Dopo aver registrato l'account standard di SAP Business Network, si consiglia di rivedere e aggiornare tutte le seguenti aree dell'account per verificare che la società sia pronta a effettuare transazioni con il cliente. Inoltre mantenendo le informazioni dell'account aggiornate si aumentano le possibilità di trovare nuove opportunità commerciali tramite SAP Business Network Discovery.

Fase 1: Personalizzare i riquadri di azione nel workbench

I riquadri del quadrante consentono di visualizzare rapidamente i documenti utilizzati nelle transazioni con i clienti, ad es. le fatture rifiutate. È possibile aggiungere o rimuovere i riquadri di azione visualizzati nel Workbench dell'account standard di SAP Business Network. 

Per personalizzare i riquadri:

1. Andare alla scheda Workbench.
2. Sulla parte destra della pagina, selezionare Personalizza.
3. Selezionare e rimuovere i riquadri azione necessari. È anche possibile trascinare i riquadri selezionati per riorganizzare l’ordine in cui vengono visualizzati nel quadrante.
4. Fare clic su Applica per salvare le modifiche.

Fase 2: Aggiornare le informazioni del proprio account

Per aggiornare le informazioni utente:

1. Nell’angolo in alto a destra dell’applicazione, fare clic sulle [iniziali utente] > Account personale.
2. Immettere le informazioni personali e le impostazioni per la lingua preferita, il fuso orario e la valuta.
   
   Nota: per impostazione predefinita, le organizzazioni acquirenti possono visualizzare il nome dell’amministratore dell’account, il numero di telefono e l’indirizzo e-mail. Come amministratore dell'account, fare clic su Nascondi le informazioni personali sul contatto nella sezione Preferenze informazioni sul contatto per nascondere le informazioni di contatto personali alle organizzazioni con cui non si ha una relazione cliente in SAP Business Network.
   
   
3. Aggiornare le informazioni nella scheda Impostazioni dispositivo mobile. Se si sceglie di installare l'app per dispositivi mobili SAP Business Network Supplier e si accede all'account standard di SAP Business Network dal dispositivo mobile, questa area consente di configurare le preferenze per l'app mobile.
   
   Nota: questa area sarà visibile solo dopo aver installato l'app SAP Business Network Supplier sul dispositivo mobile e aver eseguito l'accesso all'account tramite l'app.
   
   
4. Fare clic su Salva.

Fase 3: Aggiornare il profilo società

Esiste un solo profilo società che viene condiviso tra SAP Business Network, SAP Business Network Discovery, SAP Ariba Sourcing e SAP Ariba Contracts. Da un singolo account è quindi possibile aggiornare un unico profilo società per tutte le relazioni cliente. Per default, il profilo società è visibile a tutte le relazioni cliente potenziali e esistenti.

È necessaria l'autorizzazione Informazioni sulla società per rivedere e aggiornare le informazioni del profilo società.

Per aggiornare le impostazioni della società:

1. Nell’angolo in alto a destra dell’applicazione, fare clic sulle [iniziali utente] > Profilo società.
2. Da qui è possibile aggiornare le informazioni in ogni area del profilo:
   • Nella parte in alto a destra della sezione in cui vengono visualizzate le informazioni sulla società (si dovrebbe visualizzare Modifica informazioni sulla società quando si passa sopra il cursore), fare clic sull'icona della matita a destra per modificare le informazioni sulla società, quali nome società, URL sito Web, numero DUNS, indirizzo e tipo di attività.
   • Nella sezione che contiene Categorie di prodotti e servizi, fare clic sull'icona della matita a destra per aggiungere categorie di prodotti e servizi, località di spedizione o servizio e settori industriali serviti dalla società. È possibile ricevere le notifiche delle opportunità di business in base alle categorie di prodotti e servizi selezionati. Se i prodotti e i servizi forniti non corrispondono alle categorie di prodotti e servizi esistenti, è possibile suggerire nuove categorie che descrivano meglio la propria offerta.
   • Fare clic su Credenziali per configurare le certificazioni di diversità della società, come ad esempio Piccola azienda svantaggiata o Azienda di proprietà di gruppi di minoranza. I clienti esistenti potranno vedere queste certificazioni nel profilo della società mentre i clienti potenziali potranno cercare i fornitori in base a queste certificazioni.
   • Fare clic su Valutazioni relative alla sostenibilità per aggiungere le valutazioni relative alla sostenibilità e sottolineare come la società gestisce i rischi per i clienti. 
   • Fare clic su Indirizzi aggiuntivi nella parte sinistra della pagina per aggiungere eventuali indirizzi aggiuntivi della società.
   • Fare clic su Informazioni commerciali nella parte sinistra della pagina per immettere informazioni commerciali e fiscali generali sulla società.
   • Fare clic su Contatti per aggiungere informazioni di contatto dettagliate per la società.
   • Fare clic sulla scheda Documenti aggiuntivi per allegare o visualizzare i documenti rilevanti per il profilo della società. Per impostazione predefinita, gli eventuali documenti obbligatori nel paese dove si opera sono visualizzati in questa scheda.
   • Fare clic su Valutazioni per completare le valutazioni.
   • Nella sezione Materiale di marketing, fare clic sull'icona della matita a destra per aggiungere allegati che promuovono la società, ad esempio presentazioni per i clienti, casi di studio e collegamenti, per fornire facilmente maggiori informazioni sulla società ai compratori. 
   • Nella sezione Parole chiave società, fare clic sull'icona della matita a destra per immettere le parole chiave per favorire la ricerca della propria società.
   • Fare clic su Opzioni > Impostazioni profilo per specificare le informazioni della propria società (oltre a quelle di base) visibili ai clienti esistenti e potenziali.
     
     Suggerimento: Non è necessario raggiungere il 100% della Completezza profilo pubblico per iniziare le transazioni con i clienti; tuttavia, se si stanno cercando nuove opportunità, si consiglia di completare il maggior numero di campi possibile.
     
     
3. Fare clic su Salva.

Fase 4: Configurare quali notifiche ricevere

È possibile impostare le preferenze relative alle notifiche per specificare su quali eventi ricevere informazioni. Le autorizzazioni dell'account utente determinano quali impostazioni di notifica è possibile visualizzare e gestire. Contattare l’amministratore dell’account per ulteriore assistenza su come impostare le preferenze di notifica.

Per configurare le notifiche:

1. Nell’angolo in alto a destra dell’applicazione, fare clic sulle [iniziali utente] > Impostazioni e selezionare Notifiche.
2. Scegliere la casella di controllo per ogni tipo di notifica da ricevere e immettere fino a tre indirizzi di posta elettronica separati da virgole.
   
   Suggerimento: per inviare un tipo di notifica a più di tre indirizzi e-mail, creare una lista di distribuzione nel proprio sistema di posta elettronica e inserire il nome di quella lista di distribuzione nel campo corrispondente nella pagina Notifiche.
   
   
3.  Fare clic su Salva.

Fase 5: Configurare altri utenti con accesso all’account standard della società

In qualità di amministratore dell'account della società, è possibile creare utenti e assegnare loro ruoli in modo che possano eseguire attività diverse nell'account standard di SAP Business Network.

Ogni ruolo ha un nome univoco e un set di autorizzazioni associate che specificano ciò che gli utenti assegnati possono visualizzare ed eseguire nell’account. Ad esempio, è possibile creare un ruolo di Generatore fatture per le persone che gestiscono gli ordini d'acquisto in entrata e creano le fatture. Gli utenti possono disporre di più ruoli correlati, a seconda delle attività che devono eseguire.

Tutti gli utenti hanno accesso alla pagina Account personale che riporta le informazioni di contatto di base e l’impostazione della lingua preferita per quell’utente specifico. Ogni autorizzazione consente all’utente di accedere a aree aggiuntive dell’account della società. Le autorizzazioni controllano anche i tipi di notifiche che gli utenti possono configurare.

Per fornire l’accesso a più persone all’interno della società:

1. Nell’angolo in alto a destra dell’applicazione, fare clic sulle [iniziali utente] > Impostazioni e selezionare Utenti.
2. Creare prima i ruoli poi gli account degli utenti a cui assegnare tali ruoli. 

Suggerimenti:

• è possibile creare al massimo 10 ruoli personalizzati.
• Gli amministratori dell’account possono resettare la password per gli utenti che l’hanno scordata. In caso di dubbio sulla sicurezza dell'account dell’utente, è possibile forzare il reset della password. Per reimpostare una password, modificare l’utente e fare clic su Reimposta password.
• Prima di poter eliminare un ruolo, è necessario riassegnare gli utenti associati ad un ruolo diverso. Non è possibile eliminare ruoli che sono assegnati attualmente a degli utenti.
• Quando i dipendenti cambiano o lasciano l'azienda e non hanno più bisogno del proprio account utente, si consiglia di eliminare l’utente o riassegnare le credenziali di accesso dell’utente ad un’altra persona. Riassegnando le credenziali di accesso, si mantengono le impostazioni e i dati dell’utente.

Fase 6: Decidere quali indirizzi e-mail debbano ricevere gli ordini d'acquisto e altri documenti dai propri clienti

È possibile inserire degli indirizzi di posta elettronica affinché ricevano le e-mail di ordine di acquisto dai clienti. È anche possibile configurare gli indirizzi e-mail per altri tipi di documento, come le proposte di pagamento e le rimesse.

L'account standard consente di scegliere solo Posta elettronica come metodo di instradamento dei documenti ricevuti dai clienti. In qualsiasi momento è possibile eseguire l’aggiornamento a un account Enterprise per poter specificare altri metodi di instradamento, ad esempio Fax, cXML o EDI. In qualità di amministratore o se si dispone dell’autorizzazione Configurazione transazioni è possibile selezionare i metodi di instradamento per i documenti in arrivo.

Per assicurarsi che le persone giuste ricevano le notifiche dei documenti dai clienti:

1. Nell’angolo in alto a destra dell’applicazione, fare clic sulle [iniziali utente] > Impostazioni e selezionare Instradamento ordini elettronici.
2. Configurare gli indirizzi di posta elettronica per ogni tipo di documento.

Suggerimenti:

• Ogni messaggio e-mail contiene sia messaggio in solo testo che un messaggio duplicato in formato HTML. Per ottenere la migliore visualizzazione, verificare che il destinatario utilizzi un programma di posta elettronica che supporta HTML.
• Per ricevere gli ordini come messaggi di posta elettronica se la società utilizza un software per bloccare i messaggi non richiesti, è necessario configurarlo in modo che consenta di ricevere i messaggi da SAP Business Network. SAP Business Network utilizza il seguente indirizzo come indirizzo del mittente: ordersender-prod@ansmtp.ariba.com.
• Se non si è in ufficio, è possibile utilizzare la funzione di risposta automatica del programma utilizzato per le e-mail (ad esempio "Out of Office” o in vacanza) per rispondere agli ordini. Includere una delle seguenti diciture nei messaggi di risposta automatica per evitare che gli ordini nuovi non riescano a raggiungere le caselle di posta con la funzione di risposta automatica attivata:
  
  Out of office
  OOTO
  On vacation
  on holiday
  out of town
  away from the office
  away until
  out of the country
  at an off site meeting
  
  Quando SAP Business Network rileva una risposta automatica con una di queste diciture, indica che ha ricevuto una risposta automatica nel registro di cronologia ordine, evitando che l'ordine passi allo stato Non riuscito.

Fase 7: Configurare le informazioni di pagamento e bancarie

I clienti utilizzano gli indirizzi di pagamento per inviare i pagamenti elettronici o via e-mail. È possibile specificare più indirizzi di pagamento e preferenze del metodo di pagamento.

SAP Business Network riporta le informazioni sull'indirizzo di pagamento nella sezione Pagamento a delle fatture create. I clienti visualizzano queste informazioni anche quando scorrono le informazioni del profilo della società.

Alcuni clienti potrebbero richiedere di includere i dettagli del conto bancario nelle fatture. Se necessario, SAP Business Network include automaticamente i valori Numero conto bancario e ID banca nelle fatture.

Per salvare i dettagli di pagamento nell'account per l'utilizzo nelle fatture:

1. Nell’angolo in alto a destra dell’applicazione, fare clic sulle [iniziali utente] > Impostazioni e selezionare Rimesse.
2. (Facoltativo) È possibile creare regole per l'accettazione automatica delle offerte di pagamento anticipato dai clienti. SAP Business Network confronta le offerte di pagamento anticipato ricevute dai clienti con le regole di accettazione automatica e accetta le offerte che rispettano tutti i criteri delle regole predefinite.

Fase 8: Esaminare le regole di transazione del cliente

È importante vedere nel dettaglio le regole di transazione dei clienti in modo da conoscere le rispettive esigenze. Ad esempio, un cliente potrebbe voler creare una conferma dell'ordine prima di creare una fattura in base a un ordine di acquisto. Oppure, il cliente consente di retrodatare le fatture?

Capire le regole di transazione dei clienti può ridurre il numero di errori di sistema quando si crea una fattura e diminuire la frequenza di rifiuto della fattura.

Nota: Se l’account è stato registrato senza l’invito del cliente, l’opzione Relazioni cliente non sarà visibile. In questo caso occorre contattare il cliente al di fuori di SAP Business Network per chiedergli di essere aggiunti come fornitori.

Fase 9: Rivedere le altre aree di configurazione (controllo di accuratezza)

Instradamento fatture elettroniche: Configurare gli indirizzi di posta elettronica che riceveranno le notifiche relative alle fatture, ad es. quando una fattura viene rifiutata o quando lo stato di una fattura viene aggiornato. In questa sezione è anche possibile aggiungere le informazioni fiscali.

Gerarchia degli account: Se la società dispone di più account SAP Business Network, è possibile collegarli insieme all'interno di una gerarchia di tipo account superiore-account subordinato. Questo aiuta a ridurre le operazioni necessarie per aggiornare più account.

Abbonamenti ai servizi: Gli abbonamenti a SAP Business Network offrono vantaggi e funzionalità che aumentano le interazioni tra la propria società e i clienti. Questa sezione si applica solo se si esegue l'aggiornamento a un account Enterprise. L’utilizzo degli account standard è gratuito.