يعتقد المورِّدون أن تحرير الفواتير يرسل فاتورة إلى ثقب أسود. وهم يعبرون أصابعهم ويأملون في أن يحصلوا في مرحلة ما على المدفوعات.

ولكن مع SAP Ariba، يمكنك الاطلاع على معالجة الفواتير، حتى تعلم متى ستتلقى الدفعة. يمكنك عرض حالة الفاتورة في أي وقت للاطلاع على الأموال الواردة المتوقعة، وهو أمر مفيد للغاية لإدارة النقد في أعمالك.

توضح هذه المقالة ما يحدث بعد إنشاء فاتورة على Ariba Network وتقديمها إلى عميلك. ستفهم كيف تقدم لك SAP Ariba مزايا هائلة على العمليات الورقية.

فاتورة جيدة أم فاتورة سيئة؟

عند تقديم فاتورة من خلال Ariba Network، يتم التحقق من صحتها أولاً وفقًا لقواعد تحرير الفواتير الخاصة بعميلك. وإذا اجتازت هذه القواعد، فستتغير حالتها إلى مُرسَل وتنتقل إلى مجموعة المدفوعات للعميل الخاص بك للاعتماد.

إذا كانت مبالغ الفواتير وكمياتها ومعلومات أخرى مطابقة لأمر الشراء والإيصال (إذا كانت متوفرة)، فلن يكون هناك حاجة إلى تفاعل بشري وتكون عملية تسوية الفاتورة "عديمة اللمس." ولكن في حالة عدم تطابق قيم الفواتير أو وجود مشكلات أخرى، يتم وضع إشارة على الفاتورة كاستثناء.

تعتمد المطابقة على السماحيات التي تم تكوينها بواسطة عميلك. على سبيل المثال، يمكن أن تختلف الأسعار في الفاتورة قليلًا عن الأسعار المدرجة في أمر الشراء ولا تزال تعتبر مطابقة.

لاحظ أنه إذا اكتشفت أنك ارتكبت خطأ في الفاتورة بعد تقديمها، فلا يمكنك إلغاؤها. بدلاً من ذلك، يجب عليك الانتظار حتى يرفضه عميلك. ثم يمكنك تحريره لتصحيح الخطأ وإعادة تقديمه. قد ترغب في تحذير عميلك بشأن الفاتورة غير الصحيحة؛ لمزيد من المعلومات حول الاتصال بعميلك، راجع هذه السلعة.

استثناء الفاتورة

عند وجود استثناء في الفاتورة، يجب أن يشارك موظف الحسابات مستحقة الدفع. الاستثناءات الشائعة هي أسعار الفواتير خارج السماحية مع أمر الشراء، أو وحدات القياس غير الصحيحة، أو أوامر الشراء غير الممولة من الأموال. أو قد تتطلب الفاتورة اعتمادًا من شخص ما في مكتب ميداني.

تقوم الاستثناءات ببدء العمليات الخاصة بالعميل، مثل التواصل مع قسم المشتريات لاتخاذ قرار بشأن استراتيجية الإجراءات التصحيحية، سواء أكان ذلك عبارة عن تعديل أمر الشراء أو قصر دفع الفاتورة أو رفض الفاتورة.

ونظرًا لأن الاستثناءات تتطلب تفاعلًا بشريًا، فإنها تبطئ معالجة الفواتير ويمكن أن تؤخر الدفع. عند إنشاء فواتير، ابذل قصارى جهدك لمنع استثناءات الفاتورة بحيث تكون عملية تسوية الفاتورة بلا لمس.

رفض الفاتورة

إذا كانت الفاتورة مرفوضة (إما تلقائيًا أو بواسطة موظف حسابات مستحقة الدفع)، فسيتم إشعارك من خلال رسالة بريد إلكتروني. ستقوم بتسجيل الدخول إلى حسابك والبحث عن المعلومات التفصيلية في علامة التبويب سجل الفاتورة. بعد ذلك، ستقوم بتحرير الفاتورة لتصحيح المشكلة وإعادة تقديمها للتحقق من صحتها مرة أخرى. تأكد من أن عنوان بريدك الإلكتروني حالي في علامة التبويب الإشعارات في صفحة إعدادات الحساب لحساب Ariba Network الخاص بك حتى تتلقى رسائل الرفض هذه.

ما الذي قد يتسبب في رفض العميل للفاتورة؟ غالبًا ما يكون الرفض بسبب قيم غير صحيحة لسعر الوحدة أو الكمية أو إجمالي المبلغ. وهناك سبب آخر وهو المعلومات الضريبية الخاطئة، مثل تحديد الولاية أو المقاطعة الخاطئة، أو سعر ضريبة غير صحيح. سيتم رفض فاتورة تحويل أمر الشراء إذا لم يتم تسليم البنود أو كانت غير صحيحة، أو إذا كانت تشير إلى طالبي غير صالحين. سيتم رفض الفاتورة بدون أمر شراء إذا كانت تشير إلى أمر مبيعات أو عقد غير موجود.

متى سيتم الدفع لي؟

عندما يعتمد عميلك فاتورة للدفع، يتم تقديم حالتها إلى معتمَد. في هذه المرحلة، يمكن لعميلك اختياريًا إرسال جدول دَفعات إليك، والذي يحدد تاريخ دفعك (المحتسب من شروط الدفع في الفاتورة) وأي خصم على الدفع. يمكنك عرض هذا المستند بالنقر فوق الدفعات > الدفعات المجدولة.

المال!

في تاريخ الدفع المتفق عليه، يقوم نظام الدفع الخاص بعميلك بإرجاع الأموال إلى شركتك وحالة الفاتورة مقدَّم إلى مدفوع. كما يمكن للعميل إرسال إخطار تحويل نقدي إليك اختياريًا، يحدد الفاتورة التي يتم دفعها وأسلوب الدفع المستخدم. يمكن أن تكون مطابقة دفعات محددة لفواتير فردية نقطة ألم كبيرة بالنسبة لك، ولكن مستندات إخطار التحويل النقدي تجعل هذه المهمة أسهل بكثير. يمكنك عرض هذا المستند بالنقر فوق الدفعات > الحوالات.

المال أسرع!

يتسم تحرير الفواتير والتسوية من خلال SAP Ariba بالشفافية والسفر بسرعة الإنترنت، لذلك تتاح لك الفرصة لاستلام أموالك بشكل أسرع. يمكنك الاستفادة من برامج إدارة رأس المال العامل من SAP Ariba مثل الخصم الديناميكي.

الحصول على أموالك في وقت سابق قد يكون فقط ما تحتاجه للحفاظ على تدفق النقد بالمعدل المناسب لأعمالك.

لمزيد من المعلومات حول برامج إدارة رأس المال العامل من SAP Ariba، راجع http://www.ariba.com/solutions/manage-cash.

الخاتمة

نظرًا لأن لديك رؤية واضحة حول معالجة الفواتير والدفعات، فلا توجد حاجة للاتصال بعميلك أو إرسال بريد إلكتروني إليه. لا يوجد "هل استلمت فاتورتي؟" أو "متى ستدفعون لنا ثمن الفاتورة التي قدمناها الشهر الماضي؟" يمكنك أيضًا التنبؤ بوقت إرسال الأموال إليك، مما يساعدك على إدارة تدفقك النقدي.

باستخدام SAP Ariba، لم يعد تحرير الفواتير مثل إرسال فاتورة إلى ثقب أسود!

SAP Business Network