Kun olet rekisteröinyt SAP Business Network Standard -tilisi, on suositeltavaa tarkistaa ja päivittää jäljempänä mainitut alueet tilistäsi. Näin varmistat, että yrityksesi on valmis harjoittamaan liiketoimintaa asiakkaittesi kanssa. Pitämällä tilisi tiedot ajan tasalla lisäät myös mahdollisuuksia löytää uutta liiketoimintaa SAP Business Network Discoveryn kautta.
Vaihe 1: Mukauta työpöydän toimintoruudut
Koontinäytön toimintoruuduissa voit nopeasti silmäillä asiakirjoja, joita olet vaihtanut asiakkaan kanssa, kuten hylättyjä laskuja. Voit lisätä tai poistaa SAP Business Network Standard -tilin työpöydällä näkyviä toimintoruutuja.
Voit mukauttaa ruutuja toimimalla seuraavasti:
- Siirry Työpöytä-välilehteen.
- Valitse sivun oikealta puolelta Mukauta.
- Valitse ja poista haluamasi toimintoruudut. Voit myös vetää ja pudottaa valitsemiasi ruutuja ja järjestellä uudelleen niiden järjestyksen koontinäytöllä.
- Tallenna tekemäsi muutokset valitsemalla Käytä.
Vaihe 2: Päivitä käyttäjätilisi tiedot
Päivitä käyttäjätietosi seuraavasti:
- Valitse sovelluksen oikeasta yläkulmasta [käyttäjän nimikirjaimet] > Oma tili.
- Syötä henkilötietosi ja määritä haluamasi kieli-, aikavyöhyke- ja valuutta-asetukset.
Huom.: Ostavat organisaatiot näkevät oletusarvoisesti tilisi pääkäyttäjän nimen, puhelinnumeron ja sähköpostiosoitteen. Jos olet tilin pääkäyttäjä, voit napsauttaa Piilota henkilökohtaiset yhteystietoni -kohtaa Yhteystietoasetukset-osiosta. Näin piilotat henkilökohtaiset yhteystietosi kaikilta organisaatioilta paitsi niiltä, joiden kanssa sinulla on asiakassuhde SAP Business Networkissa.
- Päivitä tiedot Mobiiliasetukset -välilehdessä. Jos olet päättänyt asentaa SAP Business Network Supplier -mobiilisovelluksen ja käytät SAP Business Network Standard -tiliä mobiililaitteellasi, voit määrittää tässä osiossa mobiilisovelluksesi asetukset.
Huomautus: Tämä alue on näkyvissä ainoastaan, jos olet asentanut SAP Business Network Supplier -mobiilisovelluksen mobiililaitteellesi ja olet kirjautunut tiliisi sovellusta käyttäen.
- Napsauta Tallenna.
Vaihe 3: Päivitä yritysprofiilisi
Sinulla on yksi yritysprofiili, joka on käytössä seuraavissa palveluissa: SAP Business Network, SAP Ariba Discovery, SAP Ariba Sourcing ja SAP Ariba Contracts. Voit ylläpitää yhtä yritysprofiilia kaikissa asiakassuhteissasi yhdestä tilistä käsin. Yritysprofiilisi on oletusarvoisesti näkyvissä kaikkia potentiaalisia ja olemassa olevia asiakassuhteita varten.
Jotta voisi tarkistaa ja päivittää yritysprofiilitietoja, sinulla on oltava yrityksen tietoja koskeva oikeus.
Päivitä yritysasetukset seuraavasti:
- Valitse sovelluksen oikeasta yläkulmasta [käyttäjän nimikirjaimet] > Yritysprofiili.
- Siellä voit päivittää tietoja profiilin jokaisella alueella:
- Napsauttamalla näytön oikeassa yläkulmassa olevassa osiossa, jossa yrityksesi tiedot näkyvät (esiin pitäisi tulla Muokkaa yrityksen tietoja, kun siirrät hiiren kohdistimen kyseisen osion kohdalle), äärimmäisenä oikealla olevaa kynäkuvaketta voit muokata yrityksen tietoja, kuten yrityksen nimeä, verkkosivuston URL-osoitetta, DUNS-numeroa, osoitetta ja liiketoimintatyyppiä.
- Napsauttamalla osiossa, joka sisältää tuote- ja palvelukategorioita, äärimmäisenä oikealla olevaa kynäkuvaketta voit lisätä tuote- ja palvelukategorioita, toimitus- tai palvelupaikkoja ja toimialoja, joilla yrityksesi toimii. Saat liiketoimintamahdollisuuksia koskevia ilmoituksia valitsemiesi tuote- ja palvelukategorioiden perusteella. Jos tarjoat tuotteita ja palveluja, jotka eivät vastaa olemassa olevia tuote- ja palvelukategorioita, voit ehdottaa uusia kategorioita, jotka kuvaavat tarjontaasi paremmin.
- Napsauttamalla Valtuustiedot voit konfiguroida yrityksesi monimuotoisuussertifiointeja, kuten Pieni epäedullisessa asemassa oleva yritys tai Vähemmistöön kuuluvan henkilön omistama yritys. Nykyiset asiakkaat näkevät sertifikaatit yritysprofiilissasi, ja potentiaaliset asiakkaat voivat hakea toimittajia kyseisten sertifikaattien perusteella.
- Napsauttamalla Kestävän kehityksen arvioinnit voit lisätä kestävän kehityksen arviointeja ja korostaa asiakkaillesi, kuinka yrityksessäsi hallitaan riskejä.
- Napsauttamalla Lisäosoitteet sivun vasemmassa laidassa voit lisätä yrityksesi muita mahdollisia osoitteita.
- Napsauttamalla Liiketoimintatiedot sivun vasemmassa laidassa voit syöttää yrityksesi yleisiä liiketoimintaan ja verotukseen liittyviä tietoja.
- Napsauttamalla Yhteyshenkilöt voit lisätä yksityiskohtaisia yrityksen yhteystietoja.
- Napsauttamalla Lisäasiakirjat-välilehteä voit liittää tai tarkastella yritysprofiilisi kannalta tärkeitä asiakirjoja. Toimintamaasi edellyttämät asiakirjat näkyvät oletusarvoisesti tässä välilehdessä.
- Napsauttamalla Arvioinnit voit suorittaa arviointeja.
- Napsauttamalla Markkinoinnin oheismateriaali -osiossa äärimmäisenä oikealla olevaa kynäkuvaketta voit lisätä yritystäsi esitteleviä liitteitä, kuten asiakaspresentaatioita, tapaustutkimuksia ja linkkejä, joiden avulla ostajat voivat helposti tutustua yritykseesi.
- Napsauttamalla Yrityksen avainsanat -osiossa äärimmäisenä oikealla olevaa kynäkuvaketta voit syöttää avainsanoja, joiden avulla yrityksesi on helpommin löydettävissä.
- Valitsemalla Vaihtoehdot > Profiiliasetukset voit määrittää, kuinka paljon tietoja yrityksestäsi näytetään nykyisille ja potentiaalisille asiakkaille perustietojen lisäksi.
Vihje: Voit harjoittaa liiketoimintaa asiakkaiden kanssa, vaikkei yritykselläsi olisikaan 100 %:n lukemaa Julkisen profiilin täydellisyys -kohdassa, mutta jos yrität löytää uutta liiketoimintaa, on paras täydentää mahdollisimman monta kenttää.
- Napsauta Tallenna.
Vaihe 4: Määritä, mitä ilmoituksia haluat vastaanottaa
Voit ilmoitusasetusten avulla määrittää tapahtumat, joista haluat saada tietoa. Käyttäjätilisi oikeudet määrittävät sen, mitä ilmoitusasetuksia voit tarkastella ja hallinnoida. Ota yhteys tilisi pääkäyttäjään, jos tarvitset apua ilmoitusasetustesi määrittämisessä.
Määritä ilmoitusasetuksesi seuraavasti:
- Valitse sovelluksen oikeasta yläkulmasta [käyttäjän nimikirjaimet] > Asetukset ja valitse sitten Ilmoitukset.
- Valitse kaikkien niiden ilmoituslajien valintaruutu, joita haluat vastaanottaa, syötä enintään kolme sähköpostiosoitetta ja erottele ne pilkuin.
Vihje: Jos haluat lähettää tiettyjä ilmoituksia useampaan kuin kolmeen sähköpostiosoitteeseen, luo sähköpostijärjestelmääsi jakeluluettelo ja syötä kyseisen luettelon nimi sille varattuun kenttään Ilmoitukset-sivulla.
- Napsauta Tallenna.
Vaihe 5: Määritä lisäkäyttäjiä, joilla on oikeus käyttää yrityksesi Standard-tiliä
Jos olet yrityksesi tilin pääkäyttäjä, voit luoda käyttäjiä ja kohdistaa heille rooleja, ja näin he voivat suorittaa eri toimia SAP Business Network Standard -tillilläsi.
Kullakin roolilla on yksilöivä nimi ja rooliin liittyviä oikeuksia, jotka määrittävät, mitä kyseiset käyttäjät voivat nähdä ja tehdä tililläsi. Voit esimerkiksi luoda laskun laatijan roolin henkilöille, jotka käsittelevät saapuvia ostotilauksia ja luovat laskuja. Käyttäjillä voi olla useita toisiinsa liittyviä rooleja sen mukaan, mikä tehtäviä heidän pitää suorittaa.
Kaikilla käyttäjillä on pääsy Oma tili -sivulle, jolla on kyseisen käyttäjän perusyhteystiedot ja tämän valitsemat kieliasetukset. Kunkin oikeuden myötä käyttäjät saavat pääsyn yrityksesi tilin tietyille muille alueille. Oikeuksilla säädellään myös, mitä ilmoituslajeja käyttäjät saavat konfiguroida.
Myönnä yrityksesi muille henkilöille pääsy tiliin seuraavalla tavalla:
- Valitse sovelluksen oikeasta yläkulmasta [käyttäjän nimikirjaimet] > Asetukset ja valitse Käyttäjät.
- Luo roolit ensin ja luo sitten käyttäjätilejä roolien kohdistamista varten.
Vihje:
- Voit luoda enintään 10 mukautettua roolia.
- Tilin pääkäyttäjät voivat palauttaa niiden käyttäjien salasanan, jotka ovat unohtaneet salasanansa. Jos sinulla on tilin tietoturvaan liittyviä epäilyjä, voit määrittää, että kyseisen käyttäjän salasanan palautus on pakollista. Voit palauttaa käyttäjän salasanan muokkaamalla käyttäjää ja napsauttamalla Palauta salasana -painiketta.
- Ennen roolin poistamista sinun on kohdistettava kohdistetuille käyttäjille eri rooli. Et voi poistaa rooleja, jotka on parhaillaan kohdistettu käyttäjille.
- Kun työntekijät lähtevät yrityksestäsi tai vaihtavat työtehtäviä eivätkä enää tarvitse käyttäjätiliään, on suositeltavaa poistaa käyttäjä tai kohdistaa käyttäjän kirjautumistunnus toiselle henkilölle. Jos kohdistat kirjautumistunnuksen uudelleen, säilytät käyttäjän asetukset ja tiedot.
Vaihe 6: Päätä, mihin sähköpostiosoitteisiin ostotilaukset ja muut asiakkaaltasi saapuvat asiakirjat olisi lähetettävä
Voit syöttää sähköpostiosoitteita asiakkailta saapuvien ostotilaussähköpostien vastaanottamista varten. Voit lisäksi määrittää sähköpostiosoitteita muita asiakirjatyyppejä, kuten maksuehdotuksia ja maksuja varten.
Jos käytössäsi on Standard-tili, voit valita asiakkaalta saapuvien asiakirjojen reititysmenetelmäksi ainoastaan sähköpostin. Voit nostaa tilisi tason Enterprise-tiliksi milloin tahansa. Tämän jälkeen voit määrittää muita reititysmenetelmiä, kuten faksin, cXML:n tai EDI:n. Voit valita saapuvien asiakirjojen reititysmenetelmät, jos olet tilin pääkäyttäjä tai jos sinulla on Tapahtuman konfiguraatiota koskeva oikeus.
Varmista, että oikeat henkilöt saavat ilmoituksen asiakkaaltasi saapuvista asiakirjoista:
- Valitse sovelluksen oikeasta yläkulmasta [käyttäjän nimikirjaimet] > Asetukset ja valitse Sähköisen tilauksen reititys.
- Konfiguroi kunkin asiakirjalajin sähköpostiosoitteet.
Vihje:
- Jokaisessa sähköpostiviestissä on sekä tekstimuotoinen viesti että sama viesti HTML-muodossa. Jotta vastaanottaja saisi parhaan lopputuloksen, varmista, että tällä on käytössään sähköpostiohjelma, joka ymmärtää HTML-muotoisia viestejä.
- Jos haluat vastaanottaa tilauksia sähköpostiviesteinä ja yrityksesi käyttää ei-toivotut sähköpostiviestit torjuvaa ohjelmistoa, siihen on tehtävä määritys, joka sallii SAP Business Networkista saapuvat viestit. SAP Business Network käyttää seuraavaa osoitetta lähettäjän sähköpostiosoitteena: ordersender-prod@ansmtp.ariba.com.
- Jos olet poissa työpaikalta, voit vastata tilauksiin käyttämällä sähköpostiohjelman automaattivastaustoimintoa (out of office tai poissaolo). Uudet tilaukset menevät perille postilaatikoihin, joissa on käytössä automaattinen vastaustoiminto, kun sisällytät jonkin seuraavista ilmauksista automaattivastaukseen:
Poissa
Poissa toimistolta
Lomalla
Vapaalla
Matkoilla
Ulkomailla
Kokouksessa toimipisteen ulkopuolella
. Kun SAP Business Network havaitsee automaattivastauksen, joka sisältää jonkin näistä ilmauksista, automaattivastaus merkitään tilaushistorian lokiin, mikä estää tilausta siirtymästä tilaan Epäonnistui.
Vaihe 7: Konfiguroi maksu- ja pankkitietosi
Asiakkaasi käyttävät maksuosoitteitasi lähettääkseen maksuja sähköisesti tai postitse. Voit määrittää useita maksuosoitteita ja maksutapa-asetuksia.
SAP Business Network näyttää maksuosoitteesi tiedot laatimiesi laskujen Maksun saaja -osiossa. Asiakkaasi näkevät nämä tiedot myös tarkastellessaan yritysprofiilitietojasi.
Jotkut asiakkaat saattavat vaatia pankkiyhteystietojen lisäämistä laskuihin. SAP Business Network sisällyttää laskuihin tarvittaessa pankkitilinumeron ja pankkitunnuksen.
Voit tallentaa maksutietosi tiliisi seuraavalla tavalla, jotta niitä voidaan käyttää laskuissa:
- Valitse sovelluksen oikeasta yläkulmasta [käyttäjän nimikirjaimet] > Asetukset ja valitse sitten Maksusuoritukset.
- (Valinnainen) Voit luoda sääntöjä hyväksyäksesi etuajassa maksettavien maksujen tarjouksia asiakkailtasi automaattisesti. SAP Business Network vertailee asiakkailta saatuja etuajassa maksettavien maksujen tarjouksia ja automaattisen hyväksynnän sääntöjäsi ja hyväksyy tarjoukset, jotka ovat kaikkien ennalta määritettyjen vaatimusten mukaisia.
Vaihe 8: Tarkista asiakkaasi tapahtumasäännöt
On tärkeää tutustua asiakkaasi tapahtumasääntöihin, jotta tunnet asiakkaasi vaatimukset. Vaatiiko asiakkaasi esimerkiksi laatimaan tilausvahvistuksen ennen laskun laatimista ostotilauksen pohjalta? Tai salliiko asiakkaasi takautuvien laskujen laatimisen?
Kun ymmärrät asiakkaasi tapahtumasäännöt, virheiden määrä laskujen luonnin yhteydessä vähenee ja samalla vähenevät laskujen hylkäykset.
Huomautus: Jos rekisteröit tilin ilman asiakkaalta tullutta kutsua, et näe Asiakassuhteet -vaihtoehtoa. Tässä tapauksessa sinun on otettava yhteyttä asiakkaaseesi SAP Business Networkin ulkopuolella ja pyydettävä tätä lisäämään sinut toimittajaksesi.
Vaihe 9: Tarkista, että muut konfiguroitavat alueet ovat kunnossa
Sähköinen laskun reititys: Määritä sähköpostiosoitteet, joihin vastaanotat laskuihin liittyviä ilmoituksia, esimerkiksi ilmoituksia laskun hylkäämisestä tai laskun tilan päivityksestä. Tähän osioon voit syöttää myös yrityksesi verotiedot.
Tilihierarkia: Jos yritykselläsi on useampia kuin yksi SAP Business Network -tili, voit liittää ne yhteen ylätason ja alatason tilihierarkian avulla. Tämä auttaa vähentämään usean tilin päivittämisessä vaadittavaa ylläpitoa.
Palvelutilaukset: SAP Business Network -tilaukset tarjoavat hyötyjä ja ominaisuuksia, jotka parantavat yrityksesi vuorovaikutusta asiakkaiden kanssa. Tämä osio pätee ainoastaan, jos nostat tilisi tason Enterprise-tiliksi. Standard-tilien käyttö on ilmaista.
