Se sua organização entrar em operação sem uma estrutura de unidade de compra, o começará a criar documentos com aprovação pendente, mas depois decidir implementar unidades de compra em seu site, as aprovações pendentes existentes não terão uma unidade de compra atribuída. Isso pode levar a erros ao alterar documentos ou ao processar recibos ou faturas em relação a pedidos de compra com um valor de unidade de compra em branco: o valor da unidade de compra não é aceitável.

Antes de implementar unidades de compra, o campo Unidade de compra não é obrigatório em documentos com aprovação pendente. Depois de habilitar as unidades de compra, o campo se torna obrigatório para quaisquer documentos recém-criados ou documentos existentes envolvidos no processamento de um documento relacionado (por exemplo, o envio de um novo recibo para um pedido de compra existente que tenha uma unidade de compra em branco).

*A tarefa programada BackPopulateProcurementUnits nunca deve ser executada pelo Suporte ao cliente SAP Ariba*

Execute a tarefa programada BackPopulateProcurementUnits em seu site para preencher o campo Unidade de compra retroativamente em documentos com aprovação pendente existentes sem ter que tocar nos documentos manualmente. Esta tarefa não altera o fluxo de aprovações pendentes que estão no processo de aprovação. Ao atualizar aprovações pendentes existentes, a tarefa adiciona uma entrada do histórico para indicar a alteração da unidade de compra em branco para o novo valor.

Recomendamos a execução desta tarefa no site de teste primeiro para garantir que ela funcione como esperado e para garantir que não existem efeitos adversos. Além disso, antes de executar essa tarefa, revise suas configurações de parâmetros de padronização da unidade de compra. A tarefa programada referencia essas configurações de parâmetro para determinar como padronizar a unidade de compra em cada tipo de aprovação pendente.

Por exemplo:

• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit."ariba.purchasing.core.Requisition"
• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit."ariba.receiving.core.Receipt"
• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit."ariba.invoicing.core.Invoice"
• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit."ariba.invoicing.core.InvoiceReconciliation"

Cada um desses parâmetros especifica uma lista de caminhos de campo a partir dos quais o campo Unidade de compra deve ser predefinido para esse tipo de documento. Por exemplo, o parâmetro da unidade de compra da requisição tem uma configuração padrão de CompanyCode.ProcurementUnit, Requester.PartitionedUser. Isso significa que a tarefa programada procura primeiro a unidade de compra associada ao código da empresa da requisição. Se isso não tiver um valor, ele passará para a unidade de compra padrão do solicitante. Se nenhum dos caminhos de campo contiver valores, ele manterá a unidade de compra da requisição em branco.

O Suporte ao cliente SAP Ariba pode modificar esses parâmetros para adicionar novos caminhos de campo e alterar a classificação das opções de caminho de campo para garantir que a tarefa programada está sendo retirada do lugar correto.

A tarefa programada percorre documentos na ordem do fluxo de trabalho (do mais antigo para o mais recente para o para cada tipo de aprovação pendente antes de passar para o tipo seguinte):

1. Requisições
2. Pedidos
3. Entradas
4. Faturas
5. Reconciliações de fatura

Dependendo do número de documentos históricos que precisam ser atualizados com um valor de unidade de compra, a tarefa pode levar várias horas para ser concluída.

A tarefa programada BackPopulateProcurementUnits não deve ser executada pelo Suporte ao cliente SAP Ariba por vários motivos:

1. As unidades de compra dividem logicamente uma empresa em várias unidades. Portanto, a tarefa e o trabalho associados a ela devem ser tratados no escopo de um projeto.
2. Uma análise de impacto completa precisa ser feita antes da execução dessa tarefa para garantir que essa tarefa seja a decisão certa e que o cliente esteja configurado corretamente para ela.
3. Essa tarefa é intensiva em termos de desempenho e deve ser coordenada para ser realizada durante horas livres e/ou sem usuários no sistema. Também deve ser determinado quantos documentos seriam afetados por esta tarefa antes da execução da tarefa. Um plano de migração precisa estar em vigor por esse motivo.
4. A tarefa percorre todas as aprovações pendentes e atualiza uma a uma. Se encontrar um problema com um documento, a tarefa é interrompida. Esse documento precisaria ser revisado e corrigido antes de executar a tarefa novamente.

Por todos os motivos acima, os clientes devem contratar os serviços da SAP Consulting sempre que houver a necessidade de preencher retroativamente as unidades de compra em aprovações pendentes.

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