Når du har registrert SAP Business Network-standardkontoen, anbefaler vi at du går gjennom og oppdaterer alle de følgende områdene av kontoen, slik at du kan forsikre deg om at bedriften er klar til å samhandle med kunden. Hvis du holder kontoinformasjonen oppdatert, blir det også enklere å finne nye forretningsmuligheter via SAP Business Network Discovery.

Trinn 1: Tilpasse handlingsflisene på arbeidsbenken

Med dashbordfliser kan du ta en rask titt på dokumenter som er relevant for deg og kunden, for eksempel avviste fakturaer. Du kan legge til eller fjerne handlingsflisene som vises på arbeidsbenken i SAP Business Network-standardkontoen. 

Slik tilpasser du flisene:

1. Gå til fanearket Workbench (Arbeidsbenk).
2. På høyre side av siden velger du Customize (Tilpass).
3. Velg og fjern handlingsfliser etter behov. Du kan også dra og slippe valgte fliser slik at du endrer rekkefølgen de vises i på dashbordet.
4. Klikk på Apply (Bruk) når du vil lagre endringene.

Trinn 2: Oppdatere brukerkontoinformasjonen

Slik oppdaterer du brukerinformasjonen:

1. Øverst til høyre i applikasjonen klikker du på [brukerinitialer] > My Account (Min konto).
2. Oppgi personlig informasjon i tillegg til innstillingene for foretrukket språk, tidssone og valuta.
   
   Merknad: Som standard kan kjøperorganisasjoner se navnet, telefonnummeret og e-postadressen til kontoadministratoren. Hvis du administrator for kontoen, kan du klikke på Skjul min personlige kontaktinformasjon i området Innstillinger for kontaktinformasjon slik at du skjuler personlig kontaktinformasjon fra andre organisasjoner enn dem du har et kundeforhold til i SAP Business Network.
   
   
3. Oppdater informasjonen på fanearket Mobile Settings (Mobilinnstillinger). Hvis du velger å installere SAP Business Network Supplier Mobile App og få tilgang til SAP Business Network-standardkontoen fra din mobilenhet, kan du bruke dette området til å konfigurere innstillingene for mobilappen.
   
   Merk: Du kan bare se dette området hvis du har installert mobilappen SAP Business Network Supplier på mobilenheten og har tilgang til kontoen via appen.
   
   
4. Klikk på Save (Lagre).

Trinn 3: Oppdatere firmaets profil

Du har en én bedriftsprofil som deles mellom SAP Business Network, SAP Business Network Discovery, SAP Ariba Sourcing og SAP Ariba Contracts. Du kan bruke en enkeltfirmaprofil for alle kundeforholdene dine fra én konto. Som standard er firmaprofilen synlig for alle potensielle og eksisterende kundeforhold.

Du må ha tillatelsen Bedriftsinformasjon for å kunne gå gjennom og oppdatere bedriftsprofilinformasjonen.

Slik oppdaterer du firmainnstillingene:

1. Øverst til høyre i applikasjonen klikker du på [brukerinitialer] > Company Profile (Bedriftsprofil).
2. Herfra kan du oppdatere informasjonen i hvert av profilområdene:
   • Øverst til høyre i området der bedriftsinformasjonen vises (det skal stå Rediger bedriftsinformasjon når du holder markøren over), klikker du på blyantikonet helt til høyre for å redigere bedriftsinformasjon som navnet på bedriften, URL-adressen til nettstedet, DUNS-nummer, adresse og forretningstype.
   • I området som inneholder Produkt- og tjenestekategorier, klikker du på blyantikonet helt til høyre for å legge til produkt- og tjenestekategorier, leverings- eller tjenestesteder og bransjene bedriften betjener. Du kan motta meldinger om forretningsmuligheter basert på produkt- og tjenestekategoriene du velger. Hvis du leverer produkter og tjenester som ikke tilsvarer eksisterende produkt- og tjenestekategorier, kan du foreslå nye kategorier som beskriver tilbudene dine på en bedre måte.
   • Klikk på Påloggingsinformasjon for å konfigurere firmaets mangfoldssertifiseringer, som Liten, vanskeligstilt bedrift eller Minoritetseid bedrift. Eksisterende kunder kan se disse sertifiseringene i firmaprofilen, og potensielle kunder kan søke etter leverandører basert på disse sertifiseringene.
   • Klikk på Bærekraftsrangeringer for å legge til bærekraftsrangeringer for å fremheve for kundene hvordan bedriften håndterer risiko. 
   • Klikk på Tilleggsadresser til venstre på siden hvis bedriften har flere adresser som du vil legge til.
   • Klikk på Forretningsinformasjon til venstre på siden for å angi generell forretnings- og regnskapsinformasjon om bedriften.
   • Klikk på Kontakter for å legge til detaljert kontaktinformasjon for bedriften.
   • Klikk på fanearket Tilleggsdokumenter for å legge ved eller vise dokumenter som er relevante for bedriftsprofilen. Som standard vises alle dokumenter som er obligatoriske i driftslandet, på dette fanearket.
   • Klikk på Vurderinger for å fullføre vurderinger.
   • I området Markedsføringsmateriale klikker du på blyantikonet helt til høyre for å legge til vedlegg for å presentere bedriften, inkludert kundepresentasjoner, kasusstudier og koblinger som gjør det enkelt for kjøpere å lære mer om bedriften. 
   • I området Bedriftsnøkkelord klikker du på blyantikonet helt til høyre for å legge inn nøkkelord som gjør bedriften enklere å finne.
   • Klikk på Alternativer> Profilinnstillinger for å definere hvor mye informasjon, i tillegg til basisinformasjonen om bedriften, som skal være synlig for eksisterende og potensielle kunder.
     
     Tips: Du trenger ikke å nå 100 % på måleren Public Profile Completeness (Ferdigstilling av offentlig profil) for å kunne samhandle med kunder, men hvis du prøver å finne nye forretningsområder, er det best å fylle ut så mange felt som mulig.
     
     
3. Klikk på Save (Lagre).

Trinn 4: Konfigurere hvilke meldinger du vil motta

Du kan definere meldingsinnstillinger slik at du oppgir hvilke hendelser du vil bli informert om. Meldingsinnstillingene du kan vise og administrere, avhenger av brukerkontotillatelsene. Ta kontakt med kontoadministratoren hvis du trenger mer hjelp til å oppgi meldingsinnstillinger.

Slik konfigurerer du meldingene:

1. Øverst til høyre i applikasjonen klikker du på [brukerinitialer] > Settings (Innstillinger) og velger Notifications (Meldinger).
2. Merk av i boksen for hver varslingstype du vil motta, og oppgi opptil tre e-postadresser, atskilt med komma.
   
   Tips: Hvis du vil sende én meldingstype til mer enn tre e-postadresser, oppretter du en distribusjonsliste i e-postsystemet, og oppgir navnet på denne distribusjonslisten i det riktige feltet på siden Notifications (Meldinger).
   
   
3.  Klikk på Save (Lagre).

Trinn 5: Definere tilleggsbrukere med tilgang til firmaets standardkonto

Hvis du er administrator av firmaets konto, kan du opprette brukere og tilordne roller til dem, slik at de kan utføre ulike aktiviteter i SAP Business Network-standardkontoen.

Hver rolle har et unikt navn og et sett av tilknyttede tillatelser som viser hva de tilordnede brukerne kan se og gjøre i kontoen. Du kan for eksempel opprette en fakturageneratorrolle for personer som håndterer innkommende innkjøpsordrer og oppretter fakturaer. Brukere kan ha flere relaterte roller, avhengig av oppgavene de må utføre.

Alle brukere har tilgang til siden My Account (Min konto), som inneholder grunnleggende kontaktinformasjon og en innstilling for foretrukket språk for den bestemte brukeren. Hver tillatelse gir brukere tilgang til tilleggsområder i firmaets konto. Tillatelser styrer også hvilke typer meldinger denne brukeren kan konfigurere.

Slik gir du tilgang til andre personer i firmaet:

1. Øverst til høyre i applikasjonen klikker du på [brukerinitialer] > Settings (Innstillinger) og velger Users (Brukere).
2. Opprett roller først, og deretter oppretter du brukerkontoer som disse rollene skal tilordnes til. 

Tips:

• Du kan opprette maksimalt 10 kunderoller.
• Kontoadministratorer kan tilbakestille passord for brukere som glemmer passordet sitt. Hvis du har bekymringer om sikkerheten til en brukers konto, kan du fremtvinge en tilbakestilling av passordet til denne brukeren. Når du skal tilbakestille en brukers passord, redigerer du brukeren og klikker på Reset Password (Tilbakestill passord).
• Før du kan slette en rolle, må du tilordne brukere til en annen rolle. Du kan ikke slette roller som er tilordnet til brukere.
• Når ansatte forlater firmaet eller bytter jobb, og de ikke lenger trenger brukerkontoen, anbefaler vi at du enten sletter brukeren eller tilordner vedkommendes pålogging til en annen person. Hvis du tilordner påloggingen til andre, beholder du brukerens oppsett og data.

Trinn 6: Bestemme hvilken e-postadresse som skal motta innkjøpsordrer og andre dokumenter fra kunden

Du kan oppgi e-postadresser som skal motta innkjøpsordrer fra kunder. Du kan også konfigurere e-postadresser for andre dokumenttyper, som betalingsforslag og remitteringer.

Med en Standard-konto kan du velge bare Email (E-post) som rutingmetode for dokumenter du mottar fra kunder. Du kan når som helst oppgradere til en Enterprise-konto slik at du kan utnytte fordelene med å angi andre rutingmetoder, som Faz (Faks), cXML eller EDI. Du kan velge rutingmetoder for innkommende dokumenter hvis du er administrator eller hvis du har tillatelsen Transaction Configuration (Transaksjonskonfigurasjon).

Slik forsikrer du deg om at riktige personer blir varslet om dokumenter fra kunden:

1. Øverst til høyre i applikasjonen klikker du på [brukerinitialer] > Settings (Innstillinger) og velger Electronic Order Routing (Elektronisk ordreruting).
2. Konfigurer e-postadresser for hver av dokumenttypene.

Tips:

• Hver e-postmelding inneholder både en melding med vanlig tekst og en duplisert melding i HTML-format. Resultatet ser best ut hvis brukeren har en e-postleser som håndterer HTML-format.
• Hvis du vil motta ordrer via e-post, og organisasjonen din bruker programvare som blokkerer uønskede e-postmeldinger, må du konfigurere den til å tillate meldinger fra SAP Business Network. SAP Business Network bruker følgende e-postadresse som fra-adresse: ordersender-prod@ansmtp.ariba.com.
• Hvis du skal være borte fra kontoret, kan du bruke e-postklientens funksjon for automatisk svar (fraværende eller ferie) som svar på ordrer. Ta med ett av de følgende uttrykkene i automatiske svarmeldinger for å forhindre at nye ordrer ikke kommer frem til e-postadresser som har funksjonen med automatisk svar:
  
  Fraværende (Out of office)
  OOTO
  På ferie (On vacation)
  fri (on holiday)
  bortreist (out of town)
  ikke på kontoret (away from the office)
  borte til (away until)
  i utlandet (out of the country)
  møte utenfor kontoret (at an off site meeting)
  
  Når SAP Business Network oppdager et automatisk svar som inneholder ett av disse uttrykkene, registreres det i ordrehistorikken at det kom et automatisk svar, noe som hindrer at ordren får statusen Mislykket.

Trinn 7: Konfigurere betalings- og bankinformasjon

Kundene dine bruker remitteringsadresser til å sende betaling elektronisk eller via e-post. Du kan oppgi flere remitteringsadresser og innstillinger for betalingsmetode.

SAP Business Network viser informasjon om remitteringsadresse i området Betalingsmottaker på fakturaene du oppretter. Kundene kan også se denne informasjonen når de viser firmaprofilinformasjonen din.

Noen kunder forventer at du tar med bankkontodetaljer på fakturaer. Hvis det er nødvendig, tar SAP Business Network automatisk med oppføringene Bankkontonummer og Bank-ID på fakturaer.

Slik lagrer du remitteringsdetaljer i kontoen til bruk på fakturaer:

1. Øverst til høyre i applikasjonen klikker du på [brukerinitialer] > Settings (Innstillinger) og velger Remittances (Remitteringer).
2. (Valgfritt) Du kan opprette regler for å godta tilbud om tidlig betaling fra kundene automatisk. SAP Business Network sammenligner tilbudene om tidlig betaling du mottar fra kundene, med reglene for automatisk godkjenning, og godtar tilbud som oppfyller alle de forhåndsdefinerte regelkriteriene.

Trinn 8: Gå gjennom kundens transaksjonsregler

Det er viktig at du gjør deg kjent med kundens transaksjonsregler slik at du vet hva de forventer. Forventer kunden for eksempel at du oppretter en kundebekreftelse før du oppretter en faktura mot innkjøpsordren? Eller tillater kunden at du tilbakedaterer fakturaer?

Hvis du forstår kundens transaksjonsregler, kan det redusere antall feil du får når du oppretter en faktura, og redusere muligheten for at fakturaen blir avvist.

Merk: Hvis du registrerte kontoen din uten en invitasjon fra en kunde, vil du ikke se alternativet Kunderelasjoner. I så fall må du kontakte kunden utenfor SAP Business Network og be om å bli lagt til som en av leverandørene deres.

Trinn 9: Gå gjennom andre konfigurasjonsområder for nøyaktighet

Electronic Invoice Routing (Elektronisk fakturaruting): Konfigurer e-postadresser som skal motta meldinger om fakturaer, som når en faktura blir avvist, eller når statusen for en faktura blir oppdatert. Du kan også oppgi skatteinformasjonen din i dette området.

Account Hierarchy (Kontohierarki): Hvis bedriften har mer enn én SAP Business Network-konto, kan du koble dem sammen i et kontohierarki av typen overordnet-underordnet. Dette kan bidra til å redusere det nødvendige vedlikeholdet for å oppdatere flere kontoer.

Service Subscriptions (Tjenesteabonnementer): SAP Business Network-abonnementer har fordeler og funksjoner som forbedrer bedriftens samhandling med kundene. Denne delen gjelder bare hvis du oppgraderer til en Enterprise-konto. Det er gratis å bruke Standard-kontoer.