Comment activer la conversion intelligente des factures (IIC) sur SAP Business Network en tant que fournisseur ?

En tant que fournisseur, vous pouvez commencer le processus d'intégration via votre compte de test. Ce processus inclut la création, le test et la publication de modèles de conversion des factures. Elle fournit également une vue centralisée pour la gestion des modèles, y compris des options d'affichage, de modification ou de suppression des modèles existants.

Remarque : L'intégration et les tests doivent être réalisés dans le compte de test avant de passer en production.

Processus étape par étape

1. Connectez-vous à votre compte de test ou, si vous utilisez le compte de production, passez à votre compte de test Business Network.
2. Sélectionnez Paramètres > Acheminement des factures électroniques > Conversions des factures. Vous commencez l’intégration en cliquant sur Configurer le modèle. Dans la boîte de message contextuelle Avant de commencer, assurez-vous de lire le message et cliquez sur Oui.
3. Sélectionnez un modèle par défaut ou personnalisé à l'aide des cases d'option. Cliquez sur Suivant.
4. Dans la zone Télécharger des fichiers échantillons sur le serveur, téléchargez sur le serveur votre échantillon de fichiers PDF ou de factures papier numérisées en cliquant sur Télécharger des fichiers échantillons sur le serveur. Vous pouvez supprimer n'importe quel fichier échantillon en cliquant sur l'icône de suppression et ajouter d'autres fichiers échantillons en cliquant sur l'icône plus. Cliquez sur Suivant une fois que vous avez terminé de télécharger les fichiers échantillons sur le serveur.
5. Dans la zone Annoter et activer le modèle :
   1. Cliquez sur le sélecteur de fichier déroulant et sélectionnez un fichier. Le sélecteur de fichier déroulant répertorie tous les fichiers échantillons téléchargés sur le serveur dont le Statut initial est En attente.
   2. Une page de l'interface utilisateur Annotation de document apparaît automatiquement, affichant la vue de document et les détails d'extraction du fichier sélectionné.
   3. Vérifiez les annotations, annotez manuellement les champs supplémentaires si nécessaire et cliquez sur Confirmer lorsque vous avez terminé. Le statut du fichier passe alors à Confirmé.
   4. Répétez ce processus pour chaque fichier. Une fois que tous les fichiers ont le statut Confirmé, le bouton Activer le modèle devient activé.
   5. Cliquez sur Activer le modèle pour activer ce modèle.
6. Lorsque tous les fichiers échantillons que vous avez téléchargés sur le serveur ont le statut Associé(e), cliquez sur Activer le modèle pour activer le modèle.
7. Lorsque le processus d'activation du modèle est terminé, passez à l'étape suivante pour tester le modèle avec le workflow suivant, comme indiqué dans cette zone :
   1. Cliquez sur le bouton Commencer le test.
   2. Après la conversion, les factures utilisant ce canal peuvent être configurées pour être soumises de la manière suivante :
      1. Soumission manuelle (par défaut) : une fois que vous avez téléchargé les documents de facture sur le serveur, ils sont traités et stockés sous forme d'ébauches. Cela vous permet de vérifier les données avant de les soumettre manuellement à votre acheteur.
      2. Soumission automatique : une fois que vous avez téléchargé les documents de facture sur le serveur, ils sont automatiquement traités et soumis à votre acheteur.
      3. SAP vous recommande vivement de tester plusieurs factures et de vérifier manuellement les données avant de passer à la soumission automatique. Cette opération peut être effectuée sur la page Configuration, accessible en cliquant sur l'icône d'options située sur la page Modèles de conversion des factures.
   3. Sur la page Télécharger un fichier de facture sur le serveur suivante, sélectionnez un acheteur et téléchargez sur le serveur un ou plusieurs fichiers de test au format PDF ou papier numérisé à des fins de test.
      Remarque : vous pouvez charger jusqu'à 10 fichiers de facture à la fois. Pour plus d'informations sur les exigences et restrictions relatives aux fichiers de facture pris en charge, accédez à Exigences de téléchargement de fichiers de facture.
   4. Pour afficher le statut d'extraction des fichiers de facture test, cliquez sur le bouton Afficher les conversions des factures qui vous permet d'accéder à votre workbench, où vous pouvez cliquer sur la vignette Conversions des factures pour afficher la liste de toutes les factures que vous avez téléchargées sur le serveur. Vous pouvez également télécharger d'autres fichiers de facture sur le serveur en cliquant sur le bouton Poursuivre le téléchargement de fichiers sur le serveur.
   5. Sous la vignette Conversions des factures, le statut initial de chaque facture chargée est affiché comme Conversion en attente. Vous pouvez actualiser la vignette pour voir si le Statut passe à Converti. Désormais, vous pouvez cliquer sur le lien dans la colonne Référence pour accéder à l'ébauche de facture et l'afficher. Vous pouvez également accéder à la vignette Conversions d'ébauches de factures pour vérification et cliquer sur le bouton Modifier une ébauche sous la colonne Action pour ouvrir la page Vue Ébauche de facture. C'est ici que vous pouvez vérifier les données extraites de votre fichier de facture.
      i. Si vous avez vérifié les données de facture extraites, vous pouvez poursuivre en cliquant sur le bouton Soumettre. Cette action soumettra la facture au compte de test de votre acheteur une fois la facture validée par rapport aux règles de transaction de votre acheteur.
      Si les données extraites ne sont pas correctes, accédez à la page Modèles de conversion des factures sous l'onglet Conversions des factures, où vous pouvez sélectionner le modèle utilisé pour traiter cette facture test, puis vérifier et apporter à nouveau des modifications au modèle. Pour plus de détails, voir Gérer vos modèles de conversion des factures.
8. Une fois le processus de test du modèle terminé, vous êtes prêt à publier votre modèle en production. Les étapes du workflow pour le processus Publier dans la production sont décrites dans l'intégration comme suit :
   1. Revenez à la page Modèles de conversion des factures sous Paramètres Ariba Network > Acheminement des factures électroniques > Conversions des factures.
   2. Sélectionnez le modèle que vous avez testé récemment et cliquez sur Afficher/Modifier sous la colonne Action. Vous accédez ainsi à la page Afficher le modèle de conversion des factures, où vous pouvez accéder aux informations du modèle en lecture seule.
   3. Pour publier le modèle sur votre compte de production, accédez à la section Publier en production de la page Afficher le modèle de conversion des factures. Cochez la case indiquant que vous avez testé le modèle et confirmé que vous êtes prêt à l'utiliser en production.
      Enfin, cliquez sur le bouton Publier en production situé en haut à droite de la page pour publier le modèle sur votre compte de production.

Avant d'activer la fonctionnalité de conversion intelligente des factures sur SAP Business Network, les fournisseurs doivent s'assurer que les conditions préalables suivantes sont remplies :

1. Exigence de compte d'entreprise
   Le service de conversion intelligente des factures est actuellement disponible uniquement pour les comptes Enterprise fournisseur.

2. Relation commerciale établie
   Les fournisseurs doivent avoir une relation commerciale active avec leurs acheteurs sur SAP Business Network pour pouvoir envoyer des factures à l'aide de ce service.

3. Association de compte de test
   Les fournisseurs doivent avoir un compte de test associé à leur compte de production.

4. Réalisation de l'intégration dans le compte de test
   L'intégralité du processus d'intégration, y compris la configuration du modèle de conversion des factures, doit être effectuée dans le compte de test avant de pouvoir être publié sur le compte de production.

Reportez-vous à la documentation d'aide : Documentation d'assistance pour la conversion intelligente des factures

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