Als uw organisatie live gaat zonder inkoopeenheidsstructuur, begint met het maken van goed te keuren documenten, maar later besluit om inkoopeenheden in uw site te implementeren, wordt aan bestaande goed te keuren documenten geen inkoopafdeling toegewezen. Dit kan leiden tot fouten bij het wijzigen van documenten of bij het verwerken van ontvangsten of facturen voor inkooporders met een lege inkoopeenheidswaarde: de waarde van inkoopeenheid is niet acceptabel.

Voordat inkoopeenheden worden geïmplementeerd, is het veld Inkoopeenheid niet vereist voor goed te keuren documenten. Nadat u inkoopeenheden hebt ingeschakeld, wordt het veld vereist voor nieuw gecreëerde documenten of bestaande documenten die betrokken zijn bij de verwerking van een gerelateerd document (bijvoorbeeld het indienen van een nieuwe ontvangstbevestiging voor een bestaande inkooporder met een lege inkoopeenheid).

*De geplande taak BackPopulateProcurementUnits mag nooit worden uitgevoerd door de klantenondersteuning van SAP Ariba*

Voer de geplande taak BackPopulateProcurementUnits op uw site uit om het veld Inkoopeenheid met terugwerkende kracht in te vullen op bestaande goed te keuren documenten zonder dat u de documenten handmatig hoeft aan te raken. Met deze taak wordt het goedkeuringsproces van goed te keuren documenten die zich in het goedkeuringsproces bevinden, niet gewijzigd. Bij het bijwerken van bestaande goed te keuren documenten voegt de taak een historiegegeven toe om de wijziging van de lege inkoopeenheid in de nieuwe waarde aan te geven.

We raden aan om deze taak eerst op de testsite uit te voeren om ervoor te zorgen dat deze werkt zoals verwacht en om ervoor te zorgen dat er geen schadelijke effecten zijn. Voordat u deze taak uitvoert, controleert u daarnaast de standaardinstellingen voor de parameters van de inkoopeenheid. De geplande taak verwijst naar deze parameterinstellingen om te bepalen hoe de inkoopeenheid standaard wordt ingesteld voor elke goed te keuren soort.

Bijvoorbeeld:

• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit."ariba.Purching.core.Requisition"
• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit."ariba.Receiving.core.Receipt"
• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit."ariba.invoicing.core.Invoice"
• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit."ariba.invoicing.core.FactuurAfstemming"

Met elk van deze parameters wordt een lijst met veldpaden opgegeven waaruit het veld Inkoopeenheid voor die documentsoort standaard wordt ingesteld. De parameter inkoopeenheid aanvraag heeft bijvoorbeeld een standaardinstelling van CompanyCode.ProcurementUnit, Requester.PartitionedUser. Dit betekent dat de geplande taak eerst naar de inkoopeenheid kijkt die is gekoppeld aan het bedrijfsnummer van de aanvraag. Als die geen waarde heeft, gaat het naar de standaardinkoopafdeling van de aanvrager. Als geen van de veldpaden waarden bevat, blijft de inkoopeenheid van de aanvraag leeg.

De klantenondersteuning van SAP Ariba kan deze parameters wijzigen om nieuwe veldpaden toe te voegen en de classificatie van de veldpadkeuzes wijzigen om ervoor te zorgen dat de geplande taak op de juiste plaats wordt opgehaald.

De geplande taak doorloopt documenten in de volgorde van de werkstroom (van oudste naar nieuwste naar voor elk goed te keuren document voordat u doorgaat naar het volgende type):

1. Vacatureformulieren
2. Bestellingen
3. Ontvangsten
4. Facturen
5. Factuurafstemmingen

Afhankelijk van het aantal historische documenten dat moet worden geactualiseerd met een inkoopeenheidswaarde, kan het enkele uren duren voordat de taak is voltooid.

De geplande taak BackPopulateProcurementUnits mag om meerdere redenen niet worden uitgevoerd door klantenondersteuning van SAP Ariba:

1. Inkoopeenheden verdelen een bedrijf logisch in meerdere eenheden. Daarom moeten de taak en het bijbehorende werk worden afgehandeld in de scope van een project.
2. Voordat deze taak wordt uitgevoerd, moet een volledige impactanalyse worden uitgevoerd om ervoor te zorgen dat deze taak de juiste beslissing is en de klant er correct voor is ingesteld.
3. Deze taak is prestatie-intensief en een moet worden gecoördineerd om tijdens vrije uren en/of zonder gebruikers in het systeem te worden uitgevoerd. Ook moet worden bepaald hoeveel documenten door deze taak worden beïnvloed voordat de taak wordt uitgevoerd. Daarom moet er een migratieplan zijn.
4. De taak doorloopt alle goed te keuren documenten en werkt een voor een bij. Als er een probleem met een document optreedt, stopt de taak. Dat document moet worden gecontroleerd en hersteld voordat de taak opnieuw wordt uitgevoerd.

Om al deze redenen moeten klanten de services van SAP Consulting inschakelen wanneer er een vereiste is om inkoopeenheden met terugwerkende kracht in te vullen op goed te keuren documenten.

Kerninkoop > Kernadministratie
Kerninkoop > Kernadministratie > Import inkoopeenheden