Come si abilita la conversione intelligente delle fatture in SAP Business Network come fornitore?

In qualità di fornitore, è possibile avviare il processo di onboarding tramite il proprio account di verifica. Questo processo include la creazione, la verifica e la pubblicazione di modelli di conversione fattura. Fornisce inoltre una vista centralizzata per la gestione dei modelli, incluse le opzioni per visualizzare, modificare o eliminare i modelli esistenti.

Nota: l'onboarding e i test devono essere eseguiti rigorosamente nell'account di verifica prima del passaggio alla produzione.

Processo passo a passo

1. Accedere all'account di verifica o, se si utilizza l'account di produzione, passare all'account di verifica Business Network
2. Selezionare Impostazioni > Instradamento fatture elettroniche > Conversioni fattura. Per avviare l'onboarding, fare clic su Configura modello. Nella casella di messaggio Prima di iniziare, assicurarsi di leggere il messaggio e fare clic su Sì.
3. Selezionare un modello predefinito o personalizzato utilizzando i pulsanti di opzione. Fare clic su Successivo.
4. Nell'area Carica file di esempio, caricare i file delle fatture cartacee digitalizzate o PDF di esempio facendo clic su Carica file di esempio. È possibile eliminare qualsiasi file di esempio facendo clic sull'icona Elimina e aggiungere altri file di esempio facendo clic sull'icona Più. Al termine del caricamento dei file di esempio, fare clic su Avanti.
5. Nell'area Annota e attiva modello:
   1. Fare clic sul campo di scelta file a discesa e selezionare un file. Il campo di scelta file a discesa elenca tutti i file di esempio caricati con Stato iniziale In attesa.
   2. Viene visualizzata automaticamente una pagina dell'interfaccia utente Annotazione documento che mostra la visualizzazione del documento e i dettagli di estrazione del file selezionato.
   3. Rivedere le annotazioni, annotare manualmente ulteriori campi in base alle esigenze e fare clic su Conferma al termine. In questo modo lo stato del file verrà modificato in Confermato.
   4. Ripetere questo processo per ogni file e, una volta che tutti i file sono in stato Confermato, il pulsante Attiva modello diventa abilitato.
   5. Fare clic su Attiva modello per attivare questo modello.
6. Quando tutti i file di esempio caricati si trovano in stato Associato, fare clic su Attiva modello per attivare il modello.
7. Una volta completato il processo di attivazione del modello, passare alla fase successiva per testare il modello con il seguente flusso di lavoro, come mostrato in quest'area:
   1. Fare clic sul pulsante Inizia test.
   2. Dopo la conversione, le fatture che utilizzano questo canale possono essere configurate per essere inviate nel seguente modo:
      1. Invio manuale (predefinito): una volta caricati, i documenti di fatturazione vengono elaborati e archiviati come bozze. Ciò consente di rivedere i dati prima di inviarli manualmente al compratore.
      2. Invio automatico: una volta caricati, i documenti di fatturazione vengono automaticamente elaborati e inviati al compratore.
      3. Si consiglia vivamente di verificare con più documenti di fatturazione e rivedere manualmente i dati prima di passare all' Invio automatico. Questa operazione può essere eseguita nella pagina Configurazione, accessibile facendo clic sull'icona delle opzioni nella pagina Modelli di conversione fattura.
   3. Nella successiva pagina Carica file di fattura, selezionare un compratore e caricare uno o più file di fatture PDF o cartacee digitalizzate di prova per la verifica.
      Nota: è possibile caricare fino a 10 file di fattura contemporaneamente. Per ulteriori informazioni sui requisiti e sulle restrizioni dei file di fattura supportati, passare a Requisiti di caricamento dei file della fattura.
   4. Per visualizzare lo stato di estrazione dei file di fattura di prova, fare clic sul pulsante Visualizza conversioni fatture per accedere al workbench, in cui è possibile fare clic sul riquadro Conversioni fattura per visualizzare l'elenco di tutte le fatture caricate. È anche possibile caricare più file di fattura facendo clic sul pulsante Continua a caricare file.
   5. Nel riquadro Conversioni fattura, lo Stato iniziale di ogni fattura caricata viene visualizzato come In attesa di conversione. È possibile aggiornare il riquadro per vedere se lo Stato passa a Convertito. Ora è possibile fare clic sul collegamento nella colonna Riferimento per accedere alla bozza della fattura e visualizzarla. In alternativa, è possibile passare al riquadro Bozze di conversioni fattura per revisione e fare clic sul pulsante Modifica bozza nella colonna Azione per aprire la pagina di visualizzazione Bozza fattura. Qui è possibile rivedere i dati estratti dal file della fattura.
      i. Se sono stati rivisti i dati fattura estratti, è possibile procedere facendo clic sul pulsante Invia. Questa azione invierà la fattura all'account di verifica del compratore dopo che la fattura è stata convalidata in base alle regole di transazione del compratore.
      Se i dati estratti non sono corretti, passare alla pagina Modelli di conversione fattura nella scheda Conversioni fattura, in cui è possibile selezionare il modello utilizzato per elaborare questa fattura di prova e rivedere e apportare nuovamente le modifiche al modello. Per ulteriori informazioni, consultare Gestione dei modelli di conversione delle fatture
8. Una volta completato il processo di test del modello, l'utente è ora pronto a pubblicare il modello in produzione. Le fasi del flusso di lavoro per il processo Pubblica in produzione sono delineate nell'onboarding come segue:
   1. Tornare alla pagina Modelli di conversione fattura in Impostazioni Ariba Network > Instradamento fatture elettroniche > Conversioni fattura.
   2. Selezionare il modello testato di recente e fare clic su Visualizza/modifica nella colonna Azione. In questo modo si verrà indirizzati alla pagina Visualizza modello di conversione fattura, in cui è possibile accedere alle informazioni del modello in modalità di sola lettura.
   3. Per pubblicare il modello nell'account di produzione, passare alla sezione Pubblica in produzione all'interno della pagina Visualizza modello di conversione fattura. Selezionare la casella di spunta che indica di aver testato il modello e confermato di essere pronti a utilizzarlo nella produzione.
      Infine, fare clic sul pulsante Pubblica in produzione in alto a destra nella pagina per pubblicare il modello nell'account di produzione.

Prima di abilitare la funzionalità di conversione intelligente delle fatture in SAP Business Network, i fornitori devono assicurarsi che siano soddisfatti i seguenti prerequisiti:

1. Requisito dell'account Enterprise
   Il servizio di conversione intelligente delle fatture è attualmente disponibile solo per gli account Enterprise del fornitore.

2. Relazione commerciale stabilita
   I fornitori devono avere una relazione commerciale attiva con i propri compratori in SAP Business Network per poter inviare fatture utilizzando questo servizio.

3. Associazione account di verifica
   I fornitori devono disporre di un account di verifica collegato al proprio account di produzione.

4. Completamento dell’onboarding nell’account di verifica
   L'intero processo di onboarding, inclusa la configurazione del modello di conversione fattura, deve essere completato nell'account di verifica prima di poter essere pubblicato nell'account di produzione.

Fare riferimento alla documentazione della guida: Documentazione del supporto della conversione intelligente delle fatture

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