¿Cómo puedo activar la conversión inteligente de facturas (IIC) en SAP Business Network como proveedor?

Como proveedor, puede iniciar el proceso de activación a través de su cuenta de prueba. Este proceso incluye la creación, prueba y publicación de plantillas de conversión de facturas. También proporciona una vista centralizada para la gestión de plantillas, incluidas las opciones para ver, editar o eliminar plantillas existentes.

Nota: La incorporación y las pruebas deben realizarse estrictamente en la cuenta de prueba antes de pasar a producción.

Proceso paso a paso

1. Inicie sesión en su cuenta de prueba o, si utiliza la cuenta de producción, cambie a su cuenta de prueba de Business Network
2. Seleccione Configuración > Enrutamiento de factura electrónica > Conversiones de facturas. Para iniciar la incorporación, haga clic en Configurar plantilla. En la ventana emergente Antes de iniciar el cuadro de mensaje, asegúrese de leerlo y haga clic en Sí.
3. Seleccione una Plantilla predeterminada o una Plantilla personalizada utilizando los botones de opción. Haga clic en Siguiente.
4. En el área Cargar archivos de muestra, cargue sus archivos de factura en papel escaneada o en PDF de muestra haciendo clic en Cargar archivos de muestra. Puede eliminar cualquier archivo de muestra haciendo clic en el icono de eliminación y agregar más archivos de muestra haciendo clic en el icono más. Haga clic en Siguiente una vez que haya terminado de cargar los archivos de muestra.
5. En el área Anotar y activar plantilla:
   1. Haga clic en el selector de archivos desplegable y seleccione un archivo. El selector de archivos desplegable enumera todos los archivos de muestra cargados con el Estado inicial Pendiente.
   2. Aparece automáticamente una página de IU de anotación de documento, que muestra la vista de documento y los detalles de extracción del archivo seleccionado.
   3. Revise las anotaciones, anote manualmente los campos adicionales según sea necesario y haga clic en Confirmar cuando finalice. Esto cambiará el estado del archivo a Confirmado.
   4. Repita este proceso para cada archivo y, una vez que todos los archivos tengan el estado Confirmado, se activará el botón Activar plantilla.
   5. Haga clic en Activar plantilla para activar esta plantilla.
6. Cuando todos los archivos de muestra que ha cargado tengan el estado Asociado, haga clic en Activar plantilla para activar la plantilla.
7. Una vez finalizado el proceso de activación de la plantilla, vaya al siguiente paso para probar la plantilla con el siguiente flujo de trabajo como se muestra en esta área:
   1. Haga clic en el botón Iniciar prueba.
   2. Después de la conversión, las facturas que utilizan este canal se pueden configurar para que se envíen de la siguiente manera:
      1. Envío manual (predeterminado): una vez cargados los documentos de factura, se procesan y almacenan como borradores. Esto le permite revisar los datos antes de enviarlos manualmente a su comprador.
      2. Envío automático: una vez cargados los documentos de factura, se procesan automáticamente y se envían a su comprador.
      3. Le recomendamos encarecidamente que realice pruebas con varios documentos de factura y que revise manualmente los datos antes de cambiar al Envío automático. Esto se puede hacer en la página Configuración, a la que se puede acceder haciendo clic en el icono de opciones ubicado en la página Plantillas de conversión de facturas.
   3. En la siguiente página Cargar archivo de factura, seleccione un comprador y cargue uno o más archivos de factura en papel escaneados o en PDF de prueba para realizar pruebas.
      Nota: Puede cargar hasta 10 archivos de factura a la vez. Para obtener más información sobre los requisitos y las restricciones de los archivos de factura admitidos, vaya a Requisitos de carga de archivos de factura.
   4. Para ver el estado de extracción de los archivos de factura de prueba, haga clic en el botón Ver conversiones de factura que le llevará al panel de trabajo, donde puede hacer clic en la ficha Conversiones de facturas para ver la lista de todas las facturas que ha cargado. También puede cargar más archivos de factura haciendo clic en el botón Continuar cargando archivos.
   5. En la ficha Conversiones de facturas, el Estado inicial de cada factura cargada se visualiza como Conversión pendiente. Puede actualizar el mosaico para ver si el Estado cambia a Convertido. Ahora puede hacer clic en el enlace de la columna Referencia para acceder y ver el borrador de la factura. Como alternativa, puede ir a la ficha Conversiones de facturas en borrador para revisión y hacer clic en el botón Editar borrador en la columna Acción para abrir la página Vista de borrador de factura. Aquí puede revisar los datos extraídos de su archivo de factura.
      i. Si ha revisado los datos de factura que se han extraído, puede continuar haciendo clic en el botón Enviar. Esta acción enviará la factura a la cuenta de prueba de su comprador después de que la factura se valide según las reglas de transacción de su comprador.
      Si los datos extraídos no son correctos, vaya a la página Plantillas de conversión de facturas en la pestaña Conversiones de facturas, donde puede seleccionar la plantilla que se utilizó para procesar esta factura de prueba y revisar y volver a realizar cambios en la plantilla. Para obtener más detalles, consulte Gestión de las plantillas de conversión de facturas
8. Una vez finalizado el proceso de prueba de la plantilla, estará preparado para publicar la plantilla en producción. Los pasos del flujo de trabajo para el proceso Publicar en producción se describen en la incorporación de la siguiente manera:
   1. Vuelva a la página Plantillas de conversión de facturas en Configuración de Network > Enrutamiento de factura electrónica > Conversiones de facturas.
   2. Seleccione la plantilla que ha probado recientemente y haga clic en Ver/Editar en la columna Acción. Esto le dirigirá a la página Ver plantilla de conversión de facturas, donde puede acceder a la información de la plantilla en modo de solo lectura.
   3. Para publicar la plantilla en su cuenta de producción, navegue a la sección Publicar en producción dentro de la página Ver plantilla de conversión de facturas. Marque la casilla de selección que indica que ha probado la plantilla y ha confirmado que está listo para utilizarla en producción.
      Por último, haga clic en el botón Publicar en producción situado en la parte superior derecha de la página para publicar la plantilla en su cuenta de producción.

Antes de activar la función Conversión inteligente de facturas en SAP Business Network, los proveedores deben asegurarse de que se cumplen los siguientes requisitos previos:

1. Requisito de cuenta empresarial
   El servicio de conversión inteligente de facturas actualmente solo está disponible para cuentas Enterprise de proveedor.

2. Relación comercial establecida
   Los proveedores deben tener una relación comercial activa con sus compradores en SAP Business Network para poder enviar facturas mediante este servicio.

3. Asociación de cuentas de prueba
   Los proveedores deben tener una cuenta de prueba vinculada a su cuenta de producción.

4. Finalización de la incorporación del personal en la cuenta de prueba
   Todo el proceso de activación, incluida la configuración de la plantilla de conversión de facturas, debe completarse en la cuenta de prueba antes de que se pueda publicar en la cuenta de producción.

Consulte la documentación de ayuda: Documentación de soporte para la conversión inteligente de facturas

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