktualizuj informacje na karcie Ustawienia mobilne. Jeśli zainstalujesz aplikację mobilną SAP Ariba Supplier i będziesz mieć dostęp do swojego konta SAP Business Network w wersji Standard z urządzenia mobilnego, ten obszar pozwoli Ci na skonfigurowanie preferencji dotyczących aplikacji mobilnej.
   
   Uwaga: Obszar ten będzie widoczny wyłącznie wtedy, jeśli na urządzeniu mobilnym masz zainstalowaną aplikację mobilną SAP Business Network Supplier i została ona użyta w celu uzyskania dostępu do konta.
   
   
4. Kliknij Zapisz.

Krok 3: Zaktualizuj profil swojej firmy

Masz jeden profil firmy, który jest współdzielony w SAP Business Network, SAP Business Network Discovery, SAP Ariba Sourcing oraz SAP Ariba Contracts. Możesz opracować jeden profil firmy dla wszystkich relacji z klientami, używając w tym celu jednego konta. Domyślnie, Twój profil konta są widoczne dla wszystkich relacji z potencjalnymi i obecnymi klientami.

Aby móc przeglądać i aktualizować informacje o profilu firmy, musisz mieć uprawnienie Informacje o firmie.

Aby zaktualizować ustawienia swojej firmy:

1. W prawym górnym rogu aplikacji kliknij [inicjały użytkownika] > Profil firmy.
2. Stamtąd możesz zaktualizować informacje w każdym z obszarów profilu:
   • W prawej górnej części sekcji, w której wyświetlane są informacje o firmie (po najechaniu kursorem powinien pojawić się napis Edytuj informacje o firmie), kliknij ikonę ołówka po prawej stronie, aby edytować informacje o firmie, takie jak nazwa firmy, adres URL witryny, numer DUNS, adres i rodzaj działalności.
   • W sekcji zawierającej Kategorie produktów i usług kliknij ikonę ołówka po prawej stronie, aby dodać kategorie produktów i usług, miejsca dostawy lub świadczenia usług oraz branże obsługiwane przez Twoją firmę. Możesz szukać powiadomień dotyczących szans biznesowych na podstawie wybieranych typów produktów i usług. Jeśli dostarczasz produkty i świadczysz usługi, które nie odpowiadają dostępnym typom produktów i usług, możesz zaproponować nowe typy, które będą lepiej opisywały Twoją ofertę.
   • Kliknij Poświadczenia, aby skonfigurować certyfikaty różnicowania firmy, takie jak Małe przedsiębiorstwo należące do podmiotu w niekorzystnym położeniu lub Firma należąca do przedstawiciela mniejszości. Aktualni klienci mogą zobaczyć te certyfikacje w profilu Twojej firmy, potencjalni zaś – mogą szukać na ich podstawie dostawców.
   • Kliknij Ratingi zrównoważonego rozwoju, aby dodać ratingi zrównoważonego rozwoju w celu podkreślenia sposobu zarządzania ryzykiem dla klientów. 
   • Kliknij Dodatkowe adresy z lewej strony, aby dodać dodatkowe adresy firmy.
   • Kliknij Informacje biznesowe z lewej strony, aby wprowadzić informacje ogólne i podatkowe o firmie.
   • Kliknij Kontakty, aby dodać szczegółowe dane kontaktowe firmy.
   • Kliknij kartę Dodatkowe dokumenty, aby załączyć lub wyświetlić dokumenty istotne dla profilu firmy. Domyślnie, na tej karcie wyświetlają się wszelkie dokumenty wymagane w kraju, w którym prowadzisz działalności.
   • Kliknij Oceny, aby przeprowadzić oceny.
   • W sekcji Materiały marketingowe kliknij ikonę ołówka po prawej stronie, aby dodać załączniki prezentujące Twoją firmę, w tym prezentacje klientów, studia przypadków i łącza ułatwiające nabywcom uzyskanie dodatkowych informacji o Twojej firmie. 
   • W sekcji Słowa kluczowe firmy kliknij ikonę ołówka z prawej strony, aby wprowadzić słowa kluczowe do wyszukania, które ułatwią znalezienie Twojej firmy.
   • Kliknij łącze Opcje > Ustawienia profilu, aby określić, ile informacji poza podstawowymi informacjami o firmie jest widocznych dla obecnych i potencjalnych klientów.
     
     Wskazówka: Nie musisz zrealizować 100% kompletności publicznego profilu, aby mieć możliwość prowadzenia transakcji z klientami, lecz jeśli starasz się pozyskać nowe firmy, najlepiej jest wypełnić jak najwięcej pól.
     
     
3. Kliknij Zapisz.

Krok 4: Skonfiguruj, jakiego rodzaju powiadomienia chcesz otrzymywać

Możesz ustawić preferencje dotyczące powiadomień w celu wskazania zdarzeń, o których chcesz być informowany. Możesz wyświetlać ustawienia powiadomień oraz nimi zarządzać w zależności od przydzielonych Ci uprawnień do konta użytkownika. Skontaktuj się z administratorem konta, jeśli potrzebujesz dodatkowej pomocy przy ustawianiu preferencji dotyczących powiadomień.

Aby skonfigurować powiadomienia, postępuj zgodnie z poniższą instrukcją:

1. W prawym górnym rogu aplikacji kliknij [inicjały użytkownika] > Ustawienia i wybierz opcję Powiadomienia.
2. Zaznacz pole wyboru dla każdego rodzaju powiadomienia, jaki chcesz otrzymywać i wprowadź maksymalnie trzy adresy e-mail oddzielone przecinkami.
   
   Wskazówka: Aby móc wysyłać powiadomienia jednego rodzaju na więcej niż trzy adresy e-mail, utwórz listę dystrybucyjną w swoim systemie poczty elektronicznej i wprowadź jej nazwę w odpowiednim polu na stronie Powiadomienia.
   
   
3.  Kliknij Zapisz.

Krok 5: Ustaw dodatkowych użytkowników z dostępem do konta standardowego Twojej firmy

Jeśli jesteś administratorem konta Twojej firmy, możesz tworzyć użytkowników i przypisywać do nich role, tak by mogli wykonywać różne działania na koncie SAP Business Network w wersji Standard.

Każda rola ma unikalną nazwę i zestaw powiązanych uprawnień, które wskazują treści, jakie przypisani użytkownicy mogą oglądać i działania, jakie mogą wykonywać na Twoim koncie. Przykładowo, możesz utworzyć rolę Generator faktur dla osób, które obsługują przychodzące zamówienia i tworzą faktury. Możesz mieć kilka powiązanych ról, w zależności od zadań wymagających wykonania.

Wszyscy użytkownicy mają dostęp do strony Moje konto zawierającej podstawowe dane kontaktowe i preferowane ustawienia języka dla tego konkretnego użytkownika. Każde uprawnienie daje użytkownikom dostęp do dodatkowych obszarów w ramach konta Twojej firmy. Uprawnienia sterują również rodzajami powiadomień, które użytkownicy mogą skonfigurować.

W celu zapewnienia dostępu dodatkowym osobom w Twojej firmie postępuj zgodnie z poniższą instrukcją:

1. W prawym górnym rogu aplikacji kliknij [inicjały użytkownika] > Ustawienia i wybierz opcję Użytkownicy.
2. Najpierw utwórz role, a następnie konta użytkowników, do których przypiszesz te role. 

Wskazówki:

• Możesz utworzyć maksymalnie 10 niestandardowych ról.
• Administratorzy konta mogą zresetować hasła użytkownikom, którzy je zapomnieli. Jeśli martwisz się o bezpieczeństwo konta użytkownika, możesz wymusić zresetowanie tego hasła użytkownika. Aby zresetować hasło użytkownika, przejdź do edycji użytkownika i kliknij opcję Zresetuj hasło.
• Rolę usunąć można dopiero po ponownym przypisaniu powiązanych użytkowników do innej roli. Nie można usuwać ról aktualnie przypisanych do użytkowników.
• Gdy pracownicy opuszczają firmę lub zmieniają stanowisko i nie potrzebują już swojego konta użytkownika, zaleca się usunięcie użytkownika lub ponowne przypisanie jego loginu innej osobie. Jeśli ponownie przypisujesz login, zachowujesz ustawienia i dane użytkownika.

Krok 6: Zdecyduj, na które adresy e-mail mają być otrzymywane zamówienia oraz inne dokumenty od Twojego klienta

Możesz wprowadzić adresy e-mail, na które będziesz otrzymywać wiadomości e-mail z zamówieniami od klientów. Możesz również skonfigurować adresy e-mail dla dokumentów innego rodzaju, takich jak propozycje płatności i powiadomienia o płatności.

W przypadku konta standardowego jako metodę przekazywania dokumentów otrzymywanych od klientów możesz wybrać jedynie opcję E-mail. W dowolnym czasie możesz rozszerzyć konto do wersji Enterprise, aby móc korzystać z innych metod przekazywania dokumentów, takich jak Faks, cXML lub EDI. Możesz wybrać metody przekazywania przychodzących dokumentów, pod warunkiem, że jesteś administratorem lub posiadasz uprawnienie Konfiguracja transakcji.

W celu zadbania o to, by o dokumentach od Twojego klienta powiadomione zostały właściwe osoby postępuj zgodnie z poniższą instrukcją:

1. W prawym górnym rogu aplikacji kliknij [inicjały użytkownika] > Ustawienia i wybierz opcję Elektroniczne przekazywanie zamówień.
2. Skonfiguruj adresy e-mail dla każdego rodzaju dokumentu.

Wskazówki:

• Każda wiadomość e-mail zawiera zarówno wiadomość w postaci zwykłego tekstu i wiadomość typu duplikat w formacie HTML. W celu uzyskania najlepszych efektów wizualnych, należy zadbać o to, by odbiorca korzystał z czytnika wiadomości e-mail rozpoznającego format HTML.
• Jeśli chcesz odbierać zamówienia w formie wiadomości e-mail, a Twoja organizacja używa oprogramowania do blokowania niechcianych wiadomości e-mail, musisz je skonfigurować w taki sposób, by zezwalało na odbieranie wiadomości z SAP Business Network. SAP Busiess Network używa następującego adresu jako adresu e-mail Od: ordersender-prod@ansmtp.ariba.com.
• Jeśli jesteś poza biurem, w celu wysyłania odpowiedzi na zlecenia możesz skorzystać z funkcji automatycznej odpowiedzi klienta dostępnej w poczcie elektronicznej („Poza biurem” lub „Na urlopie”). Aby zapobiec nieudanym wysyłkom nowych zamówień do skrzynek pocztowych przy użyciu funkcji automatycznej odpowiedzi, w automatycznie odsyłanych wiadomościach zawrzyj jedną z następujących fraz:
  
  Poza biurem
  OOTO
  Na urlopie
  Na urlopie
  Poza miastem
  Poza biurem
  Nieobecność do
  Poza krajem
  Na spotkaniu poza siedzibą firmy
  
  Gdy SAP Business Network wykryje automatyczną odpowiedź zawierającą jedną z tych fraz, wskaże w rejestrze historii otrzymanie automatycznej odpowiedzi, co zapobiegnie zmianie statusu zlecenia na Błąd.

Krok 7: Skonfiguruj informacje dotyczące płatności i dane banku

Twoi klienci używają adresów powiadomienia o płatności w celu wysłania płatności elektronicznie lub pocztą. Możesz określić kilka adresów powiadomień o płatności i preferencje dotyczące metody płatności.

SAP Business Network pokazuje informacje dotyczące adresu do powiadomień o płatności w sekcji Odbiorca płatności na tworzonych przez Ciebie fakturach. Te informacje są widoczne dla Twoich klientów również podczas przeglądania informacji o profilu Twojej firmy.

Niektórzy klienci mogą wymagać umieszczenia na fakturach szczegółowych informacji dotyczących konta bankowego. W razie potrzeby SAP Business Network automatycznie umieszcza na fakturach Nr rachunku bankowego oraz Identyfikator banku.

Aby zapisać szczegóły powiadomienia o płatności na swoim koncie w celu wykorzystania ich na fakturach:

1. W prawym górnym rogu aplikacji kliknij [inicjały użytkownika] > Ustawienia i wybierz opcję Powiadomienia o płatności.
2. (Opcjonalnie) Możesz utworzyć reguły automatycznego akceptowania ofert przedterminowych płatności od swoich klientów. SAP Business Network porównuje oferty płatności przedterminowych otrzymane od klientów z regułami automatycznej akceptacji i akceptuje te oferty, które spełniają wszystkie predefiniowane kryteria reguły.

Krok 8: Sprawdź reguły transakcji klienta dotyczące transakcji

Ważne jest, aby zapoznać się z regułami klienta dotyczącymi transakcji i wiedzieć, jakie mają wymagania. Przykładowo, czy Twój klient potrzebuje utworzyć potwierdzenie zlecenia zanim przystąpi do tworzenia faktury na podstawie zamówienia? Albo, czy Twój klient zezwala na wsteczne datowanie faktur?

Zrozumienie reguł klienta dotyczących transakcji pomoże zredukować ilość błędów, jakie zdarzają się podczas tworzenia faktury i zmniejszyć ryzyko odrzucenia faktury.

Uwaga: W przypadku rejestracji konta bez zaproszenia od klienta opcja Relacje z klientami jest niewidoczna. W tym przypadku należy skontaktować się z klientem poza środowiskiem SAP Business Network z prośbą o dodanie Twojej firmy jako jednego z dostawców.

Krok 9: Sprawdź obszary konfiguracji pod kątem dokładności

Elektroniczne przekazywanie faktur: Skonfiguruj adresy e-mail, tak by otrzymywać powiadomienia związane z fakturami, takie jak godzina odrzucenia faktury lub zaktualizowania jej statusu. W tej sekcji możesz również wprowadzać swoje informacje o podatku.

Hierarchia kont: Jeśli Twoja firma ma więcej niż jedno konto SAP Business Network, możesz je powiązać w hierarchię kont nadrzędnych-podrzędnych. Pozwoli to zredukować nakład pracy konieczny w celu aktualizowania wielu kont.

Subskrypcje usług: Subskrypcje SAP Business Network zapewniają korzyści i funkcje, które usprawniają interakcje firmy z klientami. Ta sekcja ma zastosowanie tylko wtedy, gdy rozszerzysz konto do wersji Enterprise. Konta w wersji Standard są bezpłatne.