Si votre organisation est mise en production sans structure d'entité achat, commence à créer des documents à approuver, mais décide ultérieurement d'implémenter des entités achat sur votre site, aucune entité achat n'est affectée aux documents à approuver existants. Cela peut entraîner des erreurs lors de la modification de documents ou lors du traitement des reçus ou des factures en référence à des bons de commande avec une valeur d'entité achat vide : la valeur Entité achat n'est pas acceptable.

Avant d'implémenter les entités achat, le champ Entité achat n'est pas obligatoire dans les documents à approuver. Après avoir activé les entités achat, la zone devient obligatoire pour tous les documents nouvellement créés ou existants qui sont impliqués dans le traitement d'un document lié (par exemple, la soumission d'un nouveau reçu pour une commande d'achat existante qui a une entité achat vide).

*La tâche planifiée BackPopulateProcurementUnits ne doit jamais être exécutée par l'assistance client SAP Ariba*

Exécutez la tâche planifiée BackPopulateProcurementUnits sur votre site pour renseigner le champ Entité achat de manière rétroactive sur les documents à approuver existants sans que vous ayez à toucher les documents manuellement. Cette tâche ne modifie pas la procédure d'approbation des documents à approuver en cours d'approbation. Lors de la mise à jour de documents à approuver existants, la tâche ajoute une entrée d'historique pour indiquer le passage de l'entité achat vide à la nouvelle valeur.

Nous vous recommandons d'exécuter d'abord cette tâche sur le site de test pour vous assurer qu'elle fonctionne comme prévu et pour vous assurer qu'il n'y a pas d'effets négatifs. En outre, avant d'exécuter cette tâche, vérifiez les paramètres par défaut de votre entité achat. La tâche planifiée référence ces paramètres pour déterminer comment définir par défaut l'entité achat pour chaque type de document à approuver.

Par exemple :

• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit."ariba.purchasing.core.Requisition"
• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit."ariba.Receiving.core.Receipt"
• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit."ariba.invoicing.core.Invoice"
• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit."ariba.invoicing.core.InvoiceReconciliation"

Chacun de ces paramètres spécifie une liste de chemins de champ à partir de laquelle le champ Entité achat doit être défini par défaut pour ce type de document. Par exemple, le paramètre d'entité achat de la demande d'achat a pour paramètre par défaut CompanyCode.ProcurementUnit, Requester.PartitionedUser. Cela signifie que la tâche planifiée recherche d'abord l'entité achat associée au code société de la demande d'achat. Si cette valeur n'est pas indiquée, elle passe à l'entité d'achat par défaut de l'émetteur de la demande. Si aucun des chemins de champ ne contient de valeurs, l'entité d'achat de la demande d'achat reste vide.

L'assistance client SAP Ariba peut modifier ces paramètres pour ajouter de nouveaux chemins de champ et modifier le classement des choix de chemin de champ pour s'assurer que la tâche planifiée est extraite du bon endroit.

La tâche planifiée parcourt les documents dans l'ordre du workflow (du plus ancien au plus récent à pour chaque type de document à approuver avant de passer au type suivant) :

1. Demandes d'achat
2. Commandes d'achat
3. Entrées
4. Factures
5. Rapprochements de factures

Selon le nombre de documents historiques devant être mis à jour avec une valeur d'entité achat, l'exécution de la tâche peut prendre plusieurs heures.

La tâche planifiée BackPopulateProcurementUnits ne doit pas être exécutée par l'assistance client SAP Ariba pour plusieurs raisons :

1. Les entités d'achat divisent logiquement une société en plusieurs entités. Par conséquent, la tâche et le travail qui lui sont associés doivent être gérés dans le périmètre d'un projet.
2. Une analyse d'impact complète doit être effectuée avant d'exécuter cette tâche pour s'assurer que cette tâche est la bonne décision et que le client est correctement configuré pour cette tâche.
3. Cette tâche est très performante et doit être coordonnée pour être effectuée pendant les heures creuses et/ou sans utilisateurs dans le système. Il convient également de déterminer le nombre de documents qui seraient impactés par cette tâche avant d'exécuter la tâche. Un plan de migration doit être mis en place pour cette raison.
4. La tâche parcourt tous les documents à approuver et les met à jour une par une. S'il rencontre un problème avec un document, la tâche s'arrête. Ce document doit être révisé et corrigé avant d'exécuter à nouveau la tâche.

Pour toutes les raisons susmentionnées, les clients doivent faire appel aux services de SAP Consulting chaque fois qu'il est nécessaire de renseigner rétroactivement les entités achat sur les documents à approuver.

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