Se l'organizzazione entra in produzione senza una struttura dell'unità acquisti, inizia a creare documenti da approvare, ma successivamente decide di implementare le unità acquisti nel sito, ai documenti da approvare esistenti non sarà assegnata un'unità acquisti. Ciò può causare errori durante la modifica dei documenti o durante l'elaborazione di ricevute o fatture a fronte di ordini d'acquisto con un valore dell'unità acquisti vuoto: il valore dell'unità acquisti non è accettabile.

Prima di implementare le unità acquisti, il campo Unità acquisti non è richiesto nei documenti da approvare. Dopo aver abilitato le unità acquisti, il campo diventa obbligatorio per eventuali documenti appena creati o esistenti coinvolti nell'elaborazione di un documento correlato (ad esempio, l'invio di una nuova ricevuta per un ordine d'acquisto esistente con un'unità acquisti vuota).

*L'attività pianificata BackPopulateProcurementUnits non deve mai essere eseguita dal Supporto clienti SAP Ariba*

Eseguire l'attività pianificata BackPopulateProcurementUnits nel sito per compilare retroattivamente il campo Unità acquisti nei documenti da approvare esistenti senza dover toccare i documenti manualmente. Questa attività non modifica il flusso di approvazione dei documenti da approvare che si trovano nel processo di approvazione. Durante l'aggiornamento dei documenti da approvare esistenti, l'attività aggiunge una voce di cronologia per indicare la modifica dall'unità acquisti vuota al nuovo valore.

Si consiglia di eseguire prima questa attività nel sito di prova per assicurarsi che funzioni come previsto e per assicurarsi che non vi siano effetti negativi. Inoltre, prima di eseguire questa attività, rivedere le impostazioni dei parametri predefiniti dell'unità acquisti. L'attività pianificata fa riferimento a queste impostazioni di parametro per stabilire come impostare in modo predefinito l'unità acquisti per ogni tipo di documento da approvare.

Ad esempio:

• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit."ariba.purchasing.core.Requisition"
• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit."ariba.Receiving.core.Receipt"
• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit."ariba.invoicing.core.Invoice"
• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit."ariba.invoicing.core.InvoiceReconciliation"

Ognuno di questi parametri specifica un elenco di percorsi di campo da cui impostare in modo predefinito il campo Unità acquisti per quel tipo di documento. Ad esempio, il parametro dell'unità acquisti della richiesta di acquisto ha un'impostazione predefinita di CompanyCode.ProcurementUnit, Requester.PartitionedUser. Ciò significa che l'attività pianificata cerca prima l'unità acquisti associata al codice società della richiesta di acquisto. Se questo non ha un valore, passa all'unità acquisti predefinita del richiedente. Se nessuno dei percorsi di campo contiene valori, l'unità acquisti della richiesta di acquisto rimarrà vuota.

Il Supporto clienti SAP Ariba può modificare questi parametri per aggiungere nuovi percorsi di campo e modificare la classificazione delle scelte di percorso dei campi per garantire che l'attività pianificata venga rilevata dal posto giusto.

L'attività pianificata passa attraverso documenti nell'ordine del flusso di lavoro (dalla meno recente alla più recente per ogni tipo di documento da approvare prima di passare al tipo successivo):

1. Richieste
2. Ordini d'acquisto
3. Ricevute
4. Fatture
5. Riconciliazioni fattura

A seconda del numero di documenti storici da aggiornare con un valore dell'unità acquisti, il completamento dell'attività potrebbe richiedere diverse ore.

L'attività pianificata BackPopulateProcurementUnits non deve essere eseguita dal Supporto clienti SAP Ariba per più motivi:

1. Le unità acquisti dividono logicamente una società in più unità. Pertanto, il task e il lavoro ad esso associato devono essere gestiti nell'ambito di un progetto.
2. È necessario eseguire un'analisi dell'impatto completa prima di eseguire questo task per assicurarsi che questa sia la decisione giusta e che il cliente sia configurato correttamente per esso.
3. Questo task richiede una performance elevata e deve essere coordinato per essere eseguito durante le ore non lavorative e/o senza utenti nel sistema. È inoltre necessario determinare il numero di documenti interessati da questa attività prima di eseguirla. Per questo motivo deve esistere un piano di migrazione.
4. L'attività passa attraverso tutti i documenti da approvare e aggiorna uno alla volta. Se si verifica un problema con un documento, l'attività si arresta. Tale documento dovrebbe essere rivisto e corretto prima di eseguire nuovamente l'attività.

Per tutti i motivi di cui sopra, i clienti devono coinvolgere i servizi di SAP Consulting ogniqualvolta sia necessario compilare retroattivamente le unità acquisti nei documenti da approvare.

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