Αφού εγγραφτείτε στον Βασικό λογαριασμό του SAP Business Network, θα πρέπει να ελέγξετε και να ενημερώσετε όλες τις παρακάτω περιοχές του λογαριασμού σας για να βεβαιωθείτε ότι η εταιρία σας είναι έτοιμη να πραγματοποιήσει συναλλαγές με τον πελάτη σας. Αν παραμένετε ενημερωμένοι, αυξάνετε τις πιθανότητες να βρείτε νέους πελάτες μέσω του SAP Business Network Discovery.

Βήμα 1: Προσαρμόστε τα πλακίδια ενέργειας στο πεδίο ερργασίας σας.

Τα πλακίδια αυτά σας παρέχουν μία σύντομη ματιά στις εγγραφές που αφορούν σε συναλλαγές με τον πελάτη σας, όπως τα απορριφθέντα τιμολόγια. Μπορείτε να προσθέσετε ή να διαγράψετε τα πλακίδια ενεργειών που εμφανίζονται στο Πεδίο Εργασίας στον Βασικό λογαριασμό του SAP Business Network. 

Για να προσαρμόσετε τα πλακίδιά σας:

1. Επιλέξτε την καρτέλα Πεδίο Εργασίας .
2. Στην δεξιά πλευρά της σελίδας, επιλέξτε Προσαρμογή.
3. Επιλέξτε και διαγράψτε πλακίδια ενεργειών όπως θέλετε. Μπορείτε επίσης να σύρετε και αποθέσετε τα επιλεγμένα πλακίδιά σας για να αναδιοργανώσετε την σειρά με την οποία εμφανίζονται στον πίνακα εργαλείων σας.
4. Πατήστε Εφαρμογή για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας.

Βήμα 2: Ενημερώστε τις πληροφορίες λογαριασμού χρήστη σας

Για να ενημερώσετε τις πληροφορίες χρήστη σας:

1. Στην πάνω δεξιά γωνία της εφαρμογής, πατήστε [αρχικά χρήστη] > Ο Λογαριασμός Μου.
2. Εισάγετε τα προσωπικά στοιχεία σας καθώς και ρυθμίσεις για την γλώσσα που θέλετε, την ζώνη ώρας και το νόμισμα.
   
   Σημείωση: Από προεπιλογή, οι οργανισμοί αγορών μπορούν να δουν το όνομα διαχειριστή του λογαριασμού σας, τον αριθμό τηλεφώνου και την διεύθυνση email. Αν είστε ο διαχειριστής του λογαριασμού, επιλέξτε Απόκρυψη των προσωπικών στοιχείων επικοινωνίας στην ενότητα Προτιμήσεις Στοιχείων Επικοινωνίας ώστε να μην εμφανίζονται τα προσωπικά στοιχεία επικοινωνίας σας σε οργανισμούς άλλους από αυτούς που αφορούν την πελατειακή σας σχέση με το SAP Business Network.
   
   
3. Ενημερώστε τις πληροφορίες στην καρτέλαΡυθμίσεις Κινητού. Αν επιλέξετε να εγκαταστήσετε την SAP Business Network Supplier Εφαρμογή για Κινητά και να έχετε πρόσβαση στον Βασικό λογαριασμό του SAP Business Network από το κινητό σας, αυτή η περιοχή σας επιτρέπει να διαμορφώσετε τις προτιμήσεις εφαρμογής του κινητού σας.
   
   Σημείωση: Μπορείτε να δείτε αυτή την περιοχή μόνο αν έχετε εγκατεστημένη την εφαρμογή κινητού SAP Business Network Supplier Εφαρμογή για Κινητά στο κινητό σας και έχετε πρόσβαση στον λογαριασμό σας μέσω της εφαρμογής.
   
   
4. Πατήστε Αποθήκευση.

Βήμα 3: Ενημερώστε το προφίλ της εταιρίας σας

Έχετε ένα προφίλ εταιρίας το οποίο είναι κοινό στα SAP Business Network, SAP Business Network Discovery, SAP Ariba Sourcing, και SAP Ariba Contracts. Μπορείτε να συντηρήσετε ένα προφίλ εταιρίας για όλες τις πελατειακές σας σχέσεις από έναν λογαριασμό. Από προεπιλογή, το προφίλ εταιρίας σας εμφανίζεται σε όλους τους πιθανούς καθώς και τους τρέχοντες πελάτες σας.

Πρέπει να διαθέτετε άδεια για τις Πληροφορίες Εταιρίας για να ελέγχετε και να ενημερώνετε τις πληροφορίες του προφίλ εταιρίας.

Για να ενημερώσετε τις ρυθμίσεις εταιρίας σας:

1. Στην πάνω δεξιά γωνία της εφαρμογής, πατήστε [αρχικά χρήστη] > Εταιρικό Προφίλ.
2. Από εδώ, μπορείτε να ενημερώσετε τις πληροφορίες σε κάθε περιοχή του προφίλ:
   • Στο πάνω δεξί μέρος της ενότητας όπου εμφανίζονται τα στοιχεία της εταιρείας σας (θα πρέπει να εμφανίζεται Επεξεργασία εταιρικών στοιχείων όπου μετακινείτε τον δρομέα), πατήστε στο εικονίδιο με το μολύβι στα δεξιά για να επεξεργαστείτε τα εταιρικά στοιχεία όπως επωνυμία εταιρείας, URL ιστότοπου, αριθμός DUNS, διεύθυνση και τύπος επιχείρησης.
   • Στην ενότητα που περιέχει Κατηγορίες Προϊόντος και Υπηρεσίας, πατήστε στο εικονίδιο με το μολύβι στα δεξιά για να προσθέσετε κατηγορίες προϊόντος και υπηρεσίας, τοποθεσίες υπηρεσίας ή παραλήπτη υλικών και κλάδους που εξυπηρετεί η εταιρεία σας. Θα λαμβάνετε ειδοποιήσεις για επιχειρηματικές ευκαιρίες με βάση τις κατηγορίες προϊόντος και υπηρεσίας που επιλέξατε. Αν παρέχετε προϊόντα και υπηρεσίες που δεν αντιστοιχούν στις υπάρχουσες κατηγορίες προϊόντων και υπηρεσιών, μπορείτε να προτείνετε νέες κατηγορίες που περιγράφουν καλύτερα τις προσφορές σας.
   • Πατήστε Διαπιστευτήρια για να διαμορφώσετε τις πιστοποιήσεις διαφορετικότητας της εταιρείας σας όπως Μικρή Επιχείρηση που Ανήκει σε Μειονεκτούντες ή Επιχείρηση που Ανήκει σε Μειονότητα. Οι τρέχοντες πελάτες μπορούν να δουν αυτές τις πιστοποιήσεις στο προφίλ εταιρίας σας και οι πιθανοί πελάτες να αναζητήσουν προμηθευτές με βάση αυτές τις πιστοποιήσεις.
   • Πατήστε Κριτικές Βιωσιμότητας για να προσθέσετε κριτικές βιωσιμότητας για να επισημάνετε τον τρόπο με τον οποίο διαχειρίζεστε τους κινδύνους στους πελάτες σας. 
   • Πατήστε Πρόσθετες Διευθύνσεις στα αριστερά της σελίδας για να προσθέσετε τυχόν νέες διευθύνσεις εταιρείας που μπορεί να έχετε.
   • Πατήστε Επιχειρηματικές Πληροφορίες στα αριστερά της σελίδας για να εισάγετε γενικές επιχειρηματικές και οικονομικές πληροφορίες για την εταιρεία σας.
   • Πατήστε Επαφές για να προσθέσετε λεπτομερείς πληροφορίες εταιρικής επαφής.
   • Πατήστε την καρτέλα Πρόσθετα Εγγραφα για να επισυνάψετε ή να εμφανίσετε έγγραφα που αφορούν στο προφίλ εταιρίας σας. Από προεπιλογή, εμφανίζονται σε αυτήν την καρτέλα όλα τα έγγραφα που απαιτούνται από την χώρα λειτουργίας.
   • Πατήστε Αξιολογήσεις για να ολοκληρώσετε τις αξιολογήσεις.
   • Στην ενότητα Εγγύηση Μάρκετινγκ , πατήστε το εικονίδιο με το μολύβι στα δεξιά για να προσθέσετε συνημμένα που παρουσιάζουν την εταιρεία σας, όπως παρουσιάσεις πελατών, case studies, και συνδέσμους για να διευκολυνθεί η πρόσβαση στην εταιρεία σας από τους αγοραστές. 
   • Στην ενότητα Λέξεις Κλειδιά Εταιρείας , πατήστε στο εικονίδιο με το μολύβι στα δεξιά για να εισάγετε λέξεις κλειδιά αναζήτησης ώστε να γίνει εύκολη η ανεύρεση της εταιρείας σας.
   • Πατήστε Επιλογές > Ρυθμίσεις προφίλ για να καθορίσετε πόσες πληροφορίες εκτός από τις βασικές που αφορούν την επιχείρησή σας θα εμφανίζονται σε υπάρχοντες και μελλοντικούς πελάτες.
     
     Συμβουλή: Δεν χρειάζεται να φθάσετε το 100% στο μέτρο Πληρότητα Κοινού Προφίλ για να συναλλάσσεστε με τους πελάτες, αλλά αν προσπαθείτε να βρείτε νέους πελάτες θα πρέπει να συμπληρώσετε όσα περισσότερα πεδία μπορείτε.
     
     
3. Πατήστε Αποθήκευση.

Βήμα 4: Διαμόρφωση των ειδοποιήσεων που θέλετε να λαμβάνετε

Μπορείτε να καθορίσετε προτιμήσεις ειδοποιήσεων για να καθορίσετε τα γεγονότα για τα οποία θέλετε να ενημερώνεστε. Οι ρυθμίσεις ειδοποιήσεων που μπορείτε να βλέπετε και να διαχειρίζεστε εξαρτώνται από τις άδειες λογαριασμού χρήστη σας. Αν χρειαστείτε προτιμήσεις ειδοποιήσεων ρύθμισης πρόσθετης βοήθειας, επικοινωνήστε με τον διαχειριστή λογαριασμού σας.

Για να διαμορφώσετε τις ειδοποιήσεις σας:

1. Στην πάνω δεξιά γωνία της εφαρμογής, πατήστε [αρχικά χρήστη] > Ρυθμίσεις και επιλέξτε Ειδοποιήσεις.
2. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου για κάθε τύπο ειδοποίησης που θέλετε να λαμβάνετε και εισάγετε μέχρι τρεις διευθύνσεις email, διαχωρισμένες με κόμμα.
   
   Συμβουλή: Για να στείλετε έναν τύπο ειδοποίησης σε περισσότερες από τρεις διευθύνσεις email, δημιουργήστε μία λίστα διανομής στο σύστημα email σας και εισάγετε το όνομα της λίστας διανομής στο κατάλληλο πεδίο στην σελίδα Ειδοποιήσεις.
   
   
3.  Πατήστε Αποθήκευση.

Βήμα 5: Διαμόρφωση πρόσθετων χρηστών με πρόσβαση στον Βασικό λογαριασμό της εταιρίας σας

Αν είστε ο διαχειριστής για τον λογαριασμό της εταιρίας σας, μπορείτε να δημιουργήσετε χρήστες και να αντιστοιχίσετε ρόλους σε αυτούς έτσι ώστε να μπορούν να εκτελούν διαφορετικές δραστηριότητες στον Βασικό λογαριασμό του SAP Business Network.

Κάθε ρόλος έχει ένα μοναδικό όνομα και ένα σύνολο σχετικών αδειών που καθορίζουν τι μπορούν να δουν οι αντιστοιχισμένοι χρήστες και τι να κάνουν στον λογαριασμό σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν ρόλο Δημιουργός Τιμολογίου για ανθρώπους που διαχειρίζονται εισερχόμενες εντολές αγοράς και να δημιουργήσετε τιμολόγια. Οι χρήστες μπορούν να έχουν πολλούς σχετικούς ρόλους, ανάλογα με τις εργασίες που πρέπει να εκτελέσουν.

Όλοι οι χρήστες έχουν πρόσβαση στην σελίδα Ο Λογαριασμός Μου , η οποία περιέχει βασικές πληροφορίες επικοινωνίας και μία ρύθμιση για προτιμώμενη γλώσσα για τον συγκεκριμένο χρήστη. Κάθε άδεια παρέχει στους χρήστες πρόσβαση σε περισσότερες περιοχές του εταιρικού σας λογαριασμού. Οι άδειες ελέγχουν επίσης τους τύπους ειδοποιήσεων που μπορούν να διαμορφώσουν οι χρήστες.

Για να παρέχετε πρόσβαση σε περισσότερους υπαλλήλους στην εταιρία σας:

1. Στην πάνω δεξιά γωνία της εφαρμογής, πατήστε [αρχικά χρήστη] > Ρυθμίσεις και επιλέξτε Χρήστες.
2. Δημιουργήστε πρώτα ρόλους και μετά λογαριασμούς χρηστών για να αντιστοιχίσετε τους ρόλους αυτούς. 

Συμβουλές:

• Μπορείτε να δημιουργήσετε μέχρι 10 ρόλους πελάτη.
• Οι διαχειριστές λογαριασμού μπορούν να επανακαθορίσουν τους κωδικούς πρόσβασης για χρήστες που ξέχασαν τον κωδικό τους. Αν σας απασχολεί η ασφάλεια του κωδικού σας μπορείτε να ζητήσετε τον επανακαθορισμό του. Για να επανακαθορίσετε τον κωδικό πρόσβασης ενός χρήστη, επεξεργαστείτε τον χρήστη και πατήστε Επανακαθορισμός Κωδικού Πρόσβασης.
• Πριν διαγράψετε έναν ρόλο, πρέπει να αντιστοιχίσετε εκ νέου τους σχετικούς χρήστες με έναν διαφορετικό ρόλο. Δεν μπορείτε να διαγράψετε ρόλους που είναι αντιστοιχισμένοι σε χρήστες.
• Όταν οι υπάλληλοι αποχωρούν από την εταιρία ή αλλάζουν εργασία και δεν χρειάζονται πλέον τον λογαριασμό χρήστη τους, θα πρέπει να διαγράψετε τον χρήστη ή να αντιστοιχίσετε εκ νέου τον κωδικό σύνδεσης του χρήστη με έναν άλλο υπάλληλο. Αν αντιστοιχίσετε ξανά τον κωδικό σύνδεσης, παραμένουν ίδια τα δεδομένα και η διαμόρφωση χρήστη.

Βήμα 6: Αποφασίστε σε ποιες διευθύνσεις email θα στέλνει ο πελάτης σας τις εντολές αγοράς και λοιπά έγγραφα.

Μπορείτε να εισάγετε διευθύνσεις email για να λαμβάνετε email εντολών αγοράς από πελάτες. Μπορείτε επίσης να διαμορφώσετε διευθύνσεις email για άλλους τύπους εγγράφων όπως προτάσεις και εμβάσματα πληρωμής.

Με έναν Βασικό λογαριασμό, μπορείτε να επιλέξετε μόνο Email ως μέθοδο δρομολόγησης για έγγραφα που λαμβάνετε από πελάτες. Μπορείτε να αναβαθμίσετε τον λογαριασμό σας σε Επιχειρηματικό όποτε θέλετε για να επωφεληθείτε από άλλες μεθόδους δρομολόγησης όπως Φαξ, cXML, ή EDI. Μπορείτε να επιλέξετε μεθόδους δρομολόγησης για εισερχόμενα έγγραφα αν είστε διαχειριστής ή αν έχετε άδεια για Διαμόρφωση Συναλλαγών.

Για να βεβαιωθείτε ότι έχουν ειδοποιηθεί οι σωστοί υπάλληλοι για τα έγγραφα που έστειλε ο πελάτης:

1. Στην πάνω δεξιά γωνία της εφαρμογής πατήστε στα [αρχικά χρήστη] > Ρυθμίσεις και επιλέξτε Δρομολόγηση Ηλεκτρονικών Παραγγελιών.
2. Διαμόρφωση διευθύνσεων email για κάθε τύπο εγγράφου.

Συμβουλές:

• Κάθε μήνυμα email περιέχει ένα απλό κείμενο και ένα διπλό μήνυμα σε μορφή HTML. Για καλύτερα αποτελέσματα, βεβαιωθείτε ότι ο παραλήπτης χρησιμοποιεί έναν αναγνώστη email με ενεργό HTML.
• Αν θέλετε να λαμβάνετε παραγγελίες ως μηνύματα email και η εταιρία σας χρησιμοποιεί λογισμικό που κλειδώνει τα ανεπιθύμητα μηνύματα, θα πρέπει να κάνετε τις κατάλληλες ρυθμίσεις ώστε να επιτρέπονται τα μηνύματα από το SAP Business Network. Το SAP Busiess Network χρησιμοποιεί την παρακάτω διεύθυνση ως διεύθυνση email Αποστολέα: ordersender-prod@ansmtp.ariba.com.
• Αν είστε εκτός γραφείου μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την δυνατότητα αυτόματης απάντησης του mail σας (‘Βρίσκομαι εκτός γραφείου’ ή διακοπές) για να απαντάτε στις παραγγελίες. Συμπεριλάβετε μία από τις παρακάτω φράσεις στα μηνύματα αυτόματης απάντησης ώστε να μην υπάρξει αδυναμία αποστολής νέων παραγγελιών στην αλληλογραφία σας με ένα χαρακτηριστικό αυτόματης απάντησης:
  
  Είμαι εκτός γραφείου
  OOTO
  Είμαι σε διακοπές
  σε αργία
  εκτός της πόλης
  μακριά από το γραφείο
  μακριά μέχρι
  στο εξωτερικό
  σε μία συνάντηση εκτός γραφείου
  
  Οταν το SAP Business Network εντοπίσει μία αυτόματη απάντηση που περιλαμβάνει μία από τις προηγούμενες φράσεις, δείχνει ότι έλαβε την αυτόματη απάντηση στο ημερολόγιο ιστορικού παραγγελιών, που αποτρέπει την κατάσταση της παραγγελίας σε Απέτυχε .

Βήμα 7: Διαμόρφωση των τραπεζικών πληροφοριών και των πληροφοριών πληρωμής

Οι πελάτες σας χρησιμοποιούν τις διευθύνσεις εμβασμάτων για να στείλουν την πληρωμή ηλεκτρονικά ή με mail. Μπορείτε να καθορίσετε πολλές διευθύνσεις εμβασμάτων καθώς και προτιμήσεις μεθόδων πληρωμής.

Το SAP Business Network εμφανίζει τις πληροφορίες της διεύθυνσης εμβάσματος στην ενότητα Έμβασμα Σε στα τιμολόγια που δημιουργείτε. Οι πελάτες σας μπορούν επίσης να δουν αυτές τις πληροφορίες όταν προβάλλουν πληροφορίες του προφίλ εταιρίας σας.

Ορισμένοι πελάτες ίσως σας ζητήσουν να προσθέσετε στοιχεία τραπεζικού λογαριασμού στα τιμολόγια. Αν χρειαστεί, το SAP Business Network πειρλαμβάνει αυτόματα τις τιμές Αριθμός Τραπεζικού Λογαριασμού και ID Τράπεζας στα τιμολόγια.

Για να αποθηκεύσετε τα στοιχεία εμβάσματος στον λογαριασμό σας για χρήση στα τιμολόγια:

1. Στην πάνω δεξιά γωνία της εφαρμογής, πατήστε [αρχικά χρήστη] > Ρυθμίσεις και επιλέξτε Εμβάσματα.
2. (Προαιρετικό) Μπορείτε να δημιουργήσετε κανόνες για να αποδέχεστε προσφορές για έγκαιρη πληρωμή από πελάτες αυτόματα. Το SAP Business Network συγκρίνει τις προσφορές έγκαιρης πληρωμής που λαμβάνετε από τους πελάτες σας με τους κανόνες αυτόματης αποδοχής και αποδέχεται προσφορές που πληρούν όλα τα προκαθορισμένα κριτήρια κανόνων.

Βήμα 8: Ελέγξτε τους κανόνες συναλλαγών με τον πελάτη σας

Είναι σημαντικό να γνωρίζετε καλά τους κανόνες συναλλαγής με τον πελάτη σας έτσι ώστε να ξέρετε ποιες είναι οι απαιτήσεις του. Για παράδειγμα, ο πελάτης θέλει από εσάς να δημιουργήσετε μία επιβεβαίωση παραγγελίας πριν δημιουργήσετε ένα τιμολόγιο για μία εντολή αγοράς; Επίσης, ο πελάτης σας δέχεται τα προχρονοληγμένα τιμολόγια;

Η γνώση των κανόνων συναλλαγών με τον πελάτη μπορεί να μειώσει τον αριθμό των σφαλμάτων που μπορεί να προκύψουν όταν δημιουργείτε ένα τιμολόγιο και περιορίζει την πιθανότητα απόρριψης του τιμολογίου.

Σημείωση: Αν εγγραφήκατε στον λογαριασμό χωρίς πρόσκληση από τον πελάτη, δεν θα βλέπετε την επιλογή Πελατειακές Σχέσεις. Σε αυτήν την περίπτωση, πρέπει να επικοινωνήσετε με τον πελάτη εκτός του SAP Business Network για να του ζητήσετε να σας προσθέσει ως έναν από τους προμηθευτές του.

Βήμα 9: Ελέγξτε τις υπόλοιπες περιοχές διαμόρφωσης για ακρίβεια

Δρομολόγηση Ηλεκτρονικού Τιμολογίου: Διαμορφώστε διευθύνσεις email για να λαμβάνετε ειδοποιήσεις σχετικές με τιμολόγια, όπως για παράδειγμα όταν ένα τιμολόγιο απορρίπτεται ή όταν έχει ενημερωθεί η κατάστασή του. Μπορείτε επίσης να εισάγετε φορολογικές πληροφορίες σε αυτή την ενότητα.

Ιεραρχία Λογαριασμών: Αν η εταιρία σας έχει περισσότερους από έναν λογαριασμούς στο SAP Business Network, μπορείτε να τους συνδέσετε μεταξύ τους σε μία ιεραρχία λογαριασμών αρχικού-δευτερεύοντος. Αυτό μπορεί να βοηθήσει ώστε να μειωθεί η συντήρηση που απαιτείται γαι ενημέρωση πολλών λογαριασμών.

Συνδρομές Υπηρεσιών: Οι συνδρομές στο SAP Business Network παρέχουν οφέλη και χαρακτηριστικά που βελτιώνουν την επικοινωνία της εταιρίας σας με τους πελάτες. Αυτή η ενότητα ισχύει μόνο αν έχετε αναβαθμιστεί σε λογαριασμό σας σε Επιχειρηματικό. Οι Βασικοί λογαριασμοί χρησιμοποιούνται ελεύθερα.