Ak vaša organizácia prejde do produktívnej prevádzky bez štruktúry nákupnej jednotky, začne vytvárať schvaľovateľné doklady, ale neskôr sa rozhodne implementovať nákupné jednotky vo vašej lokalite, existujúce schválenia nebudú mať priradenú nákupnú jednotku. To môže viesť k chybám pri zmene dokladov alebo pri spracovaní príjmov alebo faktúr voči objednávkam s prázdnou hodnotou nákupnej jednotky: Hodnota Nákupnej jednotky nie je prijateľná.

Pred implementáciou nákupných jednotiek sa pole Nákupná jednotka na schváliteľných dokladoch nevyžaduje. Po aktivácii nákupných jednotiek sa pole bude vyžadovať pre všetky novovytvorené doklady alebo existujúce doklady, ktoré sú zahrnuté do spracovania súvisiaceho dokladu (napríklad odoslanie nového príjmu pre existujúcu objednávku, ktorá má prázdnu nákupnú jednotku).

*Plánovanú úlohu BackPopulateProcurementUnit by SAP Ariba Customer Support nemalo nikdy spustiť*

Spustite naplánovanú úlohu BackPopulateProcurementUnit na svojej lokalite, aby ste spätne vyplnili pole Nákupná jednotka v existujúcich schváliteľných dokladoch bez toho, aby ste sa museli dotýkať dokladov manuálne. Táto úloha nemení schvaľovací tok schvaľovateľností, ktoré sú v schvaľovacom procese. Pri aktualizácii existujúcich schváliteľných položiek úloha pridá záznam histórie, ktorý označuje zmenu z prázdnej nákupnej jednotky na novú hodnotu.

Odporúčame najskôr spustiť túto úlohu na testovacej stránke, aby ste sa uistili, že funguje podľa očakávania a aby sa zabezpečilo, že nedôjde k žiadnym nepriaznivým účinkom. Okrem toho pred spustením tejto úlohy skontrolujte predvolené nastavenia parametrov nákupnej jednotky. Naplánovaná úloha odkazuje na tieto nastavenia parametrov, aby určila, ako predvoliť nákupnú jednotku pre každý schvaľovateľný typ.

Napríklad:

• Application.Approable.Defaulting.ProcurementUnit.“ariba.Purchasing.core.Request“
• Application.Approable.Defaulting.ProcurementUnit.“ariba.Receiving.core.Receipt“
• Application.Approable.Defaulting.ProcurementUnit.“ariba.Invoicing.core.Invoice“
• Application.Approable.Defaulting.ProcurementUnit.“ariba.Invoicing.core.InvoiceReconzmierenie“

Každý z týchto parametrov určuje zoznam ciest polí, z ktorých sa predvolene nastaví pole Nákupná jednotka pre daný druh dokladu. Napríklad parameter nákupnej jednotky požiadavky má predvolené nastavenie CompanyCode.ProcurementUnit, Requester.PartitionedUser. To znamená, že naplánovaná úloha sa najskôr zobrazí nákupnej jednotke priradenej k účtovnému okruhu požiadavky. Ak to nemá hodnotu, presunie sa na štandardnú nákupnú jednotku žiadateľa. Ak žiadna z ciest poľa neobsahuje hodnoty, ponechá nákupnú jednotku požiadavky na objednávku prázdnu.

Zákaznícka podpora SAP Ariba môže tieto parametre upraviť tak, aby pridávali nové cesty k poliam a menili klasifikáciu možností cesty k poľu, aby sa zabezpečilo, že plánovaná úloha sa preberá zo správneho miesta.

Plánované cykly úloh prostredníctvom dokumentov v poradí workflow (od najstaršieho po najnovší po pre každý schvaľovateľný typ pred prechodom na ďalší typ):

1. Žiadosti
2. Objednávky
3. Prírastky
4. Faktúry
5. Vyrovnania faktúr

V závislosti od toho, koľko historických dokladov je potrebné aktualizovať pomocou hodnoty nákupnej jednotky, môže dokončenie úlohy trvať niekoľko hodín.

Plánovanú úlohu BackPopulateProcurementUnit by nemala spúšťať zákaznícka podpora SAP Ariba Customer Support z viacerých dôvodov:

1. Nákupné jednotky logicky rozdeľujú firmu do viacerých jednotiek. Úloha a práca s ňou spojená by sa preto mali riešiť v rozsahu projektu.
2. Pred spustením tejto úlohy je potrebné vykonať úplnú analýzu vplyvu, aby sa zabezpečilo, že táto úloha je správnym rozhodnutím a zákazník je pre ňu správne nastavený.
3. Táto úloha je náročná na výkon a mala by sa koordinovať, aby sa vykonávala mimo hodín a/alebo bez používateľov v systéme. Malo by sa tiež určiť, koľko dokumentov bude táto úloha ovplyvnená pred spustením úlohy. Z tohto dôvodu musí byť zavedený plán migrácie.
4. Cykly úloh prechádzajú všetkými schváliteľnými položkami a aktualizujú sa postupne. Ak sa vyskytne problém s dokumentom, úloha sa zastaví. Pred opätovným spustením úlohy by bolo potrebné tento dokument skontrolovať a opraviť.

Z vyššie uvedených dôvodov by zákazníci mali využívať služby SAP Consulting vždy, keď sa požaduje spätné obsadenie nákupných jednotiek na základe schválenia.

Core Procurement > Core Administration
Core Procurement > Core Administration > Purchasing units import