Indkøbsordrestyring

Best Practices for effektiv indkøbsordrestyring

Introduktion til indkøbsordrestyring

Vigtighed af indkøbsordrer i forretningstransaktioner

Typer af indkøbsordrer: Materiale, varer og serviceydelser

Indkøbsordren (IO) er kildebilaget for ordren, og alle efterfølgende bilag oprettes fra indkøbsordren. En indkøbsordre er et handelsbilag, der er udstedt til dig fra din kunde, og som angiver typer, mængder og aftalte priser for produkter eller serviceydelser, som du vil levere til dem. En indkøbsordre kan være af forskellige typer, typisk enten for materialer og varer eller for serviceydelser. De efterfølgende svar afhænger af indkøbsordretypen og din kundes krav. En enkelt indkøbsordre kan indeholde linjer af flere typer (fx en linje for varer og en for services).

Fra dit dashboard skal du navigere til fanen Ordrer for at få adgang til dine indkøbsordrer. Den efterfølgende skærm giver dig mulighed for effektivt at administrere dine indkøbsordrer.

Her får du indsigt i behandling af indkøbsordrer og håndtering af logistik via SBN. Opgaver som f.eks. oprettelse af en ordrebekræftelse, opdatering af varelinjer, generering af en forsendelsesmeddelelse eller oprettelse af en faktura kan udføres problemfrit.

Alle dokumenter, der oprettes fra en indkøbsordre, organiseres i afsnittet 'Relaterede bilag', der kan tilgås via et hyperlink i indkøbsordredetaljerne. Desuden findes alle ordrebekræftelser på fanen Opfyldelse.

Besvarelse af en indkøbsordre

På siden med indkøbsordredetaljer kan du se tre forskellige valgmuligheder, når du klikker på knappen Opret ordrebekræftelse. Du skal enten bekræfte hele ordren, afvise hele ordren eller opdatere varelinjerne. 

For at bekræfte ordren skal du indtaste et alfanumerisk referencenummer, vælge at indtaste en forsendelsesdato eller endda nogle yderligere kommentarer. Nogle af disse felter kan være obligatoriske afhængigt af din kundes transaktionsregler. 

Når du er færdig, føres du tilbage til din indkøbsordre, som vises som status "bekræftet" eller "afvist", afhængigt af hvilken mulighed du har valgt.

Yderligere dedikerede instruktioner om standardkonti  er tilgængelige på  denne side  og i  videoformat. 

Indkøbsordredetalje

Find din indkøbsordre fra startsiden, arbejdsområdet eller fanen Ordrer. Klik på ordrenummeret for at åbne indkøbsordren.

Ordretoppen indeholder ordredatoen og oplysninger om din kunde og din virksomhed. Hvis indkøbsordren indeholder vedhæftede filer, vises de også som hyperlinks i sidehovedet.

Afsnittet Enkeltposter beskriver de bestilte artikler. Hver linje viser beskrivelse, type, mængde og prisfastsættelse for de artikler, som kunden ønsker at købe.

Indkøbsordren kan være af forskellige typer: materiale, service eller tæppe. Typen af indkøbsordre og transaktionsregler, der er defineret af din kunde, bestemmer de dokumenter, du skal oprette som et svar (f.eks. bekræftelse af indkøbsordre, forsendelsesmeddelelse eller serviceblanket).

• Yderligere indstillinger: Du kan altid sende en indkøbsordre igen, som ikke blev sendt korrekt til din e-mailadresse, cXML eller EDI, ved at klikke på knappen Send igen (1).

Knappen Eksporter cXML giver dig mulighed for at gemme en kopi af cXML-kildeoplysningerne til diagnosticering af problemer og kontrol af den samlede værdi.

Download PDF for indkøbsordre

Vælg hyperlinket "Download PDF" for at downloade indkøbsordren som et PDF-dokument.

Bemærk: Hvis dokumentet overstiger 1000 linjer eller er større end 1 MB, vises detaljer ikke i brugergrænsefladen. Detaljen er derfor ikke inkluderet i den genererede PDF-fil.

Nu ved vi, hvordan du finder og administrerer dine indkøbsordrer. Hvis du har brug for flere oplysninger om dine ordrer, eller hvordan du opretter en ordrebekræftelse, skal du klikke på nedenstående links: