Les reçus sont créés dans Ariba, mais ne peuvent pas être envoyés au système ERP (système externe) en raison d'erreurs de transmission au système ERP. Certaines d'entre elles sont des reçus négatifs (reçus d'annulation) et échouent également.

Compréhension du workflow des justificatifs :

• Dès qu'un reçu est approuvé, Ariba tentera de l'envoyer au système ERP (en fonction de la configuration de l'intégration). En cas d'échec, le système réessaiera par défaut d'effectuer un push 25 fois au total en fonction du paramètre Application.Receiving.MaxRetriesToSendPushFailedReceipts. Reportez-vous à cet article de la base de connaissances pour plus d'informations.
• Les tentatives sont espacées d'environ 6 heures et permettront une fenêtre d'environ 6 jours pour identifier et corriger l'erreur côté ERP. Si vous voulez que les reçus soient rechargés plus fréquemment Application.Receiving.EnableProcessPendingReceiptsLe paramètre Fréquemment peut être activé pour que les reçus soient rechargés toutes les 3 heures une fois.
• Dans les cas où la correction de l'erreur prend plus de 25 tentatives (ou n'importe quelle valeur configurée dans le paramètre Application.Receiving.MaxRetriesToSendPushFailedReceipts), une demande de support peut être journalisée pour demander l'augmentation du nombre maximal de nouvelles tentatives d'envoi de reçus. Notez que cette modification de paramètre aura un impact sur tous les reçus au statut En attente de traitement et sur ceux au statut Traitement en cours uniquement si le paramètre Application.Receiving.EnableProcessPendingReceipts est défini sur vrai.

Dans les cas où l'erreur ne peut pas être corrigée, nous pouvons recommander les approches suivantes :

Option 1 :
Forcer le traitement du reçu sur Ariba à l'aide du bouton Forcer le traitement dans l'en-tête du reçu. Créez ensuite le reçu manuellement dans le système ERP. Cette approche est recommandée car elle est plus simple et plus simple.

Option 2 :
Si la création manuelle de reçus n'est pas autorisée et est en conflit avec vos processus de gestion, vous pouvez essayer l' ci-dessous.

• Forcer le traitement des reçus bloqués (celui recevant les erreurs de transmission au système ERP).
  
• Créez un nouveau reçu qui annulera le reçu bloqué : si le premier reçu a la quantité 1, le reçu d'annulation doit avoir une quantité de -1, et vice versa.
• Assurez-vous que le nouveau reçu reçoit également une erreur de transmission au système ERP (suggestion : marquer Livraison terminée ou fermer la commande à la réception sur le système ERP, et non Ariba, peut vous aider).
• Ensuite, le nouveau reçu d'annulation doit également être Forcer le traitement.
• Cela laissera la Commande sur Ariba avec 2 reçus s'annulant mutuellement.
• Vous devez maintenant vous assurer que tout nouveau reçu créé sera correctement transmis à l'ERP, puis créer un nouveau reçu.

Attention : ceci doit d'abord être testé car il ne sera pas applicable si une étape est manquée ou si des réceptions complexes sont effectuées sur la Commande. Il est également important de comprendre la logique sous-jacente et peut varier en fonction de la réponse ERP. Par exemple, si le système ERP accepte le reçu négatif et le comptabilise au lieu de renvoyer l'erreur, cette approche ne peut pas être suivie.

Option 3 :
La troisième approche consiste à modifier le reçu avec erreur de transmission au système ERP, à définir le champ Montant accepté/Nombre accepté sur 0, puis à soumettre à nouveau. Cependant, vous devez utiliser la case d'option Fermer la commande sur le reçu car le système n'autorise pas la soumission d'un reçu avec une quantité/un montant nul, sauf si vous fermez la commande. Notez que vous pouvez toujours rouvrir la commande d'achat.

Attention : n'utilisez pas cette approche si de nouveaux reçus sont comptabilisés pour l'ordre. Même s'ils sont au statut Traité(e) et exportés vers ERP, le système les supprime. Cette option n'est pas non plus possible si la fermeture au niveau ligne du bon de commande est activée pour votre site.

La cause des erreurs doit être examinée côté ERP car l'ERP renvoie les erreurs pour une raison spécifique. Si l'erreur est identifiée comme étant des informations manquantes en cours d'envoi (pas dans ce cas) depuis Ariba, vous devrez fournir les informations que le système ERP s'attend à voir figurer sur le reçu.

Si l'erreur est due au fait que la commande n'a pas été trouvée dans le système ERP, assurez-vous qu'elle n'a pas fait l'objet d'une commande forcée ou supprimée sur le système ERP une fois qu'elle a été envoyée depuis Ariba. Les opérations futures ne sont pas prises en charge pour les ordres forcés. Référez-vous au document Transmission de commande et aux commandes en échec.

• Si le site est configuré pour l'intégration des reçus à Ariba Network (AN), notez que Forcer le traitement des reçus sera toujours envoyé à AN. Dans ce cas, Ariba et AN seraient synchronisés, mais l'ERP serait désynchronisé. 
• Les reçus dont le traitement a été forcé ne peuvent pas être renvoyés au système ERP si un utilisateur Forcer le traitement accidentel d'un justificatif doit suivre l'une des deux premières options.
• Pour les sites configurés avec l'intégration du canal de fichiers, le reçu est mis en file d'attente pour exportation dès qu'il est approuvé. Ainsi, Forcer le processus ne l'empêchera pas d'être exporté pour la première fois. Cependant, cela empêchera la prochaine mise en file d'attente du reçu et ce scénario se produit uniquement lorsqu'il reçoit une erreur Push ERP.
• Ariba ne prend pas en charge l'annulation des reçus. Vous pouvez uniquement effectuer la réception et l'annuler ultérieurement avec une réception négative, mais pas Annuler/Supprimer/Obsolète un reçu Approuvé.

Pour en savoir plus sur les documentations spécifiques sur la réception, voir ci-dessous :

• Exportation des données de reçu
• Configurer et gérer la réception
• Workflow d'exportation de reçu ayant échoué
• Exporter des reçus vers SAP ERP
• Erreurs d'exportation de reçus

SAP Ariba Buying and Invoicing