Якщо ваша організація працює без структури закупівельного блоку, починає створювати документи на затвердженні, але пізніше вирішує впровадити закупівельні блоки на вашому сайті, для наявних документів на затвердженні не буде призначено закупівельний блок. Це може призвести до помилок під час зміни документів або під час обробки квитанцій або рахунків-фактур за замовленнями на закупівлю з порожньою вартістю закупівельного блоку: Значення Закупівельного блоку є неприйнятним.

Перед впровадженням закупівельних блоків поле «Закупівельний блок» не потрібне для документів на затвердженні. Після активації закупівельних блоків поле стає необхідним для будь-яких щойно створених документів або існуючих документів, які залучені до обробки пов'язаного документа (наприклад, подання нової квитанції для існуючого замовлення на купівлю, яке має порожній закупівельний блок).

*Заплановане завдання BackPopulateProcurementUnits ніколи не повинно виконуватися службою підтримки клієнтів SAP Ariba*

Запустіть заплановане завдання BackPopulateProcurementUnits на вашому сайті, щоб заповнити поле «Закупівельний блок» заднім числом наявними документами на затвердженні без необхідності торкатися документів вручну. Це завдання не змінює процес затвердження документів на затвердженні, які перебувають у процесі затвердження. Під час оновлення наявних документів на затвердженні завдання додає запис історії, який вказує на зміну порожнього закупівельного блоку на нове значення.

Ми рекомендуємо спочатку запустити це завдання на тестовому сайті, щоб переконатися, що воно працює належним чином і забезпечити відсутність побічних ефектів. Крім того, перед запуском цього завдання перегляньте налаштування параметрів закупівельного блоку за промовчанням. Заплановане завдання посилається на ці налаштування параметрів, щоб визначити, як налаштувати закупівельний блок за промовчанням для кожного типу документа на затвердженні.

Наприклад:

• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit."ariba.purchasing.core.Requisition"
• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit."ariba.receiving.core.Receipt"
• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit."ariba.invoicing.core.Invoice"
• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit."ariba.invoicing.core.InvoiceReconciliation"

Кожен із цих параметрів визначає список шляхів полів, з яких за замовчуванням встановлюється поле Закупівельна одиниця для цього типу документа. Наприклад, параметр закупівельного блоку заявки має усталену настройку CompanyCode.ProcurementUnit, Requester.PartitionedUser. Це означає, що заплановане завдання спочатку відображається в закупівельному блоці, пов'язаному з кодом компанії заявки. Якщо це не має значення, він переходить до усталеного закупівельного блоку замовника. Якщо жодна зі шляхів до полів не містить значень, вона збереже закупівельний блок заявки порожнім.

Служба підтримки клієнтів SAP Ariba може змінити ці параметри, щоб додати нові шляхи до полів і змінити ранжування варіантів адреси поля, щоб гарантувати, що заплановане завдання витягується з потрібного місця.

Заплановані цикли завдань через документи в порядку робочого процесу (від найстарішого до найновішого до для кожного типу документа на затвердженні, перш ніж переходити до наступного типу):

1. Заявки
2. Замовлення на купівлю
3. Надходження
4. Рахунки-фактури
5. Звіряння рахунків-фактур

Залежно від кількості історичних документів, які потрібно оновити значенням закупівельного блоку, виконання завдання може зайняти кілька годин.

Заплановане завдання BackPopulateProcurementUnits не повинно виконуватися службою підтримки клієнтів SAP Ariba з кількох причин:

1. Закупівельні одиниці логічно поділяють компанію на кілька одиниць. Тому завдання і робота, пов'язана з ним, повинні оброблятися в обсязі проєкту.
2. Перед виконанням цього завдання необхідно виконати повний аналіз впливу, щоб переконатися, що це правильне рішення, і клієнт налаштований належним чином для нього.
3. Це завдання є інтенсивним і має бути скоординоване для виконання в неробочі години та/або без користувачів у системі. Необхідно також визначити, скільки документів вплине на це завдання перед виконанням завдання. З цієї причини план міграції має бути на місці.
4. Завдання проходить через усі документи на затвердженні та оновлює по одному. Якщо виникає проблема з документом, завдання зупиняється. Цей документ потрібно буде переглянути та виправити перед повторним запуском завдання.

З указаних вище причин замовники повинні надавати послуги SAP Consulting щоразу, коли виникає вимога щодо ретроактивного заповнення закупівельних блоків у документах на затвердженні.

Базові закупівлі > Основне адміністрування
Базові закупівлі > Основне адміністрування > Імпорт закупівельних блоків