Als u uw standaardaccount voor SAP Business Network hebt geregistreerd, wordt u aangeraden om de volgende onderdelen van uw account te bekijken en waar nodig bij te werken zodat u zeker weet dat uw bedrijf klaar is om zaken te doen met uw klant. Als u uw accountgegevens up-to-date houdt, verhoogt u ook de kans om nieuwe business te vinden via SAP Business Network Discovery.

Stap 1: Pas de actietegels op uw workbench aan.

Via dashboardtegels hebt u snel zicht op de documenten die u gebruikt om zaken te doen met uw klant (bijvoorbeeld: afgewezen facturen). U kunt in uw standaardaccount voor SAP Business Network actietegels aan uw workbench toevoegen en actietegels verwijderen. 

Ga als volgt te werk om uw tegels aan te passen:

1. Ga naar het tabblad Workbench.
2. Selecteer rechts op de pagina Aanpassen.
3. Selecteer en verwijder de gewenste actietegels. U kunt de geselecteerde tegels ook slepen en neerzetten om de weergavevolgorde op het dashboard te wijzigen.
4. Klik op Toepassenom uw wijzigingen op te slaan.

Stap 2: Werk de gegevens van uw gebruikersaccount bij.

Ga als volgt te werk om uw gebruikersgegevens bij te werken:

1. Klik in de rechterbovenhoek van de toepassing op [initialen van de gebruiker] > Mijn account.
2. Voer uw persoonlijke gegevens in en configureer de instellingen voor uw voorkeurstaal, tijdzone en valuta.
   
   Let op: Standaard kunnen inkooporganisaties de naam en het telefoonnummer en e-mailadres van uw accountbeheerder zien. Als u zelf de beheerder van de account bent, klikt u op Mijn persoonlijke contactgegevens verbergen in de sectie Voorkeuren contactinformatie om uw persoonlijke contactgegevens te verbergen voor andere organisaties dan de organisaties waarmee u een klantrelatie hebt op SAP Business Network.
   
   
3. Werk de gegevens bij op het tabblad Ariba Mobile-instellingen. Als u ervoor kiest om de mobiele app SAP Business Network te installeren en u opent uw standaardaccount voor SAP Business Network op uw mobiele apparaat, kunt u hier de voorkeuren van uw mobiele app configureren.
   
   Opmerking: U ziet deze sectie alleen als u de mobiele app SAP Business Network Supplier hebt geïnstalleerd op uw mobiele apparaat en uw account hebt geopend via de app.
   
   
4. Klik op Opslaan.

Stap 3: Werk uw bedrijfsprofiel bij.

U hebt één bedrijfsprofiel dat wordt gedeeld in SAP Business Network, SAP Business Network Discovery, SAP Business Network Sourcing en SAP Business Network Contracts. U kunt vanuit één account ook één bedrijfsprofiel onderhouden voor al uw klantrelaties. Standaard is uw bedrijfsprofiel zichtbaar voor alle potentiële en bestaande klantrelaties.

De toestemming Bedrijfsinformatie moet zijn toegewezen aan uw gebruiker om de gegevens voor uw bedrijfsprofiel te kunnen bekijken en bijwerken.

Ga als volgt te werk om uw bedrijfsinstellingen bij te werken:

1. Klik in de rechterbovenhoek van de toepassing op [initialen van de gebruiker] > Bedrijfsprofiel.
2. Vervolgens kunt u de gegevens bijwerken in elk van de profielonderdelen:
   • Rechtsboven in de sectie met uw bedrijfsinformatie (u ziet Bedrijfsinformatie bewerken wanneer u de muisaanwijzer erover beweegt) klikt u op het potloodpictogram uiterst rechts om uw bedrijfsinformatie te bewerken, zoals uw bedrijfsnaam, de URL van uw website, DUNS-nummer, adres en bedrijfssoort.
   • Klik in de sectie Product- en servicecategorieën op het potloodpictogram uiterst rechts om product- en servicecategorieën toe te voegen, evenals verzendadressen of servicelocaties en branches waarin uw bedrijf actief is. U kunt meldingen ontvangen over zakelijke mogelijkheden op basis van de gekozen product- en servicecategorieën. Als u producten en services opgeeft die niet vallen binnen de bestaande product- en servicecategorieën, kunt u nieuwe categorieën voorstellen die uw aanbod beter omschrijven.
   • Klik op Aanmeldgegevens om de diversiteitscertificeringen van uw bedrijf te configureren, zoals Klein benadeeld bedrijf of Onderneming met een minderheid als eigenaar. Bestaande klanten kunnen deze certificeringen zien op uw bedrijfsprofiel en potentiële klanten kunnen zoeken naar leveranciers op basis van deze certificeringen.
   • Klik op Duurzaamheidsscores om duurzaamheidsscores toe te voegen zodat u klanten kunnen zien hoe u met risico's omgaat. 
   • Klik op Extra adressen links op de pagina om eventuele extra bedrijfsadressen toe te voegen.
   • Klik op Bedrijfsinformatie links op de pagina om algemene bedrijfsgegevens en fiscale informatie van uw bedrijf in te voeren.
   • Klik op Contacten om uitgebreide gegeven van contactpersonen van uw bedrijf toe te voegen.
   • Klik op het tabblad Aanvullende documenten om documenten toe te voegen en te bekijken die relevant zijn voor uw bedrijfsprofiel. Standaard worden op dit tabblad alle documenten weergegeven die vereist zijn in het land waar uw bedrijf actief is.
   • Klik op Beoordelingen om beoordelingen in te vullen.
   • Klik in de sectie Marketingmateriaal op het potloodpictogram uiterst rechts om bijlagen toe te voegen om uw bedrijf onder de aandacht te brengen, zoals klantpresentaties, casestudy's en links zodat inkopers eenvoudiger meer over uw bedrijf te weten kunnen komen. 
   • Klik de sectie Bedrijfstrefwoorden op het potloodpictogram uiterst rechts om zoekwoorden in te voeren zodat u bedrijf sneller wordt gevonden.
   • Klik op Opties > Profielinstellingen om op te geven hoeveel gegevens er naast de basisinformatie over uw bedrijf zichtbaar zijn voor bestaande en potentiële klanten.
     
     Tip: De meter voor Volledigheid van openbaar profiel hoeft niet op 100% te staan om zaken te doen met klanten. Maar als u op zoek bent naar nieuwe business, kunt u het beste zo veel mogelijk velden invullen.
     
     
3. Klik op Opslaan.

Stap 4: Configureer welke meldingen u wilt ontvangen.

U kunt voorkeuren instellen voor meldingen. Zo kunt u opgeven over welke gebeurtenissen u wilt worden geïnformeerd. Welke meldingsinstellingen u kunt bekijken en beheren, is afhankelijk van de toestemmingen in uw gebruikersaccount. Neem contact op met uw accountbeheerder voor aanvullende ondersteuning bij het instellen van de voorkeuren voor meldingen.

Ga als volgt te werk om uw meldingen te configureren:

1. Klik in de rechterbovenhoek van de toepassing op [initialen van de gebruiker] > Instellingen en selecteer Meldingen.
2. Schakel het selectievakje in voor elke soort melding die u wilt ontvangen en voer maximaal drie e-mailadressen in, gescheiden door komma's.
   
   Tip: Als u één soort melding naar meer dan drie e-mailadressen wilt verzenden, maakt u een verzendlijst in uw e-mailsysteem en voert u de naam van deze verzendlijst in bij het juiste veld op de pagina Meldingen.
   
   
3.  Klik op Opslaan.

Stap 5: Stel aanvullende gebruikers in met toegang tot de standaardaccount van uw bedrijf.

Als u de beheerder bent voor de account van uw bedrijf, kunt u gebruikers maken en rollen toewijzen aan gebruikers zodat deze verschillende acties kunnen uitvoeren binnen de standaardaccount voor SAP Business Network.

Elke rol heeft een unieke naam en een set bijbehorende toestemmingen waarmee wordt aangegeven wat de toegewezen gebruikers kunnen zien en doen binnen uw account. Bijvoorbeeld: u maakt mogelijk een rol ‘Facturenmaker’ voor personen die inkomende inkooporders verwerken en facturen maken. Aan gebruikers kunnen meerdere rollen worden toegewezen, afhankelijk van de taken die ze moeten uitvoeren.

Alle gebruikers hebben toegang tot de pagina Mijn account. Deze pagina bevat de basiscontactgegevens en de voorkeurstaal voor die specifieke gebruiker. Met elke toestemming krijgen gebruikers toegang tot aanvullende gebieden binnen de account van uw bedrijf. Met toestemmingen wordt ook bepaald welke soorten meldingen gebruikers kunnen configureren.

Ga als volgt te werk om meer personen binnen uw bedrijf toegang te geven:

1. Klik in de rechterbovenhoek van de toepassing op [initialen van de gebruiker] > Instellingen en selecteer Gebruikers.
2. Maak eerst rollen en maak vervolgens gebruikersaccounts om de rollen toe te wijzen. 

Tips:

• U kunt maximaal 10 aangepaste rollen maken.
• Accountbeheerders kunnen wachtwoorden opnieuw instellen voor gebruikers die hun wachtwoord zijn vergeten. Mocht u twijfels hebben over de veiligheid van een gebruikersaccount, dan kunt u een een wachtwoordreset voor deze gebruiker forceren. Klik op Wachtwoord opnieuw instellen om het wachtwoord van een gebruiker opnieuw in te stellen.
• Wijs gekoppelde gebruikers toe aan een andere rol voordat u een rol verwijdert. U kunt geen rollen verwijderen die momenteel zijn toegewezen aan gebruikers.
• Als werknemers uw bedrijf verlaten of een andere baan krijgen en hun gebruikersaccount niet meer nodig hebben, raden we u aan de gebruiker te verwijderen of de aanmeldgegevens voor de gebruiker toe te wijzen aan een andere werknemer. Als u de aanmeldgegevens opnieuw toewijst, blijven de gebruikersinstellingen en -gegevens behouden.

Stap 6: Bepaal naar welke e-mailadressen inkooporders en overige documenten van uw klant moeten worden verzonden.

U kunt e-mailadressen invoeren van gebruikers die e-mails over inkooporders van de klant moeten ontvangen. Ook kunt u e-mailadressen configureren voor overige soorten documenten (zoals betalingsvoorstellen en overschrijvingen).

Met een standaardaccount kunt u alleen E-mail selecteren als de routeringsmethode voor documenten die u ontvangt van klanten. U kunt uw account op elk gewenst moment upgraden naar een Enterprise-account zodat u ook andere routeringsmethoden kunt opgeven (zoals Fax, cXML of EDI. U kunt routeringsmethoden selecteren voor inkomende documenten als u de beheerder bent of als de toestemming Transactieconfiguratie is toegewezen aan uw gebruiker.

Ga als volgt te werk om ervoor te zorgen dat de juiste personen een melding ontvangen over documenten van uw klant:

1. Klik in de rechterbovenhoek van de toepassing op [initialen van de gebruiker] > Instellingen en selecteer Elektronische orderroutering.
2. Configureer e-mailadressen voor alle soorten documenten.

Tips:

• Elk e-mailbericht bevat een bericht in platte tekst en een kopie van het bericht in HTML-indeling. Zorg ervoor dat de ontvanger een e-mailprogramma met HTML-ondersteuning gebruikt voor het beste weergaveresultaat.
• Als u orders wilt ontvangen in de vorm van e-mailberichten en uw organisatie gebruikt software die ongewenste e-mailberichten blokkeert, configureert u de software zo dat berichten uit SAP Business Network worden toegestaan. SAP Business Network gebruikt het volgende adres als e-mailadres in het veld ‘Van’: ordersender-prod@ansmtp.ariba.com.
• Als u afwezig of op vakantie bent, kunt u de functie voor automatische antwoorden van uw e-mailprogramma gebruiken om op orders te reageren. Gebruik een van de volgende tekstfragmenten in automatische antwoorden om te voorkomen dat nieuwe orders niet worden verzonden naar postvakken met een functie voor automatische antwoorden:
  
  afwezig
  OoO
  op vakantie
  op reis
  niet op kantoor
  afwezig tot
  in het buitenland
  in vergadering buiten het bedrijf
  
  Als SAP Business Network een automatisch antwoord ontdekt met een van deze fragmenten, wordt in het orderhistorielog aangegeven dat het automatische antwoord is ontvangen. Hierdoor wordt voorkomen dat de order de status Mislukt krijgt.

Stap 7: Configureer uw betalings- en bankgegevens.

Uw klanten gebruiken uw overschrijvingsadressen om betalingen elektronisch of per e-mail te verzenden. U kunt meerdere overschrijvingsadressen en voorkeuren voor betalingsmethoden opgeven.

In SAP Business Network worden de overschrijvingsadresgegevens weergegeven in de sectie Overmaken naar op facturen die u maakt. Uw klanten zien deze informatie ook als ze uw bedrijfsprofielgegevens bekijken.

Sommige klanten verplichten u mogelijk om gedetailleerde bankgegevens te vermelden op facturen. Indien vereist worden de waarden Bankrekeningnummer en Bank-ID in SAP Business Network automatisch vermeld op facturen.

Ga als volgt te werk om uw overschrijvingsdetails op te slaan in uw account voor gebruik op facturen:

1. Klik in de rechterbovenhoek van de toepassing op [initialen van de gebruiker] > Instellingen en selecteer Overschrijvingen.
2. (Optioneel) U kunt regels maken om aanbiedingen voor vroegtijdige betaling van uw klanten automatisch te accepteren. SAP Business Network vergelijkt de aanbiedingen voor vroegtijdige betaling die uw van uw klanten ontvangt met de regels voor automatische acceptatie en accepteert de aanbiedingen die voldoen aan alle vooraf gedefinieerde regelcriteria.

Stap 8: Controleer de transactieregels van uw klant.

Het is van belang dat u bekend wordt met de transactieregels van uw klant zodat is weet van de klant van u vraagt. Bijvoorbeeld: vraagt uw klant van u dat u een orderbevestiging maakt voordat u een factuur maakt voor een inkooporder? Of mag u facturen van uw klant een datum in het verleden geven?

Als u op de hoogte bent van de transactieregels van uw klant, verlaagt dit mogelijk het aantal fouten dat optreedt als u een factuur maakt en vermindert het de kans op factuurafwijzing.

Opmerking: Als u uw account hebt geregistreerd zonder uitnodiging van een klant, is de optie Relaties met klanten niet zichtbaar voor u. In dat geval neemt u contact op met uw klant buiten SAP Business Network met de vraag of deze u wil toevoegen als een van hun leveranciers.

Stap 9: Controleer de overige configuratiegebieden op juistheid.

Elektronische factuurroutering: Configureer e-mailadressen om meldingen te ontvangen die zijn gerelateerd aan facturen (wanneer een factuur bijvoorbeeld wordt afgewezen of als de status van een factuur wordt bijgewerkt). In deze sectie kunt u ook uw btw-gegevens invoeren.

Accounthiërarchie: Als uw bedrijf meer dan een SAP Business Network-account heeft, kunt u deze aan elkaar koppelen in een bovenliggende-onderliggende accounthiërarchie. Hierdoor wordt het bijwerken van meerdere accounts minder onderhoudsintensief.

Serviceabonnementen: De abonnementen van SAP Business Network bieden voordelen en functies die de interactie van uw bedrijf met uw klanten verbetert. Deze sectie is alleen van toepassing als u een upgrade uitvoert naar een Enterprise-account. Standaardaccounts zijn gratis.