Ako vaša organizacija pređe u produktivni rad bez strukture jedinice nabavke, počinje kreiranje dokumenata koji se mogu odobriti, ali kasnije odlučuje o implementaciji jedinica nabavke na vašoj lokaciji, postojeća odobrenja neće imati dodeljenu jedinicu nabavke. To može dovesti do grešaka pri promeni dokumenata ili pri obradi prijema ili faktura u odnosu na naloge za nabavku s praznom vrednošću jedinice nabavke: vrednost jedinice nabavke nije prihvatljiva.

Pre implementacije jedinica nabavke, polje Jedinica nabavke nije obavezno za dokumente koji se mogu odobriti. Nakon aktiviranja jedinica nabavke polje postaje obavezno za sve novokreirane dokumente ili postojeće dokumente koji su uključeni u obradu povezanog dokumenta (na primer, podnošenje novog prijema za postojeći nalog za nabavku koji ima praznu jedinicu nabavke).

*Planirani zadatak BackPopulateProcurementUnit nikada ne treba da izvodi SAP Ariba Customer Support*

Izvedite planirani zadatak BackPopulateProcurementUnit na lokaciji da biste retroaktivno popunili polje Jedinica nabavke na postojećim dokumentima koji se mogu odobriti bez potrebe da ručno dodirnete dokumente. Ovaj zadatak ne menja tok odobrenja za odobrenja koja su u procesu odobrenja. Pri ažuriranju postojećih odobrenja zadatak dodaje istorijski unos koji pokazuje promenu iz prazne jedinice nabavke u novu vrednost.

Preporučujemo prvo izvođenje ovog zadatka na probnoj lokaciji kako bi se osiguralo da on funkcioniše na očekivani način i da bi se osiguralo da nema nepovoljnih efekata. Pored toga, pre izvođenja ovog zadatka, pregledajte podešavanja standardnih parametara jedinice nabavke. Planirani zadatak referencira ova podešavanja parametra za određivanje načina postavljanja jedinice nabavke na svaki tip koji se može odobriti.

Na primer:

• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit."ariba.nabavka - zahtev za kores."
• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit."ariba.potraživ.koresp.prij."
• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit."ariba.invoicing.core.Invoice"
• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit."ariba.invoicing.core.InvoiceCompliance"

Svaki od ovih parametara navodi listu puteva polja od kojih treba postaviti na standardnu vrednost polje Jedinica nabavke za taj tip dokumenta. Na primer, parametar jedinice nabavke zahteva ima standardno podešavanje CompanyCode.ProcurementUnit, Requester.PartitionedUser. To znači da planirani zadatak prvo izgleda prema jedinici nabavke povezanoj sa šifrom kompanije zahteva. Ako to nema vrednost, prelazi se na standardnu jedinicu nabavke podnosioca zahteva. Ako nijedan put polja ne sadrži vrednosti, ona će jedinicu nabavke zahteva zadržati kao praznu.

SAP Ariba Customer Support može da izmeni ove parametre da doda nove puteve polja i promeni rangiranje izbora puta polja kako bi se osiguralo da planirani zadatak povlači sa odgovarajućeg mesta.

Ciklusi planiranog zadatka preko dokumenata po redosledu toka rada (od najstarijeg do najnovijeg do za svaki tip koji se može odobriti pre prelaska na sledeći tip):

1. Zahtevi
2. Nalozi za nabavku
3. Prijemi
4. Fakture
5. Usklađivanja fakture

U zavisnosti od broja istorijskih dokumenata koje treba ažurirati vrednošću jedinice nabavke, završetak zadatka može potrajati nekoliko sati.

Planirani zadatak BackPopulateProcurementUnit ne treba da izvodi SAP Ariba Customer Support iz više razloga:

1. Jedinice nabavke logički dele kompaniju na višestruke jedinice. Stoga zadatak i posao povezani s njim treba obraditi u opsegu projekta.
2. Potrebno je izvršiti analizu punog učinka pre izvođenja ovog zadatka kako bi se osiguralo da je ovaj zadatak prava odluka i da je kupac ispravno podešen za njega.
3. Ovaj zadatak deluje intenzivno i treba koordinisati da se izvrši tokom odsustvovanja i/ili bez korisnika u sistemu. Takođe treba da se odredi koliko dokumenata će uticati ovaj zadatak pre izvođenja zadatka. Plan migracije treba da bude postavljen iz ovog razloga.
4. Ciklusi zadatka putem svih odobrenja i ažuriraju jedan po jedan. Ako naiđe na problem s dokumentom, zadatak se zaustavlja. Taj dokument bi trebalo da bude pregledan i ispravljen pre ponovnog izvođenja zadatka.

Iz svih gorenavedenih razloga klijenti treba da angažuju usluge SAP Konsaltinga kad god postoji potreba da retroaktivno popunjavaju jedinice nabavke na odobrenjima.

Core Procurement > Core Administration
Core Procurement > Core Administration > Purchasing units import