SAP Business Network 표준 계정을 등록한 후에는 회사가 고객과 거래할 준비를 마칠 수 있도록 다음과 같은 계정의 모든 영역을 검토하고 갱신하는 것이 좋습니다. 계정 정보를 최신 상태로 유지하면 SAP Business Network Discovery를 통해 새로운 비즈니스를 발견할 가능성이 커집니다.
1단계: 워크벤치에서 액션 타일 사용자 정의
대시보드 타일에서는 거부된 송장 등과 같이 고객과 거래할 문서를 빠르게 살펴볼 수 있습니다. SAP Business Network 표준 계정의 워크벤치에 표시된 액션 타일은 추가 또는 삭제할 수 있습니다.
타일 사용자 정의 방법:
- 워크벤치 탭으로 이동합니다.
- 페이지의 오른쪽에서 사용자 정의를 선택합니다.
- 원하는 만큼 액션 타일을 선택하고 제거합니다. 선택된 타일을 끌어서 놓는 방식으로 대시보드에 표시된 순서를 바꿀 수도 있습니다.
- 적용을 클릭하여 변경사항을 저장합니다.
2단계: 사용자 계정 정보 업데이트
사용자 정보 업데이트 방법:
- 응용프로그램의 오른쪽 위 모서리에서 [사용자 이니셜] > 내 계정을 클릭합니다.
- 개인 정보와 기본 언어, 시간대, 통화에 관한 설정을 입력합니다.
참고: 기본적으로 구매 조직은 계정 관리자의 이름, 전화번호, 전자우편 주소를 볼 수 있습니다. 계정 관리자의 경우는 연락처 정보 기본설정 섹션에서 내 개인 연락처 정보를 숨깁니다를 클릭하여 SAP Business Network와 고객 관계가 없는 다른 조직에게는 개인 연락처 정보를 숨길 수 있습니다.
- 모바일 설정 탭의 정보를 업데이트합니다. 모바일 장치에서 SAP Business Network Supplier 모바일 앱을 설치하고 SAP Business Network 표준 계정에 액세스하면, 이 영역에서 모바일 앱 기본설정을 구성할 수 있습니다.
참고: 이 영역은 모바일 장치에 SAP Business Supplier 모바일 앱을 설치하고 앱을 통해 계정에 액세스한 경우에만 표시됩니다.
- 저장을 클릭합니다.
3단계: 회사 프로파일 업데이트
SAP Business Network, SAP Business Network Discovery, SAP Ariba Sourcing, SAP Ariba Contracts에서 공유되는 하나의 회사 프로파일이 있습니다. 하나의 계정에서 모든 고객 관계를 위한 하나의 회사 프로파일을 유지 관리할 수 있습니다. 기본적으로 회사 프로파일은 모든 잠재 및 기존 고객 관계에 표시됩니다.
회사 프로파일 정보를 검토하고 갱신하려면 회사 정보 권한이 있어야 합니다.
회사 설정 업데이트 방법:
- 응용프로그램의 오른쪽 위 모서리에서 [사용자 이니셜] > 회사 프로파일을 클릭합니다.
- 여기에서 각 프로파일 영역의 정보를 갱신할 수 있습니다.
- 회사 정보가 표시되는 섹션의 우측 상단(커서를 가리키면 회사 정보 편집이라고 표시됨)에서 맨 오른쪽의 연필 아이콘을 클릭하여 회사명, 웹사이트 URL, DUNS 번호, 주소, 비즈니스 유형 등의 회사 정보를 편집합니다.
- 제품 및 서비스 범주가 포함된 섹션에서 맨 오른쪽의 연필 아이콘을 클릭하여 제품 및 서비스 범주, 납품처 또는 서비스 위치, 귀사의 업종을 추가합니다. 선택한 제품 및 서비스 범주를 기준으로 비즈니스 기회 알림을 수신할 수 있습니다. 기존 제품과 서비스 범주에 잘 부합되지 않는 제품과 서비스를 제공하는 경우, 제공 항목을 효과적으로 설명하는 새로운 범주를 제안할 수 있습니다.
- 자격 증명을 클릭하여 비혜택 소규모 기업 또는 소수 민족계 소유 기업과 같은 귀사의 다양성 인증을 구성합니다. 기존 고객은 회사 프로파일에서 해당 인증을 참조할 수 있고, 잠재 고객은 해당 인증을 기준으로 공급자를 검색할 수 있습니다.
- 지속 가능성 등급을 클릭하여 지속 가능성 등급을 추가하고 리스크 관리 방식을 고객에게 강조합니다.
- 페이지 왼쪽의 추가 주소를 클릭하여 별도의 회사 주소를 추가할 수 있습니다.
- 페이지 왼쪽의 비즈니스 정보를 클릭하여 귀사의 일반 비즈니스 및 재무 정보를 입력합니다.
- 연락처를 클릭하여 자세한 회사 연락처 정보를 추가합니다.
- 추가 문서 탭을 클릭하여 회사 프로파일과 관련이 있는 문서를 첨부하거나 살펴봅니다. 기본적으로 운영 국가에서 요구하는 모든 문서가 이 탭에 표시됩니다.
- 평가를 클릭하여 평가를 완료합니다.
- 마케팅 자료 섹션에서 맨 오른쪽의 연필 아이콘을 클릭하여 고객 프레젠테이션, 사례 연구, 링크 등 회사 소개 자료를 추가하면 구매자가 귀사를 더 쉽게 파악할 수 있습니다.
- 회사 키워드 섹션에서 맨 오른쪽의 연필 아이콘을 클릭하여 검색 키워드를 입력하면 귀사를 더 쉽게 검색할 수 있습니다.
- 옵션 > 프로파일 설정을 클릭하여 회사의 기본 정보 외에 얼마나 더 많은 정보를 표시할지 지정할 수 있습니다.
팁: 공개 프로파일 완성도 그래프가 100%에 도달하지 않아도 고객과 거래할 수 있지만, 새로운 비즈니스를 찾으려고 노력 중이라면 최대한 많은 필드를 작성하는 것이 가장 좋습니다.
- 저장을 클릭합니다.
4단계: 수신하려는 알림을 구성합니다.
알림을 받으려는 이벤트를 지정하려면 알림 기본설정을 설정합니다. 확인하고 관리할 수 있는 알림 설정은 사용자 계정 권한에 따라 다릅니다. 알림 기본설정을 구성하는 데 추가적인 지원이 필요하면 계정 관리자에게 문의하십시오.
알림 구성 방법:
- 응용프로그램의 오른쪽 위 모서리에서 [사용자 이니셜] > 설정을 클릭하고 알림을 선택합니다.
- 수신하고자 하는 각 알림 유형의 확인란을 선택하고, 전자우편 주소를 최대 3개까지 입력하고, 쉼표로 구분합니다.
팁: 하나의 알림 유형을 세 개보다 많은 전자우편 주소로 보내려면 전자우편 시스템에 분배 목록을 작성하고 알림 페이지의 해당 필드에 이 분배 목록 이름을 입력합니다.
- 저장을 클릭합니다.
5단계: 추가 사용자에 회사의 표준 계정에 대한 액세스 권한을 설정합니다.
회사 계정 관리자의 경우에는 사용자를 생성하고 SAP Business Network 표준 계정에서 다양한 활동을 수행할 수 있도록 생성된 사용자에 역할을 할당할 수 있습니다.
각 역할에는 할당을 받은 사용자가 계정에서 확인하고 수행할 수 있는 항목을 지정하는 연관된 여러 권한과 고유한 이름이 있습니다. 예를 들어, 들어오는 구매 오더를 처리하고 송장을 작성하는 사람에 대해 송장 작성자 역할을 작성할 수 있습니다. 사용자에게는 수행해야 하는 작업에 따라 관련된 역할이 여러 개 있을 수 있습니다.
모든 사용자는 내 계정 페이지에 액세스할 수 있습니다. 이 페이지에는 해당 특정 사용자의 기본적인 연락처 정보 및 기본 언어 설정이 포함되어 있습니다. 사용자는 각각의 권한을 기준으로 회사 계정의 추가 영역에 액세스합니다. 사용자가 구성할 수 있는 알림 유형도 권한에 따라 제어됩니다.
회사의 추가 인원에 액세스 권한을 제공하는 방법:
- 응용프로그램의 오른쪽 위 모서리에서 [사용자 이니셜] > 설정을 클릭하고 사용자를 선택합니다.
- 먼저 역할을 생성한 다음, 해당 역할을 할당할 사용자 계정을 생성합니다.
팁:
- 최대 10개의 사용자 정의 역할을 작성할 수 있습니다.
- 계정 관리자는 암호를 잊은 사용자의 암호를 재설정할 수 있습니다. 사용자의 계정에 대한 보안이 걱정되면 강제로 사용자의 암호를 재설정할 수 있습니다. 사용자 암호를 재설정하려면, 사용자를 편집하고 암호 재설정을 클릭합니다.
- 역할을 삭제하기 전에 관련 사용자에게 다른 역할을 재할당해야 합니다. 현재 사용자에게 할당된 역할은 삭제할 수 없습니다.
- 직원이 퇴사하거나 직무가 변경되어 더는 사용자 계정을 사용하지 않는 경우 사용자를 삭제하거나 다른 개인에게 해당 사용자의 로그인을 재할당하는 것이 좋습니다. 로그인을 재할당하면 사용자의 설정 및 데이터가 유지됩니다.
6단계: 고객으로부터 구매 오더 및 기타 문서를 수신할 전자우편 주소를 정합니다.
고객으로부터 구매 오더 전자우편을 수신할 전자우편 주소를 입력할 수 있습니다. 지불 제안이나 송금과 같은 기타 문서 유형에 대한 전자우편 주소도 구성할 수 있습니다.
표준 계정의 경우에는 고객으로부터 수신할 문서의 라우트 방법으로 전자우편만 선택할 수 있습니다. 그러나 언제든 엔터프라이즈 계정으로 업그레이드하면 팩스, cXML 또는 EDI와 같이 기타 라우트 방법을 지정할 수 있습니다. 관리자거나 거래 구성 권한이 있으면, 유입 문서의 라우트 방법을 선택할 수 있습니다.
고객이 보낸 문서가 정확한 직원에게 전송되도록 하는 방법:
- 응용프로그램의 오른쪽 위 모서리에서 [사용자 이니셜] > 설정을 클릭하고 전자 오더 라우트를 선택합니다.
- 각 문서 유형의 전자우편 주소를 설정합니다.
팁:
- 각 전자우편 메시지에는 일반 텍스트 메시지와 HTML 형식의 중복 메시지가 포함되어 있습니다. 가장 잘 확인할 수 있게 하려면, 수신자가 HTML 인식 전자우편 프로그램을 사용해야 합니다.
- 전자우편 메시지와 같은 오더를 수신하고 싶고 조직에서 소프트웨어를 사용해 원치 하는 전자우편 메시지를 차단하고 있다면, SAP Business Network에서 전송한 메시지를 허용하도록 구성해야 합니다. SAP Business Network는 발신인 전자우편 주소로 ordersender-prod@ansmtp.ariba.com을 사용합니다.
- 사무실을 비울 예정이라면, 전자우편 클라이언트의 자동 회신(“부재 중” 또는 휴가) 기능을 사용해 오더에 응답할 수 있습니다. 자동 회신 기능으로 인해 새 오더가 우편함에 전송되지 않는 일이 발생하지 않게 하려면 자동 회신 메시지에 다음과 같은 내용 중 하나를 포함하십시오.
부재 중
OOTO
휴가 중
휴일
출장 중
외근 중
~까지 부재
해외 출장 중
외부 회의
SAP Business Network에서 자동 회신에 이러한 문구 중 하나가 포함되어 있는 것을 발견하면, 오더 이력 로그에 자동 회신을 받았다고 표시하여, 오더가 실패 상태로 이동하는 것을 막습니다.
7단계: 지불 및 은행 정보를 설정합니다.
고객은 송금 주소를 사용해 전자적 방식이나 전자우편으로 지불을 전송합니다. 여러 개의 송금 주소 및 지불 방법 기본설정을 지정할 수 있습니다.
SAP Business Network는 생성한 송장의 송금처 섹션에 송금 주소 정보를 표시합니다. 고객은 회사 프로파일 정보를 확인할 때도 이 정보를 볼 수 있습니다.
일부 고객의 경우에는 송장에 은행 계좌 세부 정보를 포함해야 할 수도 있습니다. 필요에 따라 SAP Business Network는 송장에 자동으로 은행 계좌 번호 및 은행 ID 값을 포함합니다.
송장에서 사용할 계정에 송금 세부 정보를 저장하는 방법:
- 응용프로그램의 오른쪽 위 모서리에서 [사용자 이니셜] > 설정을 클릭하고 송금을 선택합니다.
- (선택 사항) 자동으로 고객의 조기 지불 제안을 수락하는 규칙을 생성할 수 있습니다. SAP Business Network는 고객에게서 받은 조기 지불 제안과 귀사의 자동 승인 규칙을 비교하여 사전에 정의된 모든 규칙 기준에 부합하는 제안을 수락합니다.
8단계: 고객의 거래 규칙 검토
고객의 요구사항이 무엇인지 알 수 있도록 고객의 거래 규칙에 익숙해져야 합니다. 예를 들어, 고객이 구매 오더에 대한 송장을 작성하기 전에 오더 확인을 작성할 것을 요구하는지 알아야 합니다. 또는 고객이 송장의 소급 적용을 허용하는지 알아야 합니다.
고객의 거래 규칙을 파악하면 송장을 작성할 때 발생하는 오류 수를 줄이고, 송장 거부 가능성을 낮출 수 있습니다.
주: 고객의 초대 없이 계정을 등록했다면, 고객 관계 옵션이 표시되지 않습니다. 이런 경우에는 SAP Business Network가 아닌 방법으로 고객에게 연락하여 귀사를 공급자 중 한 곳으로 추가해 달라고 요청해야 합니다.
9단계: 기타 구성 영역의 정확성 검토
전자 송장 라우트: 송장이 거부당했을 때나 송장 상태가 업데이트되었을 때처럼 송장과 관련된 알림을 수신할 전자우편 주소를 설정합니다. 이 섹션에는 세금 정보도 입력할 수 있습니다.
계정 계층: 귀사의 SAP Business Network 계정이 2개 이상일 경우, 상위-하위 계정 계층으로 이를 연결할 수 있습니다. 이렇게 하면 여러 개의 계정 업데이트에 필요한 유지 관리 작업을 줄일 수 있습니다.
서비스 가입: SAP Business Network에 가입하면 귀사와 귀사 고객 간의 소통을 강화하는 다양한 혜택과 기능이 제공됩니다. 이 섹션은 엔터프라이즈 계정으로 업그레이드할 때만 적용됩니다. 표준 계정은 사용이 무료입니다.
