Materialeordrer

En materialeordre refererer til en anskaffelsesproces, der anmoder om specifikke fysiske poster, materialer eller varer fra leverandører eller kunder. Denne proces er grundlæggende for virksomheder, der kræver råstoffer, komponenter eller færdigvarer for at fremstille varer eller levere serviceydelser. Materialeordrer initieres normalt via en indkøbsordre (IO), som beskriver detaljerne for de anmodede poster, herunder mængde, specifikationer, leveringsdatoer og prisaftaler.

Materialeordrer spiller en afgørende rolle i forsyningskædestyring, hvilket sikrer, at virksomheder har de nødvendige ressourcer til at operere effektivt og imødekomme kundernes efterspørgsel.

Når du modtager en materialeordre, bekræfter du typisk ordren via en ordrebekræftelse, der bekræfter din accept af de vilkår og betingelser, der er beskrevet i indkøbsordren. Denne bekræftelse bruges til at bekræfte aftalen mellem dig og din kunde og giver mulighed for eventuelle nødvendige justeringer eller ændringer af ordren før opfyldelse.

Når du modtager en indkøbsordre, kan nogle kunder kræve, at du straks bekræfter den med en ordrebekræftelse. Dette krav varierer dog, og selv om nogle kunder muligvis ikke giver mandat til det, kan de stadig give dig mulighed for at bekræfte ordren, hvis det er nødvendigt. Dette tjener flere formål:

• Bekræfter, om indkøbsordren er helt eller delvist accepteret.
• Forslag til nødvendige ændringer af indkøbsordren. Hvis der foreslås ændringer, skal du afvente godkendelse fra kunden, før du fortsætter med den opdaterede version af indkøbsordren. Dette garanterer fuld tilpasning mellem dig og kunden med hensyn til ordredetaljerne.
• Afvisning af indkøbsordren, hvis det er nødvendigt.

Bemærk, at selv om ordrebekræftelsen er meget værdifuld og undertiden obligatorisk, vil nogle kunder muligvis ikke have brug for den. Selv hvis du sender det, kan de ikke integrere det i deres interne system. Ikke desto mindre er det vigtigt at overholde denne proces for dem, der kræver det.
For materialeindkøbsordrer skal du desuden muligvis angive en forsendelsesmeddelelse ved afsendelse af varen/varerne. Hvis der kræves flere sendinger for at opfylde ordren, kan du generere flere forsendelsesmeddelelser, indtil alle artikler er afsendt.

For serviceindkøbsordrer kan det være nødvendigt at sende en serviceblanket. Se afsnittet Serviceindkøbsordre for at få detaljerede instruktioner om denne proces.

Se altid instruktionerne fra din kunde for at bestemme, hvilke specifikke dokumenter der kræves for hver ordre. Dette sikrer problemfri behandling og opfyldelse af ordrer efter kundens behov.

Bemærk: Hvis du bruger en standardkonto, kan du også besøge denne side  eller se denne  videoafspilningsliste  for at få dedikerede instruktioner. 

Ordrebekræftelse

Opret en bekræftelse for at informere køberen om ordrestatussen.

Trin til at bekræfte hele ordren:

I indkøbsordrevisningen skal du klikke på Opret ordrebekræftelse > Bekræft hele ordren.

1. Naviger til indkøbsordrevisningen.
2. Klik på "Opret ordrebekræftelse" efterfulgt af "Bekræft hele ordren".
3. Indtast det entydige bekræftelsesnummer til identifikationsformål.
4. Valgfrit kan du angive Estimeret forsendelsesdato eller Estimeret leveringsdato for at gælde for alle varelinjer. (Du kan gruppere relaterede varelinjer eller sætvarer til strømlinet behandling).
5. Fortsæt til næste trin ved at klikke på "Næste".
6. Kontroller ordrebekræftelsen grundigt.
7. Ved bekræftelse skal du klikke på "Send" for at afslutte processen.

Afvis hele ordren

1. I indkøbsordrevisningen skal du klikke på Opret ordrebekræftelse > Afvis hele ordren.
   
2. Indtast bekræftelsen og nogle kommentarer.
   
3. Klik på Afvis ordre.

Når ordrebekræftelsen er sendt, vises Ordrestatus som Afvist.

Bemærk: Din kunde tillader muligvis ikke, at du afviser ordrer af forretningsmæssige eller tekniske årsager. I sådanne tilfælde vil muligheden for at afvise være nedtonet.

Opdater enkeltposter

1. I indkøbsordrevisningen skal du klikke på Opret ordrebekræftelse > Opdater varelinje.
   
2. Udfyld de ønskede oplysninger (det samme som for valgmuligheden Bekræft alle).
   
3. Rul ned for at få vist enkeltposterne og indtaste de relevante værdier. Afhængigt af det eller de felter, du udfylder, vil knappen Detaljer vise forskellige valgmuligheder. 
   
4. Bekræft – Antal bekræftede positioner. Hvis du klikker på Detaljer, kan du indtaste linjen og tilføje/opdatere andre detaljer (referencenr., pris...)
   
5. Restordre – Artiklerne er i restordre. Når de er tilgængelige, skal du generere en ny ordrebekræftelse for at bekræfte.
   
6. Afvis – Indtast en årsag til, at disse poster er afvist.

Når du er færdig, skal du klikke på Næste. Kontroller derefter bekræftelsen, før du klikker på Send. 

Hvis du vil ændre indkøbsordren, skal du typisk vente på, at din kunde opdaterer den ved at sende en revideret ordre. Efterfølgende kan du som en form for bekræftelse generere en endelig indkøbsordrebekræftelse for at validere din tilfredshed med den reviderede version. Hvis du ikke bekræfter, kan du ikke behandle ordren.

Opdater enkeltposter: Bekræft/opdater detaljer

1. Indtast mængden i feltet Bekræft dataindtastning. 
   
2. Klik på Detaljer  for at indtaste detaljer om prisændringen.
   
3. Indtast:
   
4. Opdateret pris - feltet Stykpris
   
5. Positionssubstitutioner - leverandørdelfelt 
   
6. Kommentarer til prisændringen
   
7. Opdater beskrivelse - beskrivelse
   
8. Klik på OK, når du er færdig.

Bemærk: Hver kunderelation kan anvende forskellige transaktionsregler og gøre nogle felter ikke-redigerbare

Opdater varelinjer: Restordre

1. Indtast restbestilt mængde i registreringsfeltet for restordredata. 
   
2. Klik på Detaljer for at indtaste Kommentarer og Forventede forsendelses- og leveringsdatoer for varerne i restordre på siden Statusdetaljer.
   
3. Klik på OK, når du er færdig.

Opdater enkeltposter: Afvis

1. Indtast mængden i feltet Afvis dataindtastning for at afvise posten.
2. Klik på Detaljer for at indtaste en årsag til afvisningen i feltet Kommentarer på siden Statusdetaljer.
3. Klik på OK, når du er færdig.

Opdater enkeltposter: Flere ændringer

Fortsæt med at opdatere status for hver varelinje i indkøbsordren. Når du er færdig, skal du klikke på Næste for at fortsætte til gennemgangssiden.

1. Gennemse ordrebekræftelsen > klik på Send. Din ordrebekræftelse sendes til din køber.
2. Ordrestatus vises som Delvist bekræftet/Restordre/Afvist, hvis artiklerne ikke blev fuldstændigt bekræftet, i restordre eller afvist.
3. Klik på Færdig

Tilføjelse af vedhæftede filer

Hvis din kunde tillader det, kan du tilføje vedhæftede filer til din indkøbsordrebekræftelse. Du skal blot gennemse din computer for de(n) relevante fil(er) og klikke på Tilføj vedhæftet fil. 

Den samlede størrelse på alle vedhæftede filer må ikke overstige 10 MB.

Forsendelsesmeddelelse

Opret en leveringsadvis for at informere kunder om den aktuelle status for deres ordre. 

Opret forsendelsesmeddelelse

Start en forsendelsesmeddelelse, når artikler er forberedt til forsendelse. Det er muligt at sende flere forsendelsesmeddelelser pr. indkøbsordre.

1. Klik på "Opret forsendelsesmeddelelse" for at fortsætte.

2. Bekræft forsendelsesdetaljer:

   1. Sørg for nøjagtighed i både oplysningerne "Afsender" og "Lever til".

   2. Opdater om nødvendigt oplysningerne ved at vælge "Opdater adresse". Felter markeret med en asterisk (*) er obligatoriske.

3. Klik på "OK" for at bekræfte og fortsætte med meddelelsen.

   Bemærk: Når du beslutter at oprette en forsendelsesmeddelelse for den fremskyndede mængde, opdateres indkøbsordrens status til Delvist sendt.

Følg specifikke instruktioner fra kunden vedrørende de krævede oplysninger, der skal inkluderes i forsendelsesmeddelelser

Top – forsendelses-, sporings- og transportoplysninger

1. Udfyld de ønskede oplysninger på formularen. Pakkeliste-id'et er et hvilket som helst nummer, du bruger til at identificere forsendelsesmeddelelsen.
   
2. Vælg speditørnavn, hvorefter sporingsnr. og forsendelsesmetode vises.
   
3. Leveringsbetingelser og andre transportdetaljer kan inkluderes i alle forsendelsesmeddelelser for at understøtte et bredere udvalg af samarbejde om forsendelsesoplysninger.
   

De oplysninger, du skal angive, afhænger af dine eksisterende forretningsprocesser og de transaktionsregler, der er konfigureret af kunden. 

Enkeltpostdetaljer

1. Rul ned for at få vist positionsinformationer og opdatere den afsendte mængde for hver enkeltpost.
   
2. Opdater forsendelsesmængde for at afspejle den afsendte mængde.
   
3. Klik på Næste for at fortsætte med at gennemgå din forsendelsesmeddelelse.
   
4. Når du har gennemgået din forsendelsesmeddelelse, skal du klikke på Send for at sende forsendelsesmeddelelsen til din kunde.
   
5. Når du har indsendt din forsendelsesmeddelelse, opdateres ordrestatus til Sendt. Sendte forsendelsesmeddelelser kan vises fra fanen Opfyldelse eller ved at klikke på linket under Relaterede bilag fra indkøbsordrevisningen.
   
6. Klik på Færdig.

Bemærk: Forsendelsesmeddelelser giver forbedret kommunikation for at hjælpe med at undgå unødvendige opkald til ordresupportafdelingen.

Varetilgang

Nogle kunder sender dig en varetilgangsmeddelelse (GRN) for at bekræfte, at de effektivt har modtaget de afsendte varer. Dette udløser typisk fakturerings-/betalingsprocessen.

Hvad er en varetilgangsmeddelelse

Når det er aktiveret, informerer varemodtagelsesmeddelelser dig om, hvad din kunde har modtaget i deres system fra den sending, du har sendt. GRN kan kun sendes til orientering, men det kan også være nødvendigt for leverandører at generere fakturaer for de faktiske modtagne varer. Den fungerer ofte som udløseren for faktureringsprocessen. I nogle tilfælde forbliver knappen 'Opret faktura' inaktiv, indtil en GRN modtages.

Konfiguration af meddelelser for varetilgang:

For at sikre rettidig fakturering kan leverandører konfigurere meddelelser for varetilgangsmeddelelser. Følg disse trin:

• Naviger til Ruteføring af elektronisk ordre.
• Selekter 'Andre bilagsarter'
• Vælg 'Kvittering'.
• Indtast op til fem e-mailadresser for at modtage meddelelser om modtagne varer.
• Gem ændringerne.

Opdateringer af indkøbsordrestatus:

Når varetilgange er aktiveret, er nogle yderligere indkøbsordrestatusser også tilgængelige. I lighed med status 'Sendt' ændres indkøbsordrestatus til 'Delvist modtaget' eller 'Modtaget', når et varetilgangsnr. modtages.

Lokalisering af varetilgange

Du kan finde Varetilgange under fanen Opfyldelse.

Klik på kvitteringsnummeret for at åbne det og vise detaljerne.

Dette indhold giver klar vejledning i, hvordan du bekræfter, opdaterer og afviser dine indkøbsordrer samt opretter forsendelsesmeddelelser for dine materialeindkøbsordrer. For bedre at forstå disse procedurer i praksis kan du få adgang til nedenstående links:

Disse ressourcer giver et praktisk indblik i de nævnte processer. Du er velkommen til at udforske dem for at uddybe din forståelse