SAP Business Network стандартты есептік жазбаңызды тіркегеннен кейін компанияңыздың клиентпен транзакцияға дайын екеніне көз жеткізу үшін есептік жазбаңыздың барлық келесі аймақтарын тексеріп, жаңартуға кеңес береміз. Есептік жазбаңыз туралы ақпаратты жаңартып отырсаңыз, SAP Business Network Discovery арқылы жаңа бизнесті табу мүмкіндігі де артады.

1-қадам: аспаптық құралдарыңыздағы операция плиткаларын реттеу

Құралдар тақтасының плиткалары клиентпен транзакция жасаған құжаттарға қабылданбаған шот-фактуралар сияқты жылдам кіруге мүмкіндік береді. SAP Business Network стандартты есептік жазбасындағы аспаптық құралдарда көрсетілетін операция плиткаларын қосуға немесе жоюға болады. 

Плиткаларды реттеу үшін:

1. Аспаптық құралдар қойындысына өтіңіз.
2. Беттің оң жағында Реттеу опциясын таңдаңыз.
3. Қажет болса, операция плиткаларын таңдап, жойыңыз. Сондай-ақ құралдар тақтасында көрсетілген ретті қайта ұйымдастыру үшін таңдалған плиткаларды сүйреп апаруға болады.
4. Өзгерістерді сақтау үшін Қолдану түймесін басыңыз.

2-қадам: пайдаланушының есептік жазбасы туралы ақпаратты жаңарту

Пайдаланушы туралы ақпаратты жаңарту үшін:

1. Қолданбаның жоғарғы оң жақ бұрышында [пайдаланушы инициалдары] > Менің шотым түймесін басыңыз.
2. Жеке ақпаратыңызды, сондай-ақ қалаулы тіл, уақыт белдеуі және валюта параметрлерін енгізіңіз.
   
   Ескертпе: әдепкі бойынша сатып алушы ұйымдар есептік жазба әкімшісінің атын, телефон нөмірін және эл. пошта мекенжайын көре алады. Есептік жазбаның әкімшісі болсаңыз, SAP Business Network жүйесінде клиентпен клиенттермен клиенттермен байланысқаныңызды жасыру үшін Байланыс ақпаратының параметрлері бөліміндегі Менің жеке байланыс ақпаратымды жасыру түймесін басуға болады.
   
   
3. Мобильді параметрлер қойындысында ақпаратты жаңартыңыз. SAP Business Network Supplier Mobile қолданбасын орнатып, SAP Business Network стандартты есептік жазбаңызға мобильді құрылғыдан қол жеткізуді таңдасаңыз, бұл аймақ мобильді қолданба параметрлерін теңшеуге мүмкіндік береді.
   
   Ескертпе: бұл аймақты SAP Business Network Supplier Mobile қолданбасын мобильді құрылғыңызға орнатсаңыз және есептік жазбаңызға қолданбасы арқылы қол жеткізген болсаңыз ғана көресіз.
   
   
4. Сақтау түймесін басыңыз.

3-қадам: компания профилін жаңарту

Сізде SAP Business Network, SAP Business Network Discovery, SAP Ariba Sourcing және SAP Ariba Contracts арасында ортақ пайдаланылатын бір компания профилі бар. Бір есептік жазбадағы барлық клиент қатынастары үшін бір компания профилін жүргізуге болады. Әдепкі бойынша компания профилі барлық ықтимал және қолданыстағы клиент қатынастарына көрінеді.

Компания профилінің ақпаратын тексеру және жаңарту үшін Компания туралы ақпарат рұқсаты болуы керек.

Компания параметрлерін жаңарту үшін:

1. Қолданбаның жоғарғы оң жақ бұрышында [пайдаланушы инициалдары] > Компания профилі түймесін басыңыз.
2. Сол жерден профиль аймақтарының әрқайсысындағы ақпаратты жаңартуға болады:
   • Компанияңыздың ақпараты пайда болатын бөлімнің жоғарғы оң жақ бөлігінде (ол курсорды курсорды апарған кезде компания туралы ақпаратты өңдеу дегенді білдіруі керек) компания аты, сайт URL мекенжайы, DUNS нөмірі, мекенжайы және бизнес түрі сияқты компания туралы ақпаратты өңдеу үшін алыс жақтағы қарындаш белгішесін басыңыз.
   • Өнім және қызмет санаттары қамтитын бөлімде өнім мен қызмет санаттарын, жеткізілім мен қызмет көрсету орындарын және компания қызмет көрсететін салаларды қосу үшін оң жақтағы қарындаш белгішесін басыңыз. Сіз таңдаған өнім мен қызмет санаттарына негізделген бизнес мүмкіндік хабарландыруларын ала аласыз. Бұрыннан бар өнім мен қызмет санаттарына сәйкес келмейтін өнімдер мен қызметтерді қамтамасыз етсеңіз, ұсыныстарыңызды жақсырақ сипаттайтын жаңа санаттарды ұсынуға болады.
   • Кішкентай жағдайы төмен адамдарға тиесілі бизнес немесе азшылыққа тиесілі бизнес сияқты компанияңыздың әртүрлілік сертификаттарын теңшеу үшін тіркелгі деректерін басыңыз. Бұрыннан бар клиенттер компания профилінде осы сертификаттарды көре алады және ықтимал клиенттер осы сертификаттар негізінде жеткізушілерді іздей алады.
   • Клиенттерге тәуекелдерді қалай басқаратыныңызды бөлектеу мақсатында тұрақтылық рейтингілерін қосу үшін Тұрақтылық рейтингілері түймесін басыңыз. 
   • Сізде болуы мүмкін кез келген қосымша компания мекенжайларын қосу үшін беттің сол жағындағы Қосымша мекенжайлар  түймесін басыңыз.
   • Компанияңыз туралы жалпы бизнес және қаржылық ақпаратты енгізу үшін беттің сол жағындағы Бизнес ақпарат түймесін басыңыз.
   • Компания контактісі туралы толық ақпаратты қосу үшін Контактілер түймесін басыңыз.
   • Компания профиліне қатысты құжаттарды тіркеу немесе көру үшін Қосымша құжаттар қойындысын басыңыз. Әдепкі бойынша, операция елі талап ететін кез келген құжаттар осы қойындыда көрсетіледі.
   • Бағалауларды аяқтау үшін Бағалаулар түймесін басыңыз.
   • Маркетинг кепілі бөлімінде компанияңызды көрсету мақсатында тіркемелерді, соның ішінде клиент көрсетілімдерін, жағдайды зерттеулерді және сілтемелерді қосу мақсатында компанияңыз туралы қосымша ақпарат алу үшін оң жақтағы қарындаш белгішесін басыңыз. 
   • Компанияның кілтсөздері бөлімінде компанияңызды оңай анықтауға болатын іздеу кілтсөздерін енгізу үшін оң жақтағы қарындаш белгішесін басыңыз.
   • Компанияңыз туралы негізгі ақпараттан тыс қанша ақпарат көрінетінін және ықтимал клиенттерге көрінетінін көрсету үшін Опциялар > Профиль параметрлері түймесін басыңыз.
     
     Кеңес: клиенттермен транзакция жасау үшін жалпы профиль толықтығының есептегішінде 100%-ға жету қажет емес, бірақ жаңа бизнесті табуға әрекеттенсеңіз, көптеген өрістерді барынша тез толтыру тиімді.
     
     
3. Сақтау түймесін басыңыз.

4-қадам: қай хабарландыруларды алғыңыз келетінін теңшеу

Хабарлағыңыз келетін оқиғаларды көрсету үшін хабарландыру параметрлерін орнатуға болады. Көруге және басқаруға болатын хабарландырулар параметрлері пайдаланушы есептік жазбасының рұқсаттарына байланысты. Қосымша көмек параметрі хабарландыру параметрлері қажет болса, есептік жазба әкімшісіне хабарласыңыз.

Хабарландыруларды теңшеу үшін:

1. Қолданбаның жоғарғы оң жақ бұрышында [пайдаланушы инициалдары] > Параметрлер тармағын басып, Хабарландырулар опциясын таңдаңыз.
2. Алғыңыз келетін әрбір хабарландыру түрі үшін құсбелгіні таңдап, үтірмен бөлінген үш эл. пошта мекенжайына дейін енгізіңіз.
   
   Кеңес: бір хабарландыру түрін үштен астам эл. пошта мекенжайына жіберу үшін эл. пошта жүйесіне үлестіру тізімін жасаңыз және сол үлестіру тізімінің атын Хабарландырулар бетіндегі сәйкес өріске енгізіңіз.
   
   
3.  Сақтау түймесін басыңыз.

5-қадам: компанияңыздың стандартты есептік жазбасына кіру рұқсаты бар қосымша пайдаланушыларды орнату

Компания есептік жазбасының әкімшісі болсаңыз, пайдаланушыларды жасауға және оларға рөлдерді тағайындауға болады, осылайша олар SAP Business Network стандартты есептік жазбасында әртүрлі әрекеттерді орындай алады.

Әрбір рөлдің бірегей аты және тағайындалған пайдаланушылар есептік жазбаңызда не көре алатынын және орындай алатынын көрсететін байланысты рұқсаттар жиыны бар. Мысалы, кіріс сатып алу тапсырыстарын өңдейтін және шот-фактураларды жасайтын адамдар үшін Шот-фактура генераторы рөлін жасауға болады. Пайдаланушыларда орындалуы тиіс тапсырмаларға байланысты бірнеше қатысты рөл болуы мүмкін.

Барлық пайдаланушылар белгілі бір пайдаланушы үшін негізгі байланыс ақпараты мен қалаулы тіл параметрін қамтитын Менің есептік жазбам бетіне қол жеткізе алады. Әрбір рұқсат пайдаланушыларға компания тіркелгісінің қосымша аймақтарына кіруге мүмкіндік береді. Рұқсаттар пайдаланушылар теңшей алатын хабарландыру түрлерін де басқарады.

Компанияңыздағы қосымша адамдарға қол жеткізу рұқсатын беру үшін:

1. Қолданбаның жоғарғы оң жақ бұрышында [пайдаланушы инициалдары] > Параметрлер тармағын басып, Пайдаланушылар опциясын таңдаңыз.
2. Алдымен рөлдер жасаңыз, содан кейін сол рөлдерді тағайындау үшін пайдаланушылар есептік жазбаларын жасаңыз. 

Кеңестер:

• Ең көбі 10 теңшелмелі рөл жасауға болады.
• Есептік жазба әкімшілері құпиясөзін ұмытқан пайдаланушыларға құпиясөздерді бастапқы қалпына келтіре алады. Пайдаланушының есептік жазбасы туралы қауіпсіздік мәселесі туындаса, сол пайдаланушының құпиясөзін бастапқы қалпына келтіру үшін мәжбүрлеп пайдалана аласыз. Пайдаланушының құпиясөзін бастапқы қалпына келтіру үшін пайдаланушыны өңдеп, Құпиясөзді бастапқы қалпына келтіру түймесін басыңыз.
• Рөлді жоймас бұрын байланысты пайдаланушыларды басқа рөлге қайта тағайындау керек. Ағымдағы уақытта пайдаланушыларға тағайындалған рөлдерді жою мүмкін емес.
• Қызметкерлер компанияңыздан шыққан кезде немесе тапсырмаларды өзгерткенде және оның пайдаланушы есептік жазбасы қажет болмаса, пайдаланушыны жоюды немесе пайдаланушының жүйеге кіру дерегін басқа жеке тұлғаға қайта тағайындауды ұсынамыз. Жүйеге кіруді қайта тағайындасаңыз, пайдаланушының реттеуі мен дерегін сақтайсыз.

6-қадам: клиенттен сатып алу тапсырыстары мен басқа да құжаттарды алу керек эл. пошта мекенжайларын шешу

Клиенттерден сатып алу тапсырысының эл. хаттарын алу үшін эл. пошта мекенжайларын енгізуге болады. Сондай-ақ төлем ұсыныстары және ақша аударымдары сияқты басқа құжат түрлері үшін электрондық пошта мекенжайларын теңшеуге болады.

Стандартты есептік жазба арқылы клиенттерден алатын құжаттар үшін бағыттау әдісі ретінде тек электрондық поштаны таңдауға болады. Факс, cXML немесе EDI сияқты басқа бағыттау әдістерін көрсету артықшылығын алу үшін кез келген уақытта корпоративтік шотқа жаңартуға болады. Әкімші болсаңыз немесе Транзакция конфигурациясы рұқсаты болса, кіріс құжаттар үшін бағыттау әдістерін таңдауға болады.

Клиентіңіздің құжаттары туралы дұрыс адамдарға хабарланғанына көз жеткізу үшін:

1. Қолданбаның жоғарғы оң жақ бұрышында [пайдаланушы инициалдары] > Параметрлер тармағын таңдап, Электрондық тапсырысты бағыттау опциясын таңдаңыз.
2. Әр құжат түрі үшін электрондық пошта мекенжайларын теңшеңіз.

Кеңестер:

• Әрбір эл. пошта хабарында әдеттегі мәтіндік хабар да, HTML пішімінде қайталанатын хабар да бар. Үздік іздеу нәтижелері үшін алушының HTML-lare электрондық поштасын оқу құралын пайдаланғанына көз жеткізіңіз.
• Тапсырыстарды эл. пошта хабарлары ретінде алғыңыз келсе және ұйымыңыз қажетсіз эл. пошта хабарларын блоктау үшін бағдарламалық жасақтаманы пайдаланса, SAP Business Network жүйесіндегі хабарларға рұқсат беру үшін оны теңшеу керек. SAP Busiess Network эл. пошта мекенжайындағы мекенжайы ретінде келесі мекенжайды пайдаланады: ordersender-prod@ansmtp.ariba.com.
• Кеңседен шығып кетсеңіз, пошта клиентінің автоматты жауабын ("Кеңседен тыс" немесе демалыс) тапсырыстарға жауап беру мүмкіндігін пайдалануға болады. Автоматты жауап беру функциясы бар пошта жәшіктеріне жаңа тапсырыстардың жіберілуіне жол бермеу үшін автоматты жауап беру хабарларына келесі фразалардың бірін қосыңыз:
  
  Кеңседе жоқ
  OOTO
  Демалыста
  мейрам күні
  / қала
  кеңседен алу
  : дейін
  елден тыс
  жұмыс орнындағы жиналыста
  
  SAP Business Network осы фразалардың бірін қамтитын автоматты жауапты анықтаған кезде, ол тапсырыстың Сәтсіз аяқталды күйіне ауысуына жол бермейтін тапсырыс тарихы журналында автоматты жауап алғанын көрсетеді.

7-қадам: төлем мен банк ақпаратын теңшеу

Клиенттер төлемді электронды түрде немесе пошта арқылы жіберу үшін ақша аудару мекенжайларын пайдаланады. Бірнеше аударым мекенжайын және төлем әдісінің параметрлерін көрсетуге болады.

SAP Business Network сіз жасаған шот-фактуралардағы Банк деректемелері бөлімінде ақша аудару мекенжайы туралы ақпаратты көрсетеді. Сондай-ақ клиенттеріңіз компанияңыздың профилі туралы ақпаратты көру кезінде осы ақпаратты көре алады.

Кейбір клиенттер шот-фактуралар бойынша банк шотының деректемелерін қосуды талап етуі мүмкін. Қажет болса, SAP Business Network шот-фактуралардағы Банк шотының нөмірі мен Банк ид. мәндерін автоматты түрде қамтиды.

Шот-фактуралар бойынша пайдалану үшін есептік жазбаңызда аударым мәліметтерін сақтау үшін:

1. Қолданбаның жоғарғы оң жақ бұрышында [пайдаланушы инициалдары] > Параметрлер тармағын басып, Аударымдар опциясын таңдаңыз.
2. (Міндетті емес) Клиенттеріңізден мерзімінен бұрын төлеу ұсыныстарын автоматты түрде қабылдау ережелерін жасауға болады. SAP Business Network сіз клиенттерден алатын мерзімінен бұрын төлеу ұсыныстарын автоматты қабылдау ережелерімен салыстырады және алдын ала анықталған барлық ереже шарттарына сәйкес келетін ұсыныстарды қабылдайды.

8-қадам: клиенттің транзакция ережелерін тексеру

Клиентіңіздің транзакция ережелерімен танысу маңызды, осылайша олардың талаптары қандай екенін білесіз. Мысалы, клиент сатып алу тапсырысына шот-фактура жасау алдында тапсырыс растауын жасауды талап етеді ме? Немесе сіздің клиентіңіз шот-фактураларды өткен күнмен белгілеуге мүмкіндік береді ме?

Клиенттің транзакция ережелерін түсіну шот-фактураны жасау кезінде алатын қателердің санын азайтып, шот-фактураны қабылдамау мүмкіндігін төмендетуі мүмкін.

Ескертпе: есептік жазбаңызды клиенттен шақырусыз тіркесеңіз, Клиент қатынастары опциясын көрмейсіз. Бұл жағдайда SAP Business Network жүйесінен тыс клиентке жеткізушілердің бірі ретінде қосуын сұрау керек.

9-қадам: басқа конфигурация аймақтарын дәлдікті тексеру

Электрондық шот-фактураны бағыттау: шот-фактураларға қатысты хабарландыруларды алу үшін эл. пошта мекенжайларын теңшеңіз, мысалы, шот-фактура қабылданбаған кезде немесе шот-фактураның күйі жаңартылған кезде. Сондай-ақ бұл бөлімге салық ақпаратын енгізуге болады.

Клиенттер иерархиясы: компанияңызда бірнеше SAP Business Network есептік жазбасы болса, оларды басты-бағыныңқы есептік жазбалар иерархиясында бірге байланыстыруға болады. Бұл бірнеше шотты жаңарту үшін қажетті техникалық қызмет көрсетуді азайтуға көмектеседі.

Қызмет жазылымдары: SAP Business Network жазылымдары клиенттермен компанияңыздың өзара әрекеттестігін кеңейтетін артықшылықтар мен функцияларды қамтамасыз етеді. Бұл бөлім корпоративтік есептік жазбаға жаңартылған жағдайда ғана қолданылады. Стандартты есептік жазбаларды пайдалануға болмайды.