Jeśli Twoja organizacja działa produktywnie bez struktury jednostki zakupowej, zacznij tworzyć dokumenty wymagające zatwierdzenia, ale później zdecyduje się wdrożyć jednostki zakupowe w Twoim serwisie, istniejące dokumenty wymagające zatwierdzenia nie będą miały przypisanej jednostki zakupowej. Może to prowadzić do błędów podczas zmiany dokumentów lub podczas przetwarzania przyjęć lub faktur na podstawie zamówień z pustą wartością jednostki zakupowej: Wartość jednostki zakupowej jest nieakceptowalna.

Przed wdrożeniem jednostek zakupowych pole Jednostka zakupowa nie jest wymagane w dokumentach wymagających zatwierdzenia. Po włączeniu jednostek zakupowych pole staje się wymagane dla wszystkich nowo utworzonych dokumentów lub istniejących dokumentów, które są zaangażowane w przetwarzanie powiązanego dokumentu (na przykład przesłanie nowego przyjęcia dla istniejącego zamówienia zakupu, które ma pustą jednostkę zakupową).

*Zaplanowane zadanie BackPopulateProcurementUnits nigdy nie powinno być wykonywane przez Dział obsługi klienta SAP Ariba*

Uruchom zaplanowane zadanie BackPopulateProcurementUnits w swoim serwisie, aby wypełnić pole Jednostka zakupowa wstecznie w istniejących dokumentach wymagających zatwierdzenia bez konieczności ręcznego dotykania dokumentów. To zadanie nie zmienia obiegu zatwierdzeń dokumentów wymagających zatwierdzenia, które są w procesie zatwierdzania. Podczas aktualizacji istniejących dokumentów wymagających zatwierdzenia zadanie dodaje wpis historii w celu wskazania zmiany z pustej jednostki zakupowej na nową wartość.

Zalecamy uruchomienie tego zadania najpierw w witrynie testowej, aby upewnić się, że działa ono zgodnie z oczekiwaniami i zapewnić, że nie będzie to miało niekorzystnych skutków. Ponadto, przed uruchomieniem tego zadania, sprawdź domyślne ustawienia parametrów jednostki zakupowej. Zaplanowane zadanie odwołuje się do tych ustawień parametrów, aby określić, jak ustawić domyślną jednostkę zakupową dla każdego typu dokumentu wymagającego zatwierdzenia.

Na przykład:

• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit."ariba.Purchasing.core.Demand"
• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit."ariba.Receiving.core.Rachunek"
• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit."ariba.invoicing.core.Invoice"
• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit."ariba.invoicing.core.InvoiceUzgodnienie"

Każdy z tych parametrów określa listę ścieżek pól, z których domyślnie ustawiane jest pole Jednostka zakupowa dla tego typu dokumentu. Na przykład parametr jednostki zakupowej zapotrzebowania ma domyślne ustawienie CompanyCode.ProcurementUnit, Requester.PartitionedUser. Oznacza to, że zaplanowane zadanie najpierw przechodzi do jednostki zakupowej powiązanej z jednostką gospodarczą zapotrzebowania. Jeśli to nie ma wartości, przechodzi do domyślnej jednostki zakupowej wnioskodawcy. Jeśli żadna ze ścieżek pól nie zawiera wartości, jednostka zakupowa zapotrzebowania pozostanie pusta.

Dział obsługi klienta SAP Ariba może zmodyfikować te parametry, aby dodać nowe ścieżki pól i zmienić ranking opcji ścieżki pola w celu zapewnienia, że zaplanowane zadanie jest pobierane z właściwego miejsca.

Zaplanowane zadanie przechodzi przez dokumenty w kolejności obiegu pracy (od najstarszego do najnowszego do dla każdego typu dokumentu wymagającego zatwierdzenia przed przejściem do następnego typu):

1. Zapotrzebowania
2. Zamówienia
3. Przyjęcia
4. Faktury
5. Uzgodnienia faktur

W zależności od liczby dokumentów historycznych, które wymagają aktualizacji o wartość jednostki zakupowej, wykonanie zadania może zająć kilka godzin.

Zaplanowane zadanie BackPopulateProcurementUnits nie powinno być uruchamiane przez dział obsługi klienta SAP Ariba z wielu powodów:

1. Jednostki zakupowe logicznie dzielą firmę na wiele jednostek. Dlatego zadanie i związane z nim prace powinny być obsługiwane w zakresie projektu.
2. Przed uruchomieniem tego zadania należy przeprowadzić pełną analizę wpływu, aby upewnić się, że to zadanie jest właściwą decyzją i że klient jest odpowiednio skonfigurowany.
3. Zadanie to wymaga dużej wydajności i powinno być koordynowane w celu wykonania w godzinach wolnych i/lub bez użytkowników w systemie. Należy również ustalić, na ile dokumentów zadanie to miałoby wpływ przed uruchomieniem zadania. Z tego powodu konieczne jest wdrożenie planu migracji.
4. Zadanie przechodzi przez wszystkie dokumenty wymagające zatwierdzenia i aktualizuje je kolejno. Jeśli napotka problem z dokumentem, zadanie zostanie zatrzymane. Dokument ten będzie musiał zostać zweryfikowany i naprawiony przed ponownym uruchomieniem zadania.

Ze wszystkich powyższych powodów klienci powinni korzystać z usług SAP Consulting w każdym przypadku, gdy istnieje wymóg wstecznego wypełniania jednostek zakupowych w dokumentach wymagających zatwierdzenia.

Główny moduł zaopatrzenia > Główny moduł administracji
Główny moduł zaopatrzenia > Główny moduł administracji > Import jednostek zakupowych