Après avoir enregistré votre compte standard SAP Business Network, nous vous recommandons de vérifier et de mettre à jour les zones suivantes de votre compte pour vous assurer que votre société est prête à effectuer des transactions avec votre client. En tenant à jour les informations de votre compte, vous augmentez vos chances de décrocher de nouvelles affaires via SAP Business Network Discovery.

Étape 1 : personnaliser les vignettes Action sur votre workbench

Les vignettes de tableau de bord vous permettent d'avoir un aperçu des documents échangés avec votre client, tels que les factures rejetées. Vous pouvez ajouter ou supprimer les vignettes Action qui apparaissent sur le Workbench dans votre compte standard SAP Business Network. 

Pour personnaliser vos vignettes :

1. Accédez à l'onglet Workbench.
2. Sur le côté droit de la page, sélectionnez Personnaliser.
3. Sélectionnez et supprimez les vignettes Action de votre choix. Vous pouvez également faire glisser et déposer vos vignettes sélectionnées pour réorganiser l'ordre dans lequel elles apparaissent sur le tableau de bord.
4. Cliquez sur Appliquer pour enregistrer vos modifications.

Étape 2 : mettre à jour les informations de votre compte utilisateur

Pour mettre à jour vos informations utilisateur :

1. Dans le coin supérieur droit de l'application, cliquez sur [initiales de l'utilisateur] > Mon compte.
2. Saisissez vos informations personnelles ainsi que les paramètres pour votre langue de préférence, votre fuseau horaire et votre devise.
   
   Remarque : par défaut, les organisations d'achat peuvent afficher le nom, le numéro de téléphone et l'adresse e-mail de l’administrateur de votre compte. Si vous êtes l'administrateur du compte, vous pouvez cliquer sur Masquer mes coordonnées personnelles dans la section Préférences relatives aux coordonnées afin de masquer vos coordonnées personnelles pour les organisations autres que celles avec lesquelles vous avez une relation client sur SAP Business Network.
   
   
3. Mettez à jour les informations dans l'onglet Paramètres pour mobile. Si vous choisissez d'installer l'application mobile SAP Business Network et d'accéder à votre compte standard SAP Business Network depuis votre appareil mobile, cette zone vous permet de configurer les préférences de votre application mobile.
   
   Remarque : cette zone s'affichera uniquement si vous avez installé l'application mobile SAP Business Network Supplier sur votre appareil mobile et que vous avez accès à votre compte via l'application.
   
   
4. Cliquez sur Enregistrer.

Étape 3 : mettre à jour le profil de votre société

Vous disposez d'un profil société unique qui est commun à SAP Business Network, SAP Business Network Discovery, SAP Ariba Sourcing et SAP Ariba Contracts. Vous pouvez conserver un profil société unique pour l'ensemble de vos relations client à partir d'un même compte. Par défaut, le profil de votre société est visible par l'ensemble des relations client potentielles et existantes.

Vous devez disposer de l'autorisation Informations sur la société pour pouvoir vérifier et mettre à jour les informations du profil de la société.

Pour mettre à jour les paramètres de votre société :

1. Dans le coin supérieur droit de l'application, cliquez sur [initiales de l'utilisateur] > Profil de la société.
2. Vous pouvez alors mettre à jour les informations contenues dans chacune des zones de votre profil :
   • Dans la partie supérieure droite de la section contenant vos informations de société (la mention Modifier les informations de la société doit apparaître lorsque vous passez le curseur de votre souris sur cet élément), cliquez sur l'icône en forme de crayon située tout à droite pour modifier vos informations de société, telles que le nom de la société, l'URL du site Web, le numéro DUNS, l'adresse et le type d'activité.
   • Dans la section contenant les Catégories de produits et de services, cliquez sur l'icône en forme de crayon située tout à droite pour ajouter des catégories de produits et de services, des emplacements de livraison ou de services, ainsi que les secteurs pour lesquels votre société travaille. Vous pouvez recevoir des notifications d'opportunités commerciales en fonction des catégories de produits et de services que vous avez choisis. Si vous fournissez des produits et services qui ne correspondent pas à des catégories existantes de produits et services, vous pouvez proposer de nouvelles catégories qui décrivent plus précisément votre offre.
   • Cliquez sur Références d'identification pour configurer les certifications de diversité de votre société, telles que Petite entreprise défavorisée ou Entreprise appartenant à une minorité. Les clients existants peuvent accéder à ces certifications dans le profil de votre société, et les clients potentiels peuvent rechercher des fournisseurs en fonction de ces certifications.
   • Cliquez sur Notations de durabilité pour ajouter des notations de durabilité afin de mettre en évidence la manière dont vous gérer les risques pour vos clients. 
   • Cliquez sur Adresses supplémentaires sur le côté gauche de la page pour ajouter d'éventuelles adresses supplémentaires de la société.
   • Cliquez sur Informations commerciales sur le côté gauche de la page pour saisir des informations commerciales et fiscales générales sur votre société.
   • Cliquez sur Contacts pour ajouter des informations de contact détaillées pour votre société.
   • Cliquez sur l'onglet Documents supplémentaires pour joindre ou afficher des documents qui sont pertinents pour le profil de votre société. Par défaut, les documents requis par le pays dans lequel vous intervenez s'affiche dans cet onglet.
   • Cliquez sur Évaluations pour effectuer des évaluations.
   • Dans la section Supports marketing, cliquez sur l'icône en forme de crayon située tout à droite pour ajouter des pièces jointes mettant en avant votre société, y compris des présentations clients, des études de cas et des liens, afin de facilité l'acquisition d'informations à propos de votre société pour les acheteurs. 
   • Dans la section Mots-clés de la société, cliquez sur l'icône en forme de crayon située tout à droite pour saisir des mots-clés de recherche afin d'améliorer la visibilité de votre société dans les résultats de recherche.
   • Cliquez sur Options > Paramètres du profil pour définir quelles informations, en plus des informations de base sur votre société, sont visibles par les clients existants et potentiels.
     
     Conseil : il n'est pas nécessaire d'atteindre 100 % de l'État du profil public pour effectuer des transactions avec des clients, mais si vous souhaitez décrocher de nouvelles affaires, il est recommandé de remplir le maximum de zones possibles.
     
     
3. Cliquez sur Enregistrer.

Étape 4 : configurer les notifications que vous souhaitez recevoir

Vous pouvez définir des préférences de notification pour définir les événements dont vous souhaitez être informés. Les paramètres de notification que vous pouvez afficher et gérer dépendent des autorisations de votre compte utilisateur. Contactez l'administrateur de votre compte pour obtenir de l'aide pour paramétrer vos préférences de notification.

Pour configurer vos notifications :

1. Dans le coin supérieur droit de l'application, cliquez sur [initiales de l'utilisateur] > Paramètres et sélectionnez Notifications.
2. Cochez la case de chaque type de notification que vous souhaitez recevoir, puis saisissez jusqu'à trois adresses e-mail, séparées par des virgules.
   
   Conseil : pour envoyer un type de notification à plus de trois adresses e-mail, créez une liste de distribution dans votre système de messagerie, puis saisissez le nom de cette liste de distribution dans la zone appropriée sur la page Notifications.
   
   
3.  Cliquez sur Enregistrer.

Étape 5 : configurer des utilisateurs supplémentaires ayant accès au compte standard de votre société

Si vous êtes l'administrateur du compte de votre société, vous pouvez créer des utilisateurs et leur attribuer des rôles, de sorte qu'ils puissent réaliser différentes activités dans votre compte standard SAP Business Network.

Chaque rôle possède un nom unique et un ensemble d'autorisations associées qui déterminent ce que les utilisateurs affectés peuvent afficher et effectuer dans votre compte. Par exemple, vous pouvez créer un rôle Générateur de factures pour les personnes qui traitent les bons de commande entrants et qui créent des factures. Les utilisateurs peuvent avoir plusieurs rôles associés, en fonction des tâches qu'ils doivent réaliser.

Tous les utilisateurs ont accès à la page Mon compte, qui contient les informations de contact de base et une langue de préférence pour cet utilisateur spécifique. Chaque autorisation donne aux utilisateurs l'accès à des zones supplémentaires du compte de votre société. Les autorisations contrôlent également les types de notification que les utilisateurs peuvent configurer.

Pour donner l'accès à des personnes supplémentaires dans votre société :

1. Dans le coin supérieur droit de l'application, cliquez sur les [initiales de l’utilisateur] > Paramètres et sélectionnez Utilisateurs.
2. Créez des rôles, puis créez les comptes utilisateurs auxquels ces rôles seront affectés. 

Conseil :

• vous pouvez créer jusqu'à 10 rôles personnalisés.
• Les administrateurs de compte peuvent réinitialiser les mots de passe des utilisateurs ayant oublié le leur. Si vous avez un problème de sécurité concernant un compte utilisateur, vous pouvez forcer la réinitialisation du mot de passe de cet utilisateur. Pour réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur, modifiez l'utilisateur et cliquez sur Réinitialiser le mot de passe.
• Avant de pouvoir supprimer un rôle, vous devez réaffecter les utilisateurs associés à un rôle différent. Vous ne pouvez pas supprimer de rôles auxquels des utilisateurs sont actuellement affectés.
• Lorsqu'un employé quitte votre société ou change de poste, et qu'il n'a plus besoin de son compte utilisateur, nous vous recommandons de supprimer l'utilisateur ou de réaffecter les identifiants de connexion de cet utilisateur à une autre personne. Si vous réaffectez les identifiants de connexion, vous conservez les paramètres et les données de l'utilisateur.

Étape 6 : décider quelles adresses e-mail doivent recevoir des bons de commande et autres documents de votre client

Vous pouvez saisir des adresses e-mail afin de recevoir des e-mails de clients contenant des bons de commande. Vous pouvez également configurer des adresses e-mail pour d'autres types de documents, comme des propositions de paiement et des règlements.

Avec un compte standard, vous pouvez uniquement choisir E-mail comme méthode d'acheminement des documents que vous recevez de clients. Vous pouvez passer à un compte Enterprise à tout moment afin de pouvoir spécifier d'autres méthodes d'acheminement, telles que Télécopie, cXML ou EDI. Vous pouvez sélectionner des méthodes d'acheminement pour les documents entrants si vous êtes l'administrateur ou si vous disposez de droits d'accès Configuration des transactions.

Pour vous assurer que les personnes adéquates sont informées des documents provenant de votre client :

1. Dans le coin supérieur droit de l'application, cliquez sur [initiales de l'utilisateur] > Paramètres et sélectionnez Acheminement des commandes électroniques.
2. Configurez des adresses e-mail pour chacun des types de document.

Conseil :

• chaque message e-mail contient un message au format texte brut et un message dupliqué au format HTML. Pour obtenir le meilleur affichage possible, assurez-vous que le destinataire utilise un client de messagerie compatible HTML.
• Si vous souhaitez recevoir des commandes par e-mail et si votre société utilise un logiciel pour bloquer les messages indésirables, vous devez le configurer pour autoriser les messages provenant de SAP Business Network. SAP Business Network utilise l'adresse suivante comme adresse d'envoi d'e-mail : ordersender-prod@ansmtp.ariba.com.
• Si vous êtes absent du bureau, vous pouvez utiliser la fonction de notification d'absence de votre client de messagerie (« absent du bureau » ou congés) pour répondre aux messages de commande. Votre message de notification d'absence doit inclure l'une des phrases suivantes afin d'empêcher l'échec d'envoi de nouvelles commandes dans des boîtes aux lettres configurées avec une notification d'absence :
  
  absent du bureau
  en congés
  en vacances
  en déplacement dans une autre ville
  en déplacement à l'extérieur
  indisponible jusqu'à
  indisponible jusqu'au
  à l'étranger
  en réunion à l'extérieur
  
  Lorsque SAP Business Network détecte qu'une notification d'absence contient l'une de ces phrases, il indique avoir reçu la notification d'absence dans le journal de l'historique de la commande, ce qui empêche la commande de passer au statut Échec.

Étape 7 : configurer votre paiement et vos informations bancaires

Vos clients utilisent vos adresses de règlement pour envoyer un paiement au format électronique ou par e-mail. Vous pouvez définir plusieurs adresses de règlement et préférences de méthode de paiement.

SAP Business Network affiche les informations de votre adresse de règlement dans la section Adresse de règlement sur les factures que vous créées. Vos clients peuvent également voir ces informations en accédant aux informations du profil de la société.

Certains clients peuvent vous demander d'ajouter les coordonnées bancaires sur les factures. Si nécessaire, SAP Business Network ajoute automatiquement votre Numéro de compte bancaire et l'ID de la banque sur les factures.

Pour enregistrer dans votre compte les détails de votre règlement à ajouter sur les factures :

1. Dans le coin supérieur droit de l'application, cliquez sur [initiales de l'utilisateur] > Paramètres et sélectionnez Règlements.
2. (Facultatif) Vous pouvez créer des règles permettant d'accepter automatiquement des offres de paiement anticipé de vos clients. SAP Business Network compare l'offre de paiement anticipé que vous recevez de vos clients avec vos règles d'acceptation automatique, et accepte les offres qui répondent aux critères de règle prédéfinis.

Étape 8 : vérifier les règles de transactions de vos clients

Il est important de vous familiariser avec les règles de transaction de vos clients pour connaître leurs exigences. Par exemple, votre client exige-t-il la création d'une confirmation de commande avant de créer sa facture conformément au bon de commande ? Ou votre client accepte-t-il que vous antidatiez les factures ?

La connaissance des règles de transaction de vos clients permet de réduire le nombre d'erreurs que vous rencontrez lorsque vous créez une facture et de diminuer les risques de rejet d'une facture.

Remarque : Si vous avez enregistré votre compte sans avoir reçu d'invitation d'un client, vous ne verrez pas l'option Relations clients. Dans ce cas, vous devez contacter votre client en dehors de SAP Business Network pour lui demander de vous ajouter comme l'un de ses fournisseurs.

Étape 9 : vérifier l'exactitude des autres zones de configuration

Acheminement des factures électroniques : Configurez des adresses e-mail afin de recevoir des notifications relatives à des factures, pour savoir par exemple quand une facture est rejetée ou quand le statut d'une facture est mis à jour. Vous pouvez également saisir vos informations fiscales dans cette section.

Hiérarchie de comptes : Si votre société possède plusieurs comptes SAP Business Network, vous pouvez les associer dans une hiérarchie de comptes parent-enfants, ce qui permet de réduire la maintenance requise pour mettre à jour plusieurs comptes.

Abonnements aux services : Les abonnements SAP Business Network offrent des avantages et des fonctionnalités qui améliorent les interactions de votre société avec vos clients. Cette section s'applique uniquement si vous passer à un compte Enterprise. Les comptes standard sont gratuits.