Wie aktiviere ich die intelligente Rechnungsumwandlung in SAP Business Network als Lieferant?

Als Lieferant können Sie den Onboarding-Prozess über Ihr Testkonto starten. Dieser Prozess umfasst das Erstellen, Testen und Veröffentlichen von Vorlagen für die Rechnungsumwandlung. Sie bietet auch eine zentrale Sicht für die Vorlagenverwaltung, einschließlich Optionen zum Anzeigen, Bearbeiten oder Löschen vorhandener Vorlagen.

Hinweis: Onboarding und Tests müssen vor der Umstellung auf das Produktivsystem ausschließlich im Testkonto durchgeführt werden.

Schritt-für-Schritt-Prozess

1. Melden Sie sich an Ihrem Testkonto an, oder wechseln Sie zu Ihrem Business-Network-Testkonto, wenn Sie das aktive Konto verwenden.
2. Wählen Sie Einstellungen > Weiterleitung elektronischer Rechnungen > Rechnungsumwandlungen. Sie starten das Onboarding, indem Sie auf Vorlage einrichten klicken. Stellen Sie sicher, dass Sie im Dialogfenster Bevor Sie die Meldung starten die Nachricht lesen, und klicken Sie auf Ja.
3. Wählen Sie über die Auswahlknöpfe eine Standardvorlage oder eine benutzerdefinierte Vorlage aus. Klicken Sie auf Weiter.
4. Laden Sie im Bereich Beispieldateien hochladen Ihre PDF-Beispieldateien oder gescannten Papierrechnungsdateien hoch, indem Sie auf Beispieldateien hochladen klicken. Sie können alle Beispieldateien löschen, indem Sie auf das Löschsymbol klicken, und weitere Beispieldateien hinzufügen, indem Sie auf das Plus-Symbol klicken. Klicken Sie auf Weiter, nachdem Sie das Hochladen der Beispieldateien abgeschlossen haben.
5. Im Bereich Vorlage annotieren und aktivieren:
   1. Klicken Sie auf die Dropdown-Dateiauswahl, und wählen Sie eine Datei aus. In der Dropdown-Liste für die Dateiauswahl werden alle hochgeladenen Beispieldateien mit dem Anfangsstatus Ausstehend aufgeführt.
   2. Die Seite Dokumentannotations-UI wird automatisch angezeigt, auf der die Dokumentsicht und die Extraktionsdetails der ausgewählten Datei angezeigt werden.
   3. Überprüfen Sie die Annotationen, fügen Sie bei Bedarf manuell zusätzliche Felder hinzu, und klicken Sie auf Bestätigen, wenn Sie fertig sind. Dadurch ändert sich der Status der Datei in Bestätigt.
   4. Wiederholen Sie diesen Vorgang für jede Datei, und sobald alle Dateien den Status Bestätigt haben, wird die Drucktaste Vorlage aktivieren aktiviert.
   5. Klicken Sie auf Vorlage aktivieren, um diese Vorlage zu aktivieren.
6. Wenn sich alle von Ihnen hochgeladenen Beispieldateien im Status Verknüpft befinden, klicken Sie auf Vorlage aktivieren, um die Vorlage zu aktivieren.
7. Wenn der Vorlagenaktivierungsprozess abgeschlossen ist, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort, um die Vorlage mit dem folgenden Workflow zu testen, wie in diesem Bereich gezeigt:
   1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Test starten.
   2. Nach der Umwandlung können Rechnungen, die diesen Kanal verwenden, so konfiguriert werden, dass sie wie folgt eingereicht werden:
      1. Manuelles Einreichen (Standard): Sobald Sie die Rechnungsbelege hochgeladen haben, werden sie verarbeitet und als Entwürfe gespeichert. Auf diese Weise können Sie die Daten überprüfen, bevor Sie sie manuell an Ihren Käufer senden.
      2. Automatisches Einreichen: Sobald Sie die Rechnungsdokumente hochgeladen haben, werden sie automatisch verarbeitet und an Ihren Käufer gesendet.
      3. Wir empfehlen Ihnen dringend, mit mehreren Rechnungsdokumenten zu testen und die Daten manuell zu überprüfen, bevor Sie zum automatischen Einreichen wechseln. Dies kann auf der Seite Konfiguration erfolgen, auf die Sie zugreifen können, indem Sie auf das Optionssymbol auf der Seite Vorlagen für die Rechnungsumwandlung klicken.
   3. Wählen Sie auf der nächsten Seite Rechnungsdatei hochladen einen Käufer aus, und laden Sie eine oder mehrere Test-PDF- oder gescannte Papierrechnungsdateien zum Testen hoch.
      Hinweis: Sie können bis zu 10 Rechnungsdateien gleichzeitig hochladen. Weitere Informationen zu Anforderungen und Einschränkungen für die unterstützten Rechnungsdateien finden Sie unter Anforderungen für den Upload von Rechnungsdateien.
   4. Um den Extraktionsstatus der Testrechnungsdateien anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche Rechnungsumwandlungen anzeigen . Dadurch gelangen Sie zu Ihrer Workbench, wo Sie auf die Kachel Rechnungsumwandlungen klicken können, um die Liste aller Rechnungen anzuzeigen, die Sie hochgeladen haben. Sie können auch weitere Rechnungsdateien hochladen, indem Sie auf die Schaltfläche Upload der Dateien fortsetzen klicken.
   5. Auf der Kachel Rechnungsumwandlungen wird der initiale Status jeder hochgeladenen Rechnung als Umwandlung ausstehend angezeigt. Sie können die Kachel aktualisieren, um zu sehen, ob sich der Status in Umgewandelt ändert. Nun können Sie auf den Link in der Spalte Referenz klicken, um den Rechnungsentwurf aufzurufen und anzuzeigen. Alternativ können Sie zur Kachel Rechnungsumwandlungsentwürfe zur Überprüfung wechseln und in der Spalte Aktion auf die Schaltfläche Entwurf bearbeiten klicken, um die Seite Rechnungsentwurf zu öffnen. Hier können Sie die aus Ihrer Rechnungsdatei extrahierten Daten überprüfen.
      i. Wenn Sie die extrahierten Rechnungsdaten geprüft haben, können Sie fortfahren, indem Sie die Drucktaste Senden wählen. Mit dieser Aktion wird die Rechnung an das Testkonto Ihres Käufers gesendet, nachdem die Rechnung anhand der Transaktionsregeln Ihres Käufers geprüft wurde.
      ii. Wenn die extrahierten Daten nicht korrekt sind, wechseln Sie zur Seite „Vorlagen für die Rechnungsumwandlung“ auf der Registerkarte „Rechnungsumwandlungen“, auf der Sie die Vorlage auswählen können, die zur Verarbeitung dieser Testrechnung verwendet wurde, und die Vorlage erneut prüfen und Änderungen vornehmen können. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten Ihrer Vorlagen für die Rechnungsumwandlung.
8. Sobald der Vorlagentestprozess abgeschlossen ist, sind Sie nun bereit, Ihre Vorlage im Produktivsystem zu veröffentlichen. Die Workflow-Schritte für den Prozess In Produktion veröffentlichen werden im Onboarding wie folgt beschrieben:
   1. Kehren Sie zur Seite Vorlagen für Rechnungsumwandlung unter Ariba Network-Einstellungen > Weiterleitung elektronischer Rechnungen > Rechnungsumwandlungen zurück.
   2. Wählen Sie die Vorlage aus, die Sie kürzlich getestet haben, und klicken Sie in der Spalte Aktion auf Anzeigen/Bearbeiten. Dadurch gelangen Sie zur Seite Vorlage für die Rechnungsumwandlung anzeigen, auf der Sie im schreibgeschützten Modus auf die Vorlageninformationen zugreifen können.
   3. Um die Vorlage in Ihrem aktiven Konto zu veröffentlichen, navigieren Sie zum Abschnitt In Produktion veröffentlichen auf der Seite Vorlage für die Rechnungsumwandlung anzeigen. Markieren Sie das Ankreuzfeld, das angibt, dass Sie die Vorlage getestet und bestätigt haben, dass Sie sie in der Produktion verwenden können.
      Klicken Sie abschließend oben rechts auf der Seite auf die Schaltfläche An aktives Konto veröffentlichen, um die Vorlage in Ihrem aktiven Konto zu veröffentlichen.

Vor der Aktivierung der Funktion für die intelligente Rechnungsumwandlung in SAP Business Network müssen Lieferanten sicherstellen, dass die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:

1. Anforderung für Unternehmenskonto
   Der intelligente Rechnungsumwandlungsservice ist derzeit nur für Unternehmenskonten von Lieferanten verfügbar.

2. Aufgenommene Geschäftsbeziehung
   Lieferanten müssen eine aktive Geschäftsbeziehung mit ihren Käufern in SAP Business Network haben, um Rechnungen mit diesem Service senden zu können.

3. Testkontozuordnung
   Lieferanten müssen über ein Testkonto verfügen, das mit ihrem aktiven Konto verknüpft ist.

4. Onboarding-Abschluss im Testkonto
   Der gesamte Onboarding-Prozess, einschließlich der Einrichtung der Rechnungsumwandlungsvorlage, muss im Testkonto abgeschlossen werden, bevor es im aktiven Konto veröffentlicht werden kann.

Weitere Informationen finden Sie in der Hilfedokumentation: Supportdokumentation für intelligente Rechnungsumwandlung.

SAP Business Network for Procurement und Supply Chain > Transaktionsdokumente > Transaktion (Rechnungsstellung)