Pour une demande d'achat liée à un contrat (également appelée demande d'achat pour commande sur contrat), à quel moment la demande d'achat est-elle comptabilisée dans le total du montant dépensé du contrat ?

Les dépenses contractuelles s'accumulent après un statut de demande d'achat différent de celui auquel je m'attends. Qu'est-ce qui contrôle ce comportement ?

1. Assurez-vous que le paramètre Application.Contract.MasterAgreement.ReleaseAvailableBalanceState est défini sur sa valeur par défaut Commandé.
2. Créez un contrat avec une limite maximale de 400 $ et sans préchargement.
3. Créez une demande d'achat PR1 d'une valeur de 300 $ et soumettez-la afin qu'elle conserve le statut Soumis(e). Actuellement, les champs backend Montant soumis = 300 $ et Montant commandé = 0 $. Vous ne pourrez pas voir les valeurs des zones backend. Tout ce que vous voyez est Montant dépensé sur le contrat est de 0 $ car sa valeur est dérivée de Montant commandé.
4. Créez une autre demande d'achat PR2 d'une valeur de 150 $ et soumettez-la afin que reste au statut Soumis(e). Actuellement, les champs backend Montant soumis = 450 $ et Montant commandé = 0 $. Le montant dépensé sur le contrat est de 0 $ car sa valeur est dérivée de Montant commandé.
5. Approuvez la demande d'achat 1 et définissez-la sur le statut Commandé. À ce stade, dans le backend, Montant commandé = 300 $ Montant soumis = 450 $. Le montant dépensé pour le contrat dans l'interface utilisateur afficherait 300 $.
6. Remplacez le paramètre par Soumis. À ce stade, le montant dépensé sur le contrat affichera 450 $ (supérieur à la limite maximale de 400 $) car il commence à pointer vers le champ backend Montant soumis. Cependant, le contrat restera ouvert car il n'y a pas de déclencheur dans le système pour clôturer le contrat lorsque la valeur du paramètre est modifiée.
7. Prise en charge de la tâche d'exécution Ouvrir ou Fermer les contrats si l'activité exige que les contrats en cours qui dépassent la limite maximale du contrat (basée sur Montant soumis) soient fermés. Cela doit entraîner la clôture du contrat.

L'inverse de ces étapes s'applique si la valeur du paramètre passe de Soumis(e) à Commandé(e). L'assistance peut exécuter la tâche Ouvrir ou Fermer les contrats si l'activité exige que les contrats en cours qui ne dépassent pas la limite maximale du contrat (basée sur le montant commandé) soient rouverts.

Pour les sites qui utilisent SAP Ariba Buying and Invoicing uniquement, le paramètre Application.Contract.MasterAgreement.ReleaseAvailableBalanceState indique l'état que la demande d'achat doit atteindre avant le cumul du contrat. Si la demande d'achat est refusée ou annulée ultérieurement, le montant pertinent est soustrait du contrat. Les valeurs possibles sont les suivantes :

• Commandé
• Envoyé
• Approuvé
• Reçu
• Rapproché
• Payé

Par défaut, ce paramètre est défini sur Commandé.

La plupart des clients ont le paramètre défini sur Commandé(e) ou Soumis(e). Le montant dépensé pour un contrat est dynamique et pointe vers différents champs backend en fonction de la valeur du paramètre.

Les contrats dans le backend comportent les zones Montant commandé et Montant soumis. MontantSoumis est mis à jour chaque fois qu'une demande d'achat est soumise. Le montant commandé est mis à jour chaque fois qu'une demande d'achat est commandée après approbation. Dans la configuration par défaut du système, le montant dépensé sur le contrat est égal à Montant commandé (plus Montant chargé). Si le paramètre est défini sur Soumis(e), le Montant dépensé sur le contrat est égal à Montant soumis (plus Montant chargé), etc.

Pour les sites SAP Ariba Catalog fusionnés avec SAP Ariba Buying and Invoicing, le paramètre Application.Contract.MasterAgreement.ReleaseAvailableProcurementState peut être défini sur :

• Acheté, ce qui signifie que le contrat est cumulé lorsque vous validez un panier de SAP Ariba Catalog.
• Validé, ce qui signifie que le contrat est cumulé selon le paramètre Application.Contract.MasterAgreement.ReleaseAvailableBalanceState à la place et que le comportement est le même que celui d'un site uniquement SAP Ariba Buying and Invoicing-only.

Par défaut, ce paramètre est défini sur Validé.

Si vous souhaitez apporter une modification à ces paramètres, demandez à votre contact assistance désigné de créer un cas pour l'assistance SAP en conséquence.

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