Jos organisaatiosi siirtyy tuotantoon ilman ostoyksikkörakennetta, alkaa luoda hyväksyttäviä asiakirjoja, mutta päättää myöhemmin ottaa käyttöön ostoyksiköt sivustossasi, olemassa oleviin hyväksyttäviin asiakirjoihin ei ole kohdistettu ostoyksikköä. Tämä voi johtaa virheisiin, kun tositteita muutetaan tai kun käsitellään vastaanottoja tai laskuja ostotilauksiin, joiden ostoyksikön arvo on tyhjä: Ostoyksikön arvo ei ole hyväksyttävä.

Ennen ostoyksiköiden käyttöönottoa hyväksyttävissä asiakirjoissa ei vaadita Ostoyksikkö -kenttää. Kun ostoyksiköt on aktivoitu, kenttä on pakollinen uusille luoduille tositteille tai olemassa oleville tositteille, jotka liittyvät liittyvän tositteen käsittelyyn (esimerkiksi uuden vastaanoton lähettäminen olemassa olevalle ostotilaukselle, jolla on tyhjä ostoyksikkö).

*SAP Ariban asiakaspalvelu ei saa koskaan suorittaa ajoitettua BackPopulateProcurementUnit -tehtävää*

Suorita ajoitettu BackPopulateProcurementUnit -tehtävä sivustossasi täyttääksesi Ostoyksikkö -kentän takautuvasti olemassa oleville hyväksyttäville tositteille ilman, että sinun tarvitsee koskettaa tositteita manuaalisesti. Tämä tehtävä ei muuta hyväksyntäprosessissa olevien hyväksyttävien asiakirjojen hyväksyntäketjua. Kun olemassa olevia hyväksyttäviä asiakirjoja päivitetään, tehtävä lisää historiamerkinnän, joka ilmaisee muutoksen tyhjästä ostoyksiköstä uuteen arvoon.

Suosittelemme suorittamaan tämän tehtävän ensin testisivustolla, jotta varmistetaan, että se toimii odotetulla tavalla ja ettei sillä ole haitallisia vaikutuksia. Tarkista lisäksi ennen tämän tehtävän suorittamista ostoyksikön oletusparametriasetukset. Ajoitettu tehtävä viittaa näihin parametriasetuksiin ja määrittää, miten ostoyksikkö asetetaan oletusarvoksi kussakin hyväksyttävän asiakirjan tyypissä.

Esimerkki:

• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit."ariba.Purchasing.core.Request"
• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit."ariba.-vastaanottaja.core.Receite-kuitti"
• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit."ariba.invoicing.core.Invoice"
• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit."ariba.invoicing.core.InvoiceTäsmäytys"

Kukin näistä parametreista määrittää luettelon kenttäpoluista, joista kyseisen tositelajin Ostoyksikkö -kenttä asetetaan oletusarvoiseksi. Esimerkiksi hankintaehdotuksen ostoyksikön parametrilla on oletusasetus CompanyCode.ProcurementUnit, Requester.PartitionedUser. Tämä tarkoittaa, että ajoitettu tehtävä hakee ensin hankintaehdotuksen yritykseen liittyvää ostoyksikköä. Jos sillä ei ole arvoa, se siirtyy pyytäjän oletusostoyksikköön. Jos mikään kenttäpoluista ei sisällä arvoja, hankintaehdotuksen ostoyksikkö pysyy tyhjänä.

SAP Ariban asiakaspalvelu voi muuttaa näitä parametreja uusien kenttäpolkujen lisäämiseksi ja kenttäpolkuvalintojen järjestyksen muuttamiseksi, jotta voidaan varmistaa, että ajoitettu tehtävä noudetaan oikeasta paikasta.

Ajoitetut tehtävät kiertävät asiakirjojen läpi työnkulkujärjestyksessä (vanhimmasta uusimpaan - jokaiselle hyväksyttävälle asiakirjatyypille ennen siirtymistä seuraavaan tyyppiin):

1. Luvat
2. Ostotilaukset
3. Vastaanotot
4. Laskut
5. Laskun täsmäytykset

Tehtävä voi kestää useita tunteja sen mukaan, kuinka monta historiallista tositetta ostoyksikön arvolla on päivitettävä.

SAP Ariban asiakaspalvelu ei saa suorittaa ajoitettua BackPopulateProcurementUnit -tehtävää useista syistä:

1. Ostoyksiköt jakavat yrityksen loogisesti useisiin yksiköihin. Siksi tehtävään ja siihen liittyvä työ olisi käsiteltävä projektin laajuudessa.
2. Ennen tämän tehtävän suorittamista on tehtävä täydellinen vaikutusanalyysi, jotta voidaan varmistaa, että tämä tehtävä on oikea päätös ja että asiakas on määritetty sitä varten oikein.
3. Tämä tehtävä vaatii paljon suoritusta ja on koordinoitava, jotta se voidaan tehdä vapaa-aikana ja/tai ilman käyttäjiä järjestelmässä. On myös määritettävä, kuinka moneen asiakirjaan tämä tehtävä vaikuttaisi ennen tehtävän suorittamista. Tästä syystä on laadittava siirtolaisuussuunnitelma.
4. Tehtävä käy läpi kaikki hyväksyttävät asiakirjat ja päivittää yksitellen. Jos asiakirjan kanssa ilmenee ongelma, tehtävä pysähtyy. Kyseinen asiakirja on tarkistettava ja korjattava, ennen kuin tehtävä suoritetaan uudelleen.

Kaikista edellä mainituista syistä asiakkaiden on käytettävä SAP Consultingin palveluja aina, kun ostoyksiköt on täytettävä takautuvasti hyväksyttäviin asiakirjoihin.

Perushankinta > Perushallinta
Perushankinta > Perushallinta > Ostoyksiköiden tuonti