Empfangsbelege werden in Ariba erstellt, können jedoch aufgrund von ERP-Übertragungsfehlern nicht an das ERP-System (externes System) gesendet werden. Einige davon sind negative Empfangsbelege (Stornobelege) und schlagen ebenfalls fehl.

Erläuterung des Arbeitsablaufs von Empfangsbelegen:

• Sobald ein Empfangsbeleg genehmigt wurde, versucht Ariba, ihn an das ERP-System zu senden (basierend auf der Integrationskonfiguration). Wenn sie fehlschlägt, versucht das System standardmäßig, insgesamt 25 Mal erneut zu senden, basierend auf dem Parameter Application.Receiving.MaxRetriesToSendPushFailedReceipts. Weitere Informationen finden Sie in diesem Wissensdatenbankartikel.
• Die Wiederholungsversuche liegen etwa 6 Stunden auseinander und ermöglichen ein Fenster von etwa 6 Tagen, um den ERP-seitigen Fehler zu identifizieren und zu beheben. Wenn die Belege häufiger erneut gesendet werden sollen, kann der Parameter Application.Receiving.EnableProcessPendingReceiptsHäufig aktiviert werden, sodass die Belege alle 3 Stunden erneut ausgeführt werden.
• In Fällen, in denen das Beheben des Fehlers länger als 25 Wiederholungsversuche dauert (oder einen beliebigen Wert, der im Parameter Application.Receiving.MaxRetriesToSendPushFailedReceipts konfiguriert ist), kann ein Fall protokolliert werden, um eine Erhöhung der maximalen Anzahl von Wiederholungsversuchen zum Senden von Empfangsbelegen anzufordern. Beachten Sie, dass sich diese Parameteränderung nur dann auf alle Empfangsbelege auswirkt, die den Status Warten auf Verarbeitung und die Belege im Status Wird verarbeitet haben, wenn der Parameter Application.Receiving.EnableProcessPendingReceipts auf true gesetzt ist.

In Situationen, in denen der Fehler nicht behoben werden kann, können wir die folgenden Ansätze empfehlen:

Option 1:
Verarbeitung des Empfangsbelegs in Ariba über die Schaltfläche Verarbeitung erzwingen im Empfangsbelegkopf erzwingen. Legen Sie anschließend den Empfangsbeleg manuell in ERP an. Dieser Ansatz ist der empfohlene, da er einfacher und einfacher ist.

Option 2:
Wenn das manuelle Anlegen von Belegen nicht zulässig ist und mit Ihren Geschäftsprozessen in Konflikt steht, können Sie Folgendes versuchen:

• Erzwingen Sie die Verarbeitung der hängenden Empfangsbelege (die Empfangsbelege, die ERP-Übertragungsfehler enthalten).
  
• Erstellen Sie einen neuen Empfangsbeleg, der den hängengebliebenen Empfangsbeleg storniert: Wenn der erste Empfangsbeleg die Menge 1 hat, sollte der Stornobeleg die Menge -1 haben und umgekehrt.
• Stellen Sie sicher, dass für den neuen Empfangsbeleg auch ein ERP-Übertragungsfehler auftritt (Vorschlag: Das Markieren der Lieferung als abgeschlossen oder das Schließen der Bestellung für die Leistungserfassung im ERP-System, nicht Ariba, kann helfen).
• Danach sollte der neue Stornobeleg ebenfalls Verarbeitung erzwingen lauten.
• Dadurch wird die Bestellung in Ariba mit zwei Belegen belassen, die sich gegenseitig stornieren.
• Nun müssen Sie sicherstellen, dass jeder neu erstellte Empfangsbeleg erfolgreich an das ERP-System übertragen wird, und dann einen neuen Empfangsbeleg erstellen.

Achtung: Dies sollte zuerst getestet werden, da sie nicht anwendbar ist, wenn ein Schritt ausgelassen wird oder wenn eine komplexe Leistungserfassung für die Bestellung durchgeführt wird. Es ist auch wichtig, die Logik dahinter zu verstehen und kann je nach ERP-Antwort variieren. Wenn ERP beispielsweise den negativen Empfangsbeleg akzeptiert und diesen bucht, anstatt einen Fehler zurückzusenden, kann dieser Ansatz nicht befolgt werden.

Option 3:
Der dritte Ansatz besteht darin, den Empfangsbeleg mit ERP-Übertragungsfehler zu bearbeiten, den akzeptierten Betrag/die akzeptierte Anzahl auf 0 zu setzen und erneut einzureichen. Sie sollten jedoch das Optionsfeld Bestellung schließen auf dem Empfangsbeleg verwenden, da das System das Einreichen eines Empfangsbelegs mit Menge/Betrag 0 nur dann zulässt, wenn Sie die Bestellung schließen. Beachten Sie, dass Sie den Bestellauftrag weiterhin erneut öffnen können.

Achtung: Verwenden Sie diesen Ansatz nicht, wenn neue Belege für die Bestellung gebucht werden. Auch wenn sie sich im Status Verarbeitet befinden und nach ERP exportiert wurden, entfernt das System sie. Diese Option ist auch nicht möglich, wenn Ihre Site für das Schließen auf Bestellauftragspositionsebene aktiviert ist.

Die Ursache der Fehler muss auf ERP-Seite untersucht werden, da ERP die Fehler aus einem bestimmten Grund zurücksendet. Wenn der Fehler als fehlende Informationen identifiziert wird, die von Ariba gesendet werden (in diesem Fall nicht gesendet), müssen Sie die Informationen angeben, die das ERP-System auf dem Empfangsbeleg erwartet.

Wenn der Fehler dadurch verursacht wird, dass die Bestellung nicht im ERP-System gefunden wurde, stellen Sie sicher, dass die Bestellung nicht Bestellung erzwingen oder im ERP-System gelöscht wurde, nachdem sie von Ariba gesendet wurde. Zukünftige Vorgänge werden für erzwungene Bestellungen nicht unterstützt, siehe Dokument Bestellungsübertragung und fehlgeschlagene Bestellungen.

• Wenn die Site für die Integration von Empfangsbelegen in Ariba Network (AN) konfiguriert ist, beachten Sie, dass verarbeitete Empfangsbelege erzwingen weiterhin an Ariba Network gesendet werden. In diesem Fall wären Ariba und Ariba Network synchron, aber ERP wäre nicht synchron. 
• Verarbeitete Empfangsbelege erzwingen kann nicht erneut an das ERP-System gesendet werden. Wenn ein Benutzer versehentlich die Verarbeitung eines Empfangsbelegs erzwingen muss, muss eine der ersten beiden Optionen befolgt werden.
• Für Sites, die mit der Dateikanalintegration konfiguriert wurden, wird der Empfangsbeleg für den Export in die Warteschlange gestellt, sobald er genehmigt wurde. Der erzwungene Prozess verhindert also nicht, dass er das erste Mal exportiert wird. Er verhindert jedoch, dass der Beleg das nächste Mal in die Warteschlange gestellt wird. Dieses Szenario tritt nur auf, wenn er einen ERP-Push-Fehler erhält.
• Ariba unterstützt keine Belegstornierung. Sie können einen genehmigten Empfangsbeleg nur mit negativer Leistungserfassung erfassen und später stornieren, jedoch nicht Stornieren/Löschen/Veraltet.

Weitere Informationen zu spezifischen Dokumentationen zum Empfangen finden Sie unten:

• Exportieren von Belegdaten
• Konfigurieren und Verwalten der Leistungserfassung
• Arbeitsablauf eines fehlgeschlagenen Belegexports
• Exportieren von Empfangsbelegen nach SAP ERP
• Fehler beim Belegexport

SAP Ariba Buying and Invoicing