Ha a szervezete vásárlási egység struktúra nélkül indul el, akkor elkezdi létrehozni a jóváhagyandó dokumentumokat, de később úgy dönt, hogy vásárlási egységeket implementál a vállalati oldalon, a meglévő jóváhagyandó dokumentumokhoz nem lesz hozzárendelve vásárlási egység. Ez hibákat okozhat, amikor dokumentumokat módosít, vagy amikor nyugtákat vagy számlákat dolgoz fel üres vásárlási egységértékű megrendelések alapján: a Vásárlási egység értéke nem elfogadható.

A vásárlási egységek bevezetése előtt nincs szükség a Vásárlási egység mezőre a jóváhagyandó dokumentumokban. A vásárlási egységek engedélyezését követően a mező kötelezővé válik minden újonnan létrehozott dokumentumhoz vagy meglévő dokumentumhoz, amely érintett egy kapcsolódó dokumentum feldolgozásában (például új nyugta beküldése egy üres vásárlási egységgel rendelkező meglévő megrendeléshez).

*A BackPopulateProcurementUnits ütemezett feladatot soha nem futtathatja az SAP Ariba Ügyfélszolgálat*

Futtassa a BackPopulateProcurementUnits ütemezett feladatot a vállalati oldalon a Beszerzési egység mező visszamenőleges kitöltéséhez a meglévő jóváhagyandó dokumentumokon anélkül, hogy manuálisan kellene megérintenie a dokumentumokat. Ez a feladat nem módosítja a jóváhagyási folyamatban lévő jóváhagyandó dokumentumok jóváhagyási folyamatát. Meglévő jóváhagyandó dokumentumok frissítésekor a feladat hozzáad egy előzménybejegyzést, amely jelzi az üres vásárlási egységről az új értékre történő módosítást.

Javasoljuk, hogy először futtassa ezt a feladatot a tesztoldalon, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a feladat az elvárt módon működik, és hogy ne legyenek káros hatások. Ezenkívül a feladat futtatása előtt ellenőrizze a vásárlási egység alapértelmezett értékeit beállító paraméterbeállításokat. Az ütemezett feladat ezekre a paraméterbeállításokra hivatkozik, hogy meghatározza, hogyan legyen alapértelmezett a beszerzési egység az egyes jóváhagyandó dokumentumtípusoknál.

Például:

• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit.”ariba.Purchasing.core.Request"
• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit.”ariba.Receiving.core.Receipt"
• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit.”ariba.invoicing.core.Invoice”
• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit.”ariba.invoicing.core.InvoiceEgyeztetés”

Mindegyik paraméter megadja a mezők elérési útjainak listáját, amelyek használatával az adott dokumentumtípus Beszerzési egység mezője alapértelmezés szerint megadható. Az igénylés vásárlási egység paraméterének alapértelmezett beállítása például a CompanyCode.ProcurementUnit (igénylés.PartitionedUser). Ez azt jelenti, hogy az ütemezett feladat először az igénylés vállalatkódjához társított vásárlási egységre néz ki. Ha ennek nincs értéke, akkor az igénylő alapértelmezett vásárlási egységébe kerül. Ha egyik mezőútvonal sem tartalmaz értéket, akkor az igénylés vásárlási egysége üresen marad.

Az SAP Ariba ügyfélszolgálata módosíthatja ezeket a paramétereket, hogy új mezőútvonalakat adjon hozzá, és módosítsa a mezőútvonal-beállítások rangsorolását, hogy az ütemezett feladat a megfelelő helyről induljon.

Az ütemezett feladat a munkafolyamatok sorrendjében végigfut a dokumentumokon (a legrégebbitől a legújabbig minden jóváhagyandó típusnál, mielőtt továbblépne a következő típusra):

1. Igénylések
2. Megrendelések
3. Növekedések
4. Számlák
5. Számlaegyeztetések

Attól függően, hogy hány korábbi dokumentumot kell frissíteni egy vásárlási egység értékével, a feladat befejezése több órát is igénybe vehet.

Az SAP Ariba ügyfélszolgálatának több okból sem szabad futtatnia a BackPopulateProcurementUnits ütemezett feladatot:

1. A vásárlási egységek logikailag több egységre osztják fel a vállalatot. Ezért a hozzá kapcsolódó feladatot és munkát a projekt terjedelmében kell kezelni.
2. A feladat futtatása előtt teljes hatáselemzést kell végezni annak biztosítása érdekében, hogy ez a feladat a megfelelő döntés legyen, és az ügyfél megfelelően legyen beállítva.
3. Ez a feladat teljesítményigényes, és koordinálni kell, hogy a rendszer felhasználói nélkül és/vagy munkaidőn belül történjen. Azt is meg kell határozni, hogy ez a feladat hány dokumentumot érintene a feladat futtatása előtt. Ezért migrációs tervet kell kidolgozni.
4. A feladat egyesével végigmegy az összes jóváhagyandó dokumentumon és frissíti azokat. Ha problémába ütközik egy dokumentummal kapcsolatban, a feladat leáll. Ezt a dokumentumot ellenőrizni és javítani kell a feladat újbóli futtatása előtt.

A fenti okok miatt az ügyfeleknek minden olyan esetben igénybe kell venniük az SAP Consulting szolgáltatásait, amikor a jóváhagyandó dokumentumok beszerzési egységeinek visszamenőleges kitöltésére van szükség.

Core Procurement > Alapadminisztráció
Core Procurement > Alapadminisztráció > Beszerzési egységek importálása