Quels sont les éléments importants à prendre en compte lors du dépôt d'offre avec des enveloppes ?

Le dépôt d'offre sous enveloppe scellée est utilisé lorsque la législation exige que :

• Les acheteurs ne peuvent voir que certaines sections d'un événement contenant les réponses des fournisseurs dans l'ordre.
• Les acheteurs qualifient ou disqualifient les participants avant d'ouvrir la section suivante (enveloppe) de la série.
• Les réponses des participants dans les sections associées à une enveloppe ne sont pas visibles par l'équipe projet tant que l'enveloppe n'est pas ouverte pendant la période En attente de sélection.

Les enveloppes fonctionnent comme suit :

• Lorsque vous créez une section, vous indiquez si elle appartient à une enveloppe et, le cas échéant, laquelle.
• Une enveloppe peut contenir plusieurs sections.
• Une enveloppe contient les réponses de tous les participants à l'événement pour cette section.
• Les acheteurs ne peuvent voir que les réponses dans les enveloppes ouvertes.
• Les enveloppes peuvent uniquement être ouvertes dans l'ordre ; l'ouverture partielle et la sélection aléatoire ne sont pas autorisées.
  • Lorsque les acheteurs ouvrent une enveloppe, ils ne peuvent voir que les réponses des participants qu'ils ont sélectionnés pour continuer.
    • Lorsque l'acheteur interrompt un participant, toutes ses réponses (ouvertes ou non) sont supprimées, sauf si l'option Conserver les offres sous enveloppe rejetées est activée. Les offres des fournisseurs rejetées peuvent ensuite être récupérées.

Les règles de mise à jour sont configurées. La zone Type de capacité et le paramètre Type de capacité de l'événement sont visibles uniquement dans les modèles RFP. Le type de capacité par défaut est Standard. Si vous sélectionnez Grand, les implications sont les suivantes :

• Le dépôt d'offre sous enveloppe n'est pas pris en charge.
  • Vous ne pouvez pas créer d'enveloppes.
  • La section Règles liées aux enveloppes n'est pas visible.

Ariba envoie des notifications lors du dépôt d'offre sous enveloppe lorsque les événements suivants se produisent :

• Une enveloppe est prête à être ouverte.
  • Ariba envoie un e-mail aux membres de l'équipe de projet autorisés à ouvrir une enveloppe lorsqu'elle est prête à être ouverte.
• Une enveloppe a été ouverte.
  • Ariba envoie un e-mail au propriétaire de l'événement et aux observateurs actifs lorsqu'une enveloppe a été ouverte.

Par défaut, Ariba Sourcing rend les nouveaux modèles de RFP compétitifs et définit la règle Les participants doivent-ils améliorer leurs offres ? sur Oui. Si vous souhaitez pouvoir ajouter des enveloppes à votre modèle de RFP, vous devez définir la règle Les participants doivent-ils améliorer leurs offres ? sur Non.

Section Règles liées aux enveloppes : configurez les règles suivantes :

Nombre d'enveloppes : sélectionnez le nombre maximal d'enveloppes à utiliser dans cet événement. La valeur par défaut est Aucune enveloppe.

Autoriser les équipes à ouvrir les enveloppes : sélectionnez une équipe projet pour chaque enveloppe. Les membres de l'équipe de projet que vous sélectionnez ici seront les seuls membres de l'équipe autorisés à ouvrir l'enveloppe correspondante. Si vous ne souhaitez pas autoriser une équipe projet spécifique à ouvrir une enveloppe, laissez le champ Équipe vide.

Conserver les offres sous enveloppe rejetées - Sélectionnez Oui pour conserver les parties ouvertes des offres sous enveloppe rejetées dans le système. Si vous sélectionnez Non, les offres rejetées et toutes leurs versions précédentes sont supprimées du système.

Écarter les offres à la mise à jour de l'événement : lorsque vous mettez à jour un événement, vous pouvez choisir de conserver ou d'écarter les offres sous enveloppe. Sélectionnez Toujours écarter pour écarter les offres quel que soit le type de modification que vous apportez à l'événement. Sélectionnez Conserver les offres pour conserver les offres tant que les modifications n'ont pas d'impact sur l'intégrité des offres sous enveloppe.

Envoyer une notification aux utilisateurs qui ouvrent l'enveloppe - Sélectionnez Oui pour que Ariba informe les membres de l'équipe de projet lorsqu'ils peuvent ouvrir l'enveloppe qui leur est affectée.

Pour les événements contenant des enveloppes, l'action de téléchargement ne télécharge aucune pièce jointe du fournisseur pour les articles d'une enveloppe scellée. Ce n'est que lorsque l'enveloppe est ouverte et le contenu visible dans l'interface utilisateur que l'action télécharge sa pièce jointe.

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