Po provedení registrace standardního účtu SAP Business Network doporučujeme, abyste zkontrolovali a aktualizovali všechny dále uvedené části účtu a tak zajistili, že vaše společnost bude připravená realizovat transakce se zákazníkem. Aktuálnost informací ve vašem účtu zvyšuje šance na nalezení nových obchodů prostřednictvím SAP Business Network Discovery.

1. krok: Přizpůsobení dlaždic akcí na pracovní ploše

Dlaždice akcí nabízejí rychlý náhled na dokumenty, které si zasíláte se zákazníkem, například zamítnuté faktury. Dlaždice akcí si můžete přidat na pracovní plochu ve standardním účtu SAP Business Network a také je můžete odebrat. 

Přizpůsobení dlaždic:

1. Přejděte na záložku Workbench (Pracovní plocha).
2. Na pravé straně stránky vyberte možnost Customize (Přizpůsobit).
3. Vyberte a odeberte dlaždice dle potřeby. Vybrané dlaždice můžete přetažením uspořádat do pořadí, v němž se zobrazí na panelu.
4. Kliknutím na Apply (Použít) uložte změny.

2. krok: Aktualizace informací uživatelského účtu

Aktualizace uživatelských informací:

1. V pravém horním rohu aplikace klikněte na [iniciály uživatele] > My Account (Můj účet).
2. Zadejte své osobní údaje a nastavte preferovaný jazyk, časové pásmo a měnu.
   
   Pozn.: Nakupující organizace standardně vidí jméno, telefonní číslo a e-mailovou adresu administrátora vašeho účtu. Pokud jste administrátorem účtu, můžete kliknutím na Skrýt moje osobní kontaktní údaje v části Preference kontaktních údajů skrýt osobní údaje, aby nebyly viditelné pro žádné organizace kromě těch, s nimiž udržujete vztahy v rámci SAP Business Network.
   
   
3. Aktualizujte informace na záložce Mobilní nastavení. Pokud máte nainstalovanou mobilní aplikaci SAP Business Network Supplier a do standardního účtu SAP Business Network vstupujete z mobilního zařízení, v této oblasti můžete nakonfigurovat předvolby pro mobilní aplikaci.
   
   Poznámka: Tato oblast se zobrazí jen v případě, že jste na účet vstoupili přes mobilní aplikaci SAP Business Network Supplier nainstalovanou v mobilním zařízení.
   
   
4. Klikněte na Uložit.

3. krok: Aktualizace profilu vaší společnosti

Máte jeden profil společnosti, který je společný pro SAP Business Network, SAP Business Network Discovery, SAP Ariba Sourcing a SAP Ariba Contracts. Můžete tak udržovat jeden profil společnosti pro všechny zákazníky z jediného účtu. Profil vaší společnosti se standardně zobrazuje všem potenciálním a existujícím zákazníkům, s nimiž máte vztah.

Abyste mohli prohlížet a aktualizovat informace o vaší společnosti, musíte mít oprávnění Informace o společnosti.

Aktualizace nastavení společnosti:

1. V pravém horním rohu aplikace klikněte na [iniciály uživatele] > Company Profile (Profil společnosti).
2. Odtud můžete aktualizovat informace v jednotlivých oblastech profilu:
   • Když chcete upravit údaje o své společnosti, jako je název, URL webu, číslo DUNS, adresa nebo typ firmy, klikněte na ikonu tužky úplně vpravo v pravé horní části sekce, kde jsou zobrazené informace o vaší společnosti (když nad ni najedete kurzorem, měl by se zobrazit odkaz Upravit informace o společnosti.
   • Když chcete přidat kategorie produktů a služeb, místa dodávek a služeb nebo odvětví, ve kterých vaše společnost působí, v části obsahující Kategorie produktů a služeb klikněte na ikonu tužky úplně vpravo. Podle zvolených kategorií produktů a služeb budete dostávat notifikace o obchodních příležitostech. Pokud poskytujete produkty nebo služby, které neodpovídají žádné ze stávajících kategorií, můžete navrhnout nové kategorie, které lépe popisují vaši nabídku.
   • Když chcete nakonfigurovat certifikáty své společnosti týkající se diverzity, například Malý podnik vlastněný znevýhodněnou osobou nebo Podnik vlastněný příslušníkem minority, klikněte na Přihlašovací údaje. Stávající zákazníci tyto certifikáty uvidí v profilu společnosti a potenciální zákazníci mohou hledat dodavatele podle certifikátů.
   • Když chcete přidat hodnocení udržitelnosti, abyste zákazníkům zdůraznili, jak spravujete rizika, klikněte na Hodnocení udržitelnosti. 
   • Když chcete přidat další firemní adresy, klikněte v levé části stránky na Další adresy.
   • Když chcete zadat obecné obchodní a finanční informace o své společnosti, klikněte v levé části stránky na Podnikové informace.
   • Když chcete přidat podrobné firemní kontaktní údaje, klikněte na Kontakty.
   • Když chcete připojit nebo prohlížet dokumenty, které jsou nějak relevantní pro profil vaší společnosti, klikněte na záložku Další dokumenty. Na této záložce se standardně objeví dokumenty, které jsou požadovány v zemi, v níž podnikáte.
   • Když chcete vyplnit posouzení, klikněte na Posouzení.
   • Když chcete přidat přílohy s informacemi o své společnosti, prezentace pro zákazníky, případové studie a odkazy, které kupujícím usnadní získávání informací o vaší společnosti, klikněte úplně vpravo v části Marketingové materiály na ikonu tužky a přidejte přílohy. 
   • Když chcete přidat klíčová slova, aby se vaše společnost dala lépe vyhledat, klikněte v části Klíčová slova společnosti úplně vpravo na ikonu tužky.
   • Po kliknutí na Možnosti > Nastavení profilu můžete určit, jaké informace nad rámec základních údajů o vaší společnosti budou viditelné stávajícím a potenciálním zákazníkům.
     
     Tip: Abyste mohli jednat se zákazníky, na stupnici Úplnost veřejného profilu nemusíte dosáhnout 100 %, pokud se ale pokoušíte najít nové obchody, je nejlepší vyplnit co nejvíce polí.
     
     
3. Klikněte na Uložit.

4. krok: Konfigurace notifikací, které chcete dostávat

Můžete nastavit preference notifikací, které určují události, o kterých chcete být informováni. To, která nastavení notifikací vidíte a můžete upravovat, závisí na oprávněních vašeho uživatelského účtu. Potřebujete-li další pomoc při nastavování preferencí notifikací, obraťte se na administrátora vašeho účtu.

Konfigurace notifikací:

1. V pravém horním rohu aplikace klikněte na [iniciály uživatele] > Settings (Nastavení) a vyberte Notifications (Notifikace).
2. Označte zaškrtávací políčko u každého typu notifikace, který chcete dostávat, a zadejte až tři e-mailové adresy oddělené čárkami.
   
   Tip: Chcete-i jeden typ notifikací odesílat na více než tři adresy, vytvořte ve svém e-mailovém systému distribuční seznam a do příslušného pole na stránce Notifikace pak zadejte jeho název.
   
   
3.  Klikněte na Uložit.

5. krok: Nastavení dalších uživatelů s přístupem ke standardnímu účtu vaší společnosti

Pokud jste administrátorem účtu své společnosti, můžete vytvářet uživatele a přiřazovat jim role, aby mohli ve vašem standardním účtu SAP Business Network provádět různé činnosti.

Každá role má jedinečný název a sadu přiřazených oprávnění, které určují, co může přiřazený uživatel vidět a dělat ve vašem účtu. Pro pracovníky, kteří pracují s příchozími objednávkami a vytvářejí faktury, můžete například vytvořit roli tvůrce faktur. Podle toho, jaké role musí vykonávat, může uživatel mít více souvisejících rolí.

Všichni uživatelé mají přístup na stránku Můj účet, která obsahuje základní kontaktní údaje a nastavení preferovaného jazyka pro daného uživatele. Jednotlivá oprávnění dávají uživatelům přístup do dalších oblastí účtu vaší společnosti. Oprávnění rovněž určují typy notifikací, které může uživatel konfigurovat.

Poskytnutí přístupu pro další osoby z vaší společnosti:

1. V pravém horním rohu aplikace klikněte na [iniciály uživatele] > Settings (Nastavení) a vyberte Users (Uživatelé).
2. Nejprve vytvořte role a poté vytvořte uživatelské účty, kterým tyto role přiřaďte. 

Tipy:

• Můžete vytvořit až 10 vlastních rolí.
• Administrátoři účtu mohou restovat hesla pro uživatele, kteří heslo zapomenou. Pokud máte obavy z možnosti neoprávněného proniknutí do uživatelského účtu, můžete si vynutit reset hesla daného uživatele. Chcete-li resetovat heslo uživatele, upravte uživatele a klikněte na Resetovat heslo.
• Abyste mohli vymazat roli, musíte přeřadit přiřazené uživatele k jiným rolím. Role, které jsou aktuálně přiřazené uživatelům, nelze vymazat.
• Když zaměstnanec ukončí pracovní poměr nebo přejde na jinou práci a už svůj uživatelský účet nepotřebuje, doporučujeme buď uživatele vymazat nebo předat jeho přihlašovací údaje na jinou osobu. Když předáte přihlašovací údaje, uživatelská nastavení a data zůstanou zachována.

6. krok: Rozhodněte, na které e-mailové adresy mají být doručovány objednávky a další dokumenty od vašeho zákazníka.

Můžete zadat e-mailové adresy, na které budou chodit e-maily s objednávkami od zákazníků. Můžete rovněž nastavit e-mailové adresy pro jiné typy dokumentů, jako jsou návrhy plateb či avíza plateb.

Se standardním účtem si můžete jako metodu směrování pro dokumenty od vašich zákazníků zvolit pouze e-mail. Pokud chcete, můžete kdykoliv upgradovat na účet Enterprise, čímž získáte možnost využít i další metody směrování, jako je Fax, cXML nebo EDI. Metody směrování pro příchozí dokumenty si můžete vybrat, pokud jste administrátorem nebo máte oprávnění pro konfiguraci transakcí.

Zajištění, aby byli na příchozí dokument od zákazníka upozorněni správné osoby:

1. V pravém horním rohu aplikace klikněte na [iniciály uživatele] > Settings (Nastavení) a vyberte Electronic Order Routing (Elektronické směrování objednávek).
2. Nastavte e-mailové adresy pro každý typ dokumentu.

Tipy:

• Každá e-mailová zpráva obsahuje sdělení jak v prostém textu, tak ve formátu HTML. Aby se zpráva zobrazila co nejlépe, zajistěte, aby příjemce používal prohlížeč e-mailů schopný zpracovat HTML.
• Pokud vaše organizace používá software pro blokování nevyžádaných e-mailů, pak pokud chcete, aby vám byly doručovány objednávky jako e-mailové zprávy, musíte tento software nakonfigurovat tak, aby povolil e-maily ze SAP Business Network. SAP Business Network odesílá své zprávy z této adresy: ordersender-prod@ansmtp.ariba.com.
• Pokud to váš mailovací klient umožňuje, můžete pro případ, že budete mimo kancelář, k odpovědi na objednávky použít funkci automatického odpovídání na e-maily v nepřítomnosti. Do textu automatické odpovědi vložte některou z dále uvedených frází, abyste zabránili neodesílání dalších objednávek do schránky:
  
  Out of office
  OOTO
  On vacation
  on holiday
  out of town
  away from the office
  away until
  out of the country
  at an off site meeting
  .
  Když SAP Business Network detekuje automatickou odpověď obsahující některou z těchto frází, do protokolu historie objednávky zaznamená, že obdržel automatickou odpověď, čímž se zabrání nastavení statusu objednávky na Neúspěch.

7. krok: Konfigurace platebních a bankovních informací

Vaši zákazníci uvidí vaše adresy příjemce platby, na které se platby zasílají elektronicky nebo e-mailem. Můžete zadat několik adres příjemce plateb a preferencí způsobu platby.

SAP Business Network zobrazí adresu příjemce platby v části Příjemce platby na vámi vytvořených fakturách. Vaši zákazníci mohou tuto informaci také vidět v profilu vaší společnosti.

Někteří zákazníci mohou požadovat, abyste na fakturách uváděli detaily bankovního účtu. Když je to potřeba, SAP Business Network automaticky přidá na faktury Číslo bankovního účtu a ID banky.

Uložení údajů o platbách do vašeho účtu pro použití na fakturách:

1. V pravém horním rohu aplikace klikněte na [iniciály uživatele] > Settings (Nastavení) a vyberte Remittances (Úhrady).
2. (Volitelné) Můžete si vytvořit pravidla pro automatickou akceptaci předčasných úhrad od zákazníků. SAP Business Network porovná nabídky předčasných úhrad od vašich zákazníků s pravidly automatické akceptace a nabídky, které splňují předem definovaná pravidla, akceptuje.

8. krok: Seznamte se s pravidly transakce zákazníka

Je důležité, abyste se seznámili s pravidly transakcí vašich zákazníků a věděli tak, jaké jsou jejich požadavky. Vyžaduje například váš zákazník, abyste před vytvořením faktury k objednávce vytvořili potvrzení objednávky? Nebo umožňuje zákazník antedatovat faktury?

Znalost pravidel transakcí zákazníků může snížit počet chyb při tvorbě faktur a snižuje možnost zamítnutí faktury.

Pozn.: Pokud jste svůj účet registrovali bez pozvání ze strany zákazníka, možnost Vztahy se zákazníky neuvidíte. V takovém případě se musíte obrátit na zákazníka mimo SAP Business Network a požádat jej, aby si vás přidal jako jednoho ze svých dodavatelů.

9. krok: Kontrola správnosti ostatních částí konfigurace

Elektronické směrování faktur: Nastavte e-mailové adresy, na které se mají zasílat notifikace týkající se faktur, jako například oznámení o zamítnutí faktury nebo oznámení o aktualizaci statusu faktury. V této části můžete rovněž zadat daňové informace.

Hierarchie účtů: Pokud má vaše společnost několik účtů SAP Business Network, můžete je propojit a určit jejich podřízenost/nadřízenost. Tím se sníží pracnost při údržbě většího počtu účtů.

Odběry služeb: Služby SAP Business Network přinášejí výhody a funkce, které zlepšují interakci s vašimi zákazníky. Tato část je k dispozici pouze v případě, že upgradujete na účet Enterprise. Standardní účty lze používat bezplatně.