Les reçus sont créés dans Ariba, mais ils n'ont pas pu être envoyés au système ERP (système externe) en raison d'erreurs de transmission au système ERP. Certains d'entre eux sont des reçus négatifs (reçus d'annulation) et ils échouent également.

Comprendre le workflow des justificatifs :

• Dès qu'un reçu est approuvé, Ariba tente de l'envoyer à l'ERP (en fonction de la configuration de l'intégration). En cas d'échec, le système réessaiera par défaut d'effectuer un push 25 fois au total en fonction du paramètre Application.Receiving.MaxRetriesToSendPushFailedReceipts. Pour en savoir plus, consultez cet article de la base de connaissances.
• Les tentatives sont à environ 6 heures d'intervalle et permettront une fenêtre d'environ 6 jours pour identifier et corriger l'erreur côté ERP. Si vous voulez que les reçus soient repoussés plus fréquemment Application.Receiving.EnableProcessPendingReceiptsLe paramètre fréquemment peut être activé pour que les reçus soient repoussés toutes les 3 heures.
• Dans les cas où la correction de l'erreur prend plus de 25 tentatives (ou toute valeur configurée dans le paramètre Application.Receiving.MaxRetriesToSendPushFailedReceipts), un cas peut être journalisé pour demander l'augmentation du nombre maximal de tentatives d'envoi de reçus. Notez que ce changement de paramètre aura un impact sur tous les reçus au statut En attente de traitement et ceux au statut Traitement en cours uniquement si le paramètre Application.Receiving.EnableProcessPendingReceipts est défini sur vrai.

Dans les cas où l'erreur ne peut pas être corrigée, nous pouvons recommander les approches suivantes :

Option 1 :
Forcer le traitement du reçu sur Ariba à l'aide du bouton Forcer le traitement dans l'en-tête du reçu. Créez ensuite le reçu manuellement dans le système ERP. Cette approche est recommandée car elle est plus simple et simple.

Option 2 :
Si la création manuelle de reçus n'est pas autorisée et entre en conflit avec vos processus de gestion, vous pouvez essayer ce qui suit.

• Forcer le traitement des reçus bloqués (celui recevant les erreurs push ERP).
  
• Créez un Reçu qui annulera le reçu bloqué : si le premier reçu a la quantité 1, le reçu d'annulation doit avoir la quantité -1 et vice versa.
• Assurez-vous que le nouveau reçu reçoit également une erreur de transmission ERP (suggestion : marquer Livraison terminée ou Fermer la commande pour réception dans l'ERP, pas Ariba, peut vous aider).
• Ensuite, le nouveau reçu d'annulation doit également être Forcer le traitement.
• Cela laissera la commande sur Ariba avec deux reçus qui s'annuleront mutuellement.
• Vous devez maintenant vous assurer que tout nouveau reçu créé est transmis au système ERP, puis créer un nouveau reçu.

Attention : ce test doit d'abord être effectué car il ne sera pas applicable si une étape est manquée ou si une réception complexe a été effectuée sur la commande. Il est également important de comprendre la logique sous-jacente et peut varier en fonction de la réponse ERP. Par exemple, si ERP accepte le reçu négatif et le comptabilise au lieu de renvoyer l'erreur, cette approche ne peut pas être suivie.

Option 3 :
La troisième approche consiste à modifier le reçu avec erreur de transmission ERP, à définir le montant accepté/numéro accepté sur 0 et à soumettre à nouveau. Cependant, vous devez utiliser la case d'option Fermer la commande sur le reçu car le système n'autorise pas la soumission d'un reçu avec un Qté/Montant 0 sauf si vous fermez la commande. Notez que vous pouvez toujours rouvrir la commande d'achat.

Attention : n'utilisez pas cette approche si de nouveaux reçus sont comptabilisés par rapport à l'ordre. Même s'ils sont au statut Traité(e) et exportés vers le système ERP, le système les supprime. Cette option n'est pas non plus possible si votre site est activé pour la fermeture au niveau ligne du bon de commande.

La cause des erreurs doit être examinée du côté ERP car ERP renvoie les erreurs pour une raison spécifique. Si l'erreur est identifiée comme des informations manquantes envoyées (et non envoyées dans ce cas) depuis Ariba, vous devrez fournir les informations attendues du système ERP sur le reçu.

Si l'erreur est due au fait que la commande n'a pas été trouvée dans l'ERP, assurez-vous que la commande n'a pas fait l'objet d'une commande forcée ou n'a pas été supprimée dans l'ERP après son envoi depuis Ariba. Les opérations futures ne sont pas prises en charge pour les commandes forcées. Reportez-vous au document Transmission des commandes et aux commandes en échec.

• Si le site est configuré pour l'intégration des reçus à Ariba Network (AN), notez que Forcer le traitement des reçus sera toujours envoyé à AN. Dans ce cas, Ariba et AN sont synchronisés, mais l'ERP n'est pas synchronisé. 
• Forcer le traitement des reçus ne peut pas être envoyé à nouveau au système ERP. Si un utilisateur Forcera le traitement d'un reçu accidentellement, l'une des deux premières options doit être suivie.
• Pour les sites configurés avec l'intégration du canal de fichiers, le reçu est mis en file d'attente pour exportation dès qu'il est approuvé. Forcer le processus ne l'empêchera donc pas d'être exporté pour la première fois. Cependant, il empêchera le reçu d'être mis en file d'attente la prochaine fois et ce scénario se produit uniquement lorsqu'il reçoit une erreur d'exportation ERP.
• Ariba ne prend pas en charge l'annulation des reçus. Vous pouvez uniquement le recevoir, puis l'annuler avec une réception négative, mais pas Annuler/Supprimer/Obsolète un reçu approuvé.

Pour en savoir plus sur les documentations spécifiques sur la réception, voir ci-dessous :

• Exportation des données de reçu
• Configurer et gérer les réceptions
• Workflow de l'exportation d'un reçu ayant échoué
• Exporter des reçus vers SAP ERP
• Erreurs d'exportation de reçus

SAP Ariba Buying and Invoicing