Serviceydelsesindkøbsordre

En indkøbsordre for serviceydelser (indkøbsordre for serviceydelser) er et dokument, som virksomheder bruger til at anmode om og autorisere specifikke serviceydelser fra leverandører eller serviceudbydere. I modsætning til materialeordrer, der involverer anskaffelse af fysiske varer, er serviceindkøbsordrer fokuseret på at erhverve immaterielle services såsom vedligeholdelse, reparationer, rådgivning eller andre professionelle serviceydelser.

I lighed med materialeordrer kan nogle kunder kræve, at leverandører straks bekræfter en serviceindkøbsordre med en ordrebekræftelse (OC). Denne bekræftelse validerer accepten af indkøbsordrevilkårene og -betingelserne og sikrer overensstemmelse mellem dig og din kunde. Yderligere detaljer om OC'er findes i forklaringen på siden med materialets indkøbsordre.

Derudover kan du sammen med serviceindkøbsordren blive bedt om at sende en serviceregistreringsbilag (SES), når serviceydelserne er afsluttet. Det fælles europæiske luftrum fungerer som en fortegnelse over de leverede tjenester med nærmere oplysninger om den udførte tjenesteydelses art, varighed, omkostninger og andre relevante oplysninger. Det er vigtigt for at overvåge serviceydelsens ydeevne, administrere budgetter og lette nøjagtige fakturerings- og betalingsprocesser.

I lighed med processen for materialeordrer kan statussen for en serviceindkøbsordre ændres baseret på opfyldelsesstatussen. Hvis tjenesterne er delvist afsluttet, kan indkøbsordrestatussen opdateres til "Delvist serviceret", og efter fuld fuldførelse kan den opdateres til "Serviceret".

Som altid er det vigtigt at overholde de specifikke instruktioner fra din kunde vedrørende de nødvendige dokumenter og procedurer for anskaffelse af serviceydelser. Dette sikrer problemfri behandling og opfyldelse af serviceordrer i henhold til kundens behov.

Hvis du bruger en standardkonto, kan du også besøge denne side  eller se  denne videoafspilningsliste  for dedikerede instruktioner. 

Serviceordre

Find og kontroller serviceindkøbsordre

Find din serviceindkøbsordre, og klik derefter på Opret serviceblanket under kolonnen Handlinger. Eller klik på ordrenummeret for at se serviceindkøbsordren, og klik derefter på knappen Opret serviceblanket øverst eller nederst i ordren. 

Serviceydelser vil blive angivet på linjeniveau for indkøbsordren i kolonnen Type. Et ikon angiver, om en serviceblanket er påkrævet.

Serviceblanket - sidehovedoplysninger

1. Udfyld alle obligatoriske felter, der har en stjerne (*).
   
2. Indtast yderligere felter efter anmodning fra din kunde, herunder oplysninger om kontraktansat medarbejder, godkender osv.

Serviceblanket – varelinjeafsnit

1. Opdater mængder af enkeltposter.
   
2. Angiv servicestart- og slutdatoer, hvis de er tilgængelige, og angiv yderligere kommentarer efter behov.
   
3. Klik på Næste for at fortsætte til kontrolskærmen.
   
4. Kontroller, at serviceblanketten er korrekt, på skærmen Gennemse. Hvis der er fejl, skal du klikke på Forrige for at vende tilbage til skærmen Opret serviceblanket. Klik på Send for at sende til din kunde.

Generer automatisk en serviceblanket – Opret en serviceblanket fra en faktura

For kunder, der tillader automatisk genererede serviceblanketter, kan du oprette servicefakturaer for hver servicelinje på en serviceordre, og de tilsvarende serviceblanketter genereres automatisk og sendes til din kunde.

1. Find den indkøbsordre, der skal faktureres mod, og vælg Opret faktura > Standardfaktura.
   
2. Gennemse popup-meddelelsen på skærmen og gør dig opmærksom på den automatiske generering.
   
3. Klik på X for at fortsætte med fakturaoprettelse og -indsendelse.
   
4. Når fakturaen er sendt, genereres serviceblanketten automatisk og er tilgængelig under fanen Opfyldelse > Serviceblanketter.

Bemærk: Hvis du klikker på feltet Vis ikke advarselsmeddelelsen igen, skal du være opmærksom på, at serviceblanketter fortsat genereres automatisk under fakturaoprettelse for kunder, der har aktiveret denne mulighed.

Serviceblanketstatus

Du kan til enhver tid kontrollere status for en serviceblanket. 

1. Klik på fanen Opfyldelse, og vælg serviceblanketter.
   
2. Rute- og godkendelsesstatus vil være synlige på hver linje.
   
3. Hvis en serviceblanket er afvist eller mislykket, kan du se årsagen ved at åbne serviceblanketten og klikke på fanen Historik.

Dette indhold giver en klar vejledning i, hvordan du opretter en serviceblanket. For bedre at forstå disse procedurer i praksis kan du få adgang til linket nedenfor:

Serviceblanket

Disse ressourcer giver et praktisk indblik i de nævnte processer. Du er velkommen til at udforske dem for at uddybe din forståelse.