Nous avons un grand nombre de commandes que notre entreprise doit fermer, quelles sont les options disponibles sur SAP Ariba Buying/Buying and Invoicing qui pourraient nous aider à répondre à nos besoins ?

SAP Ariba Purchasing & Receiving

SAP Ariba prend en charge la fermeture en masse ou en masse des commandes de différentes manières. Il prend également en charge la fermeture automatique des commandes afin que vous ne vous trouviez pas dans une situation où un trop grand nombre de commandes sont encore ouvertes et doivent être fermées.

Les options disponibles pour la fermeture en masse et automatique sont les suivantes :

• Clôture manuelle en masse
• • Fonctionnement : cela fonctionne comme une fermeture manuelle, mais vous pouvez sélectionner plus de commandes et devez cliquer sur un bouton, ce qui réduit l'effort manuel.
  • Pour ce faire, cliquez sur Gérer -> Bons de commande -> Rechercher les commandes que vous souhaitez fermer en fonction des critères de recherche disponibles-> Cochez la case en haut à gauche des résultats de la recherche -> Cliquez sur Fermer pour toutes les actions.
  • Limitation : vous ne pouvez fermer en masse que les commandes que vous pouvez combiner par un critère de recherche. Exemple : vous pouvez fermer toutes les commandes de l'utilisateur X ou toutes les commandes créées en 2020, mais vous ne pouvez pas fermer toutes les commandes dont le total est inférieur à 100 $, sauf si vous les avez personnalisées pour pouvoir rechercher des commandes en fonction de leur valeur totale.
  • Limitation : vous ne pouvez fermer que 2 000 commandes à la fois, ce qui correspond au nombre maximal de résultats de recherche.
  • Des informations supplémentaires sont disponibles sur Comment fermer manuellement des bons de commande en masse.
• Fermeture automatique en masse
• • Fonctionnement : vous devrez configurer un paramètre qui définit un nombre de jours, puis une tâche s'exécutera quotidiennement pour sélectionner toutes les commandes qui n'ont pas été modifiées/modifiées/traitées de quelque manière que ce soit pendant le même nombre de jours configuré.
  • Comment procéder : configurez le paramètre ConfigureDaysOfNonActivityToClosePO.
  • Limitation : seuls 10 000 ordres peuvent être clôturés à la fois.
  • Limitation : la tâche s'exécute une fois par jour.
  • Des informations supplémentaires sont disponibles sur Comment fonctionne le processus de fermeture automatique de bons de commande en masse ?
• Fermeture automatique des commandes entièrement facturées et rapprochées
• • Fonctionnement : la fonctionnalité sera déclenchée une fois que les montants facturés et rapprochés sur la commande seront égaux à la valeur de la commande, déclenchant ainsi une action de fermeture.
  • Comment procéder : un représentant du service d'assistance SAP Ariba doit vous aider à activer le paramètre en indiquant s'il doit être fermé à la facturation ou toutes les actions.
  • Limitation : si vous n'utilisez pas la facturation sur Ariba, cette fonctionnalité ne fonctionnera pas pour vous.
  • Limitation : si votre entreprise a fréquemment des commandes qui ne seront pas entièrement facturées et rapprochées, cette tâche ne peut pas s'avérer utile pour ces commandes.
  • Des informations supplémentaires sont disponibles dans Existe-t-il un moyen de fermer automatiquement un bon de commande une fois qu'il est entièrement facturé et rapproché ?

• Toutes ces approches peuvent être utilisées seules ou combinées à une ou plusieurs autres approches, en fonction de vos besoins de gestion.
• Si vous avez besoin d'une autre approche pour la clôture en masse, envisagez de journaliser une demande d'extension sur le portail d'influence client sur Connect.

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