אם הארגון שלך עולה לאוויר ללא מבנה של יחידת רכש, מתחיל ליצור מסמכים החייבים באישור, אך מאוחר יותר מחליט ליישם יחידות רכש באתר שלך, לא תהיה ליחידת רכש מוקצית להם יחידת רכש. זה יכול להוביל לשגיאות בעת שינוי מסמכים או בעת עיבוד קבלות או חשבוניות כנגד הזמנות רכש עם ערך יחידת רכש ריק: הערך של יחידת הרכש אינו מקובל.

לפני יישום יחידות רכש, השדה יחידת רכש לא נדרש במסמכים החייבים באישור. לאחר הפעלת יחידות רכש, השדה הופך לחובה עבור כל מסמך חדש שנוצר או מסמכים קיימים המעורבים בעיבוד של מסמך קשור (לדוגמה, שליחת קבלה חדשה עבור הזמנת רכש קיימת שיש לה יחידת רכש ריקה).

*המשימה המתוזמנת BackPopulateProcurementUnits לעולם לא אמורה להיות מופעלת על-ידי תמיכת הלקוחות של SAP Ariba*

הפעל את המשימה המתוזמנת BackPopulateProcurementUnits באתר שלך כדי לאכלס את השדה יחידת רכש באופן רטרואקטיבי במסמכים קיימים החייבים באישור מבלי שתצטרך לגעת במסמכים באופן ידני. משימה זו לא משנה את תזרים האישורים של מסמכים החייבים באישור שנמצאים בתהליך האישור. בעת עדכון מסמכים חייבים באישור קיימים, המשימה מוסיפה הזנת היסטוריה כדי לציין את השינוי מיחידת הרכש הריקה לערך החדש.

מומלץ להפעיל משימה זו באתר הבדיקה תחילה כדי לוודא שהיא פועלת כצפוי וכדי לוודא שאין השפעות שליליות. בנוסף, לפני הפעלת משימה זו, סקור את הגדרות הפרמטר בברירת מחדל של יחידת הרכש שלך. המשימה המתוזמנת מתייחסת להגדרות פרמטר אלה כדי לקבוע כיצד להפוך את יחידת הרכש לברירת מחדל בכל סוג חייב באישור.

לדוגמה:

• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit."ariba.purchasing.core.Requisition"
• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit."ariba.receiving.core.Receipt"
• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit."ariba.invoicing.core.Invoice"
• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit."ariba.invoicing.core.InvoiceReconciliation"

כל אחד מהפרמטרים הללו מציין רשימה של נתיבי שדות שמהם יש להפוך את השדה יחידת רכש לברירת מחדל עבור סוג מסמך זה. לדוגמה, לפרמטר יחידת רכש של דרישה יש הגדרת ברירת מחדל של CompanyCode.ProcurementUnit, Requester.PartitionedUser. המשמעות היא שהמשימה המתוזמנת מחפשת תחילה את יחידת הרכש המשויכת לקוד החברה של הדרישה. אם אין לו ערך, הוא עובר ליחידת הרכש בברירת מחדל של המבקש. אם אף אחד מנתיבי השדה לא מכיל ערכים, יחידת הרכש של הדרישה תישאר ריקה.

SAP Ariba Customer Support יכולה לשנות פרמטרים אלה כדי להוסיף נתיבי שדה חדשים ולשנות את דירוג בחירות נתיב השדה כדי לוודא שהמשימה המתוזמנת ממשיכה מהמקום הנכון.

המשימה המתוזמנת מחזורית דרך מסמכים בסדר תהליך העבודה (מהישן ביותר לחדש ביותר לכל סוג חייב באישור לפני המעבר לסוג הבא):

1. דרישות
2. הזמנות רכש
3. קבלות
4. חשבוניות
5. התאמות חשבונית

בהתאם למספר המסמכים ההיסטוריים שיש לעדכן עם ערך יחידת רכש, ייתכן שהשלמת המשימה תארך מספר שעות.

המשימה המתוזמנת BackPopulateProcureUnits לא אמורה להיות מופעלת על-ידי תמיכת הלקוחות של SAP Ariba מסיבות מרובות:

1. יחידות רכש מחלקות באופן לוגי חברה למספר יחידות. לכן יש לטפל במשימה ובעבודה המשויכת אליה בהיקף של פרויקט.
2. יש לבצע ניתוח השפעה מלא לפני הפעלת משימה זו כדי להבטיח שמשימה זו היא ההחלטה הנכונה והלקוח מוגדר כראוי עבורה.
3. משימה זו עתירת ביצועים ויש לתאם אותה לביצוע בשעות חופש ו/או ללא משתמשים במערכת. יש לקבוע גם כמה מסמכים יושפעו ממשימה זו לפני הפעלת המשימה. תוכנית העברה צריכה להיות קיימת מסיבה זו.
4. המשימה מחזורית את כל המסמכים החייבים באישור ומעדכנת אחד אחד. אם היא נתקלת בבעיה במסמך, המשימה עוצרת. יש לסקור ולתקן את המסמך לפני הפעלת המשימה שוב.

מכל הסיבות שלעיל על הלקוחות לערב את השירותים של SAP Consulting בכל פעם שיש דרישה לאכלס יחידות רכש באופן רטרואקטיבי על מסמכים המחייבים אישור.

רכש ליבה > ניהול ליבה
רכש ליבה > ניהול ליבה > ייבוא יחידות רכש