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¿Cómo habilito DocuSign a través de la herramienta de autoservicio?
La configuración de la firma electrónica con DocuSign implica los siguientes pasos:
1. Obtenga una cuenta de DocuSign. Póngase en contacto con su ejecutivo de participación del cliente (CEE) o ejecutivo de cuentas (AE) para iniciar el proceso de configuración de una cuenta de DocuSign para su organización. Hay tarifas asociadas con los servicios del proveedor de firma electrónica. Su organización obtendrá una cuenta de administrador con DocuSign. Usted es responsable de configurar y gestionar esta cuenta. Los usuarios con acceso a la cuenta de administrador pueden ver los documentos enviados para su firma. Los administradores de DocuSign serán responsables de gestionar todos los subusuarios de la cuenta de DocuSign.
2. Configure cuentas de usuario final. Para enviar un documento a DocuSign, el propietario de la tarea debe tener una cuenta de usuario de DocuSign asociada con la cuenta de administrador de su empresa (ID de cuenta de API). Las cuentas de subusuario no se pueden crear automáticamente desde Ariba. Un administrador deberá actualizar todas las cuentas de subusuario en DocuSign. Las cuentas deben estar registradas en la misma cuenta de correo electrónico configurada para el propietario de la tarea en el sitio de Ariba correspondiente. La dirección de correo electrónico distingue entre mayúsculas y minúsculas. Debe coincidir exactamente.
Notas adicionales sobre cuentas:
- Si un usuario no está configurado correctamente en la cuenta de DocuSign conectada a un sitio de Ariba, recibirá un error que indica que no existe, que no tiene permisos o que no se puede encontrar. Si tienen una cuenta en una cuenta de DocuSign que no está asociada al ID de cuenta de API en los proveedores de firma de Ariba, verán el mismo error que una persona que no tiene una cuenta en absoluto.
- No es necesario configurar firmantes de documentos para las cuentas de DocuSign. Si un firmante no tiene una cuenta de DocuSign, DocuSign envía un correo electrónico al firmante que incluye un enlace que le permite firmar el documento y, opcionalmente, crear una cuenta.
3. Active OAuth para DocuSign. La configuración predeterminada del sistema utiliza un método de autenticación de nombre de usuario y contraseña que se retirará el 20 de mayo de 2022. Todos los clientes deben realizar la migración del sistema de forma predeterminada a la integración OAuth antes de ese momento. Se recomienda iniciar todas las implementaciones nuevas con la configuración de OAuth.
- Un administrador del sistema puede activar la funcionalidad OAuth estableciendo Application.ACM.Signature.DocuSignREST.OAuth.Enabled en Sí en Gestor de configuración inteligente.
- El parámetro Application.ACM.Signature.DocuSignREST.Enabled también debe permanecer activado.
4. Active DocuSign en la página Proveedores de firma de SAP Ariba.
- Vaya a Gestionar > Administración > Administrador de proyecto > Proveedores de firma
- Introduzca el ID de cuenta de API. Para obtener información sobre cómo encontrar el ID de cuenta de API, consulte ¿Cómo puedo encontrar mi ID de cuenta de API necesario para la activación de DocuSign?
- Seleccione la casilla Cuenta de demostración si la cuenta es un tipo de cuenta de demostración de DocuSign
- Haga clic en Conceder consentimiento
- Introduzca su ID de usuario y contraseña de DocuSign y acepte el permiso para acceder a SAP Ariba
5. Configurar firmantes de documentos. Agregue cualquier usuario que necesite firmar un documento al grupo de sitios global Firmante del documento.
- Vaya a Gestionar > Administración o Administración central > Administrador de usuarios > Grupos
- Firmante del documento de consulta
- Haga clic en Acciones > Editar
- Vaya a la pestaña Usuarios > haga clic en Agregar/Eliminar
- Seleccione los usuarios internos que necesitarán firmar documentos > haga clic en Listo > haga clic en Guardar
Nota: Si tiene un usuario externo que necesita firmar un documento, puede crear un nuevo contacto en la tarea o seleccionar uno de los contactos empresariales activos existentes en su sitio. Los contactos empresariales se almacenan y gestionan mediante Gestionar > Administración > Administrador de usuarios > Contactos empresariales.
Para obtener más información sobre la integración de firma electrónica, la funcionalidad y la función, puede consultar el vídeo de autoservicio del cliente.
En el paso 3, cuando introduce en sus credenciales de cuenta de DocuSign, los parámetros del sitio se actualizan automáticamente con esta información. No es necesario que el servicio de asistencia de Ariba introduzca manualmente sus credenciales de cuenta de DocuSign en el sistema.
Para obtener más información sobre el Gestor de configuración inteligente, consulte Resumen del Gestor de configuración inteligente. Los parámetros del Gestor de configuración inteligente (ICM) deben editarse en el entorno de prueba y enviarse a producción. Si está visualizando ICM en los parámetros de producción, solo se visualizará.
Contratos estratégicos > Configuración de integración de firmas