Om din organisation driftsätter utan en inköpsenhetsstruktur börjar skapa dokument för godkännande, men senare bestämmer sig för att implementera inköpsenheter på din webbplats kommer befintliga dokument för godkännande inte att ha någon inköpsenhet tilldelad till sig. Detta kan leda till fel vid ändring av dokument eller vid bearbetning av varu-/tjänstmottagningar eller fakturor mot beställningar med ett tomt inköpsenhetsvärde: Värdet för inköpsenhet är inte acceptabelt.

Innan du implementerar inköpsenheter är fältet Inköpsenhet inte obligatoriskt i dokument för godkännande. När inköpsenheter har aktiverats blir fältet obligatoriskt för alla nyskapade dokument eller befintliga dokument som är involverade i bearbetningen av ett relaterat dokument (till exempel skicka ett nytt kvitto för en befintlig inköpsorder som har en tom inköpsenhet).

*Den schemalagda uppgiften BackPopulateProcurementUnit ska aldrig köras av SAP Ariba Customer Support*

Kör den schemalagda uppgiften BackPopulateProcurementUnit på din webbplats för att fylla i fältet Inköpsenhet retroaktivt i befintliga dokument för godkännande utan att du behöver röra dokumenten manuellt. Den här uppgiften ändrar inte godkännandeflödet för dokument för godkännande som finns i godkännandeprocessen. Vid uppdatering av befintliga dokument för godkännande lägger uppgiften till en historikpost som indikerar ändringen från den tomma inköpsenheten till det nya värdet.

Vi rekommenderar att du kör den här uppgiften på testwebbplatsen först för att säkerställa att den fungerar som förväntat och för att säkerställa att det inte finns några negativa effekter. Granska dessutom parameterinställningarna för inköpsenhetens standardvärden innan du kör den här uppgiften. Den schemalagda uppgiften refererar till dessa parameterinställningar för att bestämma hur inköpsenheten ska vara standard för varje typ av dokument för godkännande.

Exempel:

• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit."ariba.Purchasing.core.Request"
• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit."ariba.Receiving.core.Receipt"
• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit."ariba.Invoicing.core.Invoice"
• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit."ariba.Invoicing.core.InvoiceRecononing"

Var och en av dessa parametrar anger en lista över fältsökvägar från vilka fältet Inköpsenhet ska vara standard för den dokumenttypen. Parametern inköpsenhet för inköpsanmodan har till exempel standardinställningen CompanyCode.ProcurementUnit, Requester.PartitionedUser. Det innebär att den schemalagda uppgiften först tittar på inköpsenheten som är kopplad till inköpsanmodans företagskod. Om det inte har ett värde går det vidare till förfrågarens standardinköpsenhet. Om inga fältsökvägar innehåller värden kommer inköpsenheten för inköpsanmodan att vara tom.

SAP Ariba Customer Support kan ändra dessa parametrar för att lägga till nya fältsökvägar och ändra rangordningen för val av fältsökväg för att säkerställa att den schemalagda uppgiften hämtas från rätt plats.

Den schemalagda uppgiften går igenom dokument i arbetsflödesordning (från äldst till nyast till för varje typ av dokument för godkännande innan du går vidare till nästa typ):

1. Rekvisitioner
2. Beställningar
3. Inleveranser
4. Fakturor
5. Fakturamatchningar

Beroende på hur många historiska dokument som behöver uppdateras med ett inköpsenhetsvärde kan uppgiften ta flera timmar att slutföra.

Den schemalagda uppgiften BackPopulateProcurementUnit ska inte köras av SAP Ariba Customer Support av flera orsaker:

1. Inköpsenheter delar logiskt upp ett företag i flera enheter. Därför bör uppgiften och arbetet i samband med det hanteras inom ramen för ett projekt.
2. En fullständig effektanalys måste göras innan den här uppgiften körs för att säkerställa att uppgiften är rätt beslut och att kunden är rätt konfigurerad för den.
3. Uppgiften är prestandakrävande och en bör samordnas under lediga tider och/eller utan användare i systemet. Det ska också fastställas hur många dokument som påverkas av den här uppgiften innan uppgiften körs. Därför måste det finnas en migrationsplan.
4. Uppgiften går igenom alla dokument för godkännande och uppdaterar ett och ett. Om det uppstår ett problem med ett dokument stoppas uppgiften. Dokumentet måste granskas och åtgärdas innan uppgiften körs igen.

Av alla ovanstående skäl bör kunder använda SAP Consultings tjänster när det finns ett krav på att retroaktivt fylla i inköpsenheter i dokument för godkännande.

Grundläggande inköp > Grundadministration
Grundläggande inköp > Grundadministration > Inköpsenheter - import